Cách quay số máy lẻ hoặc vượt qua menu điện thoại ở nước ngoài

Máy lẻ không phải là một phần của số điện thoại

Máy lẻ được quay sau khi cuộc gọi đã kết nối, bằng cách gửi âm báo qua đường dây đang mở. Máy lẻ không phải là một phần của số điện thoại và không thể được gộp vào số điện thoại. Sự thật này giải thích phần lớn những nhầm lẫn về máy lẻ, và hiểu đúng sẽ giải quyết hầu hết vấn đề.

Khi bạn gọi cho một công ty, số điện thoại sẽ đến tổng đài của họ — một PBX. PBX trả lời, rồi mới lắng nghe các chữ số để quyết định điện thoại nội bộ nào sẽ đổ chuông. Các chữ số này được truyền dưới dạng DTMF, viết tắt của dual-tone multi-frequency (đa tần âm kép): những tiếng bíp quen thuộc, mỗi tiếng là một cặp âm thanh được gửi qua chính kênh thoại.

Vì vậy, số được viết là +1 415 555 2671 ext. 204 thực chất gồm hai chỉ dẫn. Gọi +14155552671. Sau khi có người hoặc hệ thống trả lời, gửi 204.

Cách gửi máy lẻ tự động

Cả hai nền tảng điện thoại lớn đều cho phép bạn lưu toàn bộ chuỗi vào một liên hệ, bằng hai ký tự đặc biệt.

Tạm dừng — dấu phẩy ,. Chờ khoảng hai giây rồi gửi các chữ số phía sau. Dùng cách này khi bạn biết tương đối rõ tổng đài mất bao lâu để trả lời và thời gian đó ổn định. Thêm dấu phẩy để kéo dài thời gian chờ.

Chờ — dấu chấm phẩy ; trên iOS hoặc w trên nhiều trình quay số Android. Dừng lại và yêu cầu bạn xác nhận trước khi gửi phần còn lại. Dùng cách này khi thời gian chờ thay đổi hoặc khi bạn cần nghe menu trước khi lựa chọn.

Bạn muốn làm gì	Nội dung cần lưu
Quay số, chờ ~2 s, gửi máy lẻ 204	+14155552671,204
Quay số, chờ ~6 s, gửi máy lẻ 204	+14155552671,,,204
Quay số rồi chạm để gửi 204 khi sẵn sàng	+14155552671;204
Chọn mục 2 trong menu rồi gửi máy lẻ 204	+14155552671,,2,,204

Để nhập dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy trên iOS, nhấn và giữ phím * trên bàn phím số — giữ * sẽ tạo dấu phẩy, giữ # sẽ tạo dấu chấm phẩy. Trên Android, hầu hết trình quay số hiển thị cả hai tùy chọn khi nhấn giữ * hoặc trong menu mở rộng lúc chỉnh sửa liên hệ.

Ký tự tạm dừng và chờ chỉ được dùng trong liên hệ đã lưu hoặc trên bàn phím số, không bao giờ được đưa vào số E.164 đã lưu. Trường dữ liệu chứa số điện thoại trong cơ sở dữ liệu chỉ nên có +14155552671, không có thêm gì khác; máy lẻ phải nằm ở trường riêng. Xem định dạng E.164 để biết lý do.

Vì sao tôi nhấn phím mà cuộc gọi không phản hồi?

Nếu menu không phản hồi khi bạn nhấn phím, nguyên nhân gần như luôn nằm trong một trong ba vấn đề sau, theo thứ tự thường gặp.

Âm báo không đến được đầu bên kia. Trong cuộc gọi qua internet, DTMF có thể được gửi theo ba cách: dưới dạng âm thanh trong luồng thoại, dưới dạng một sự kiện báo hiệu riêng được định nghĩa trong RFC 2833, hoặc qua tin nhắn SIP INFO. Nếu ứng dụng của bạn và hệ thống nhận không thống nhất về phương thức sử dụng, đầu bên kia sẽ không nghe thấy gì. Đây là vấn đề cấu hình giữa hai hệ thống, không phải điều có thể khắc phục bằng cách nhấn phím mạnh hơn. Nếu menu không phản hồi khi gọi bằng ứng dụng nhưng lại phản hồi khi gọi đến cùng số bằng mạng di động, đó là lý do.

Âm báo bị biến dạng. Việc nén âm thanh mạnh có thể làm sai lệch DTMF được gửi dưới dạng âm thanh, vì codec thoại được tối ưu cho lời nói chứ không phải âm đơn. Đây là lý do DTMF trong băng tần không đáng tin cậy khi dùng codec có tốc độ bit thấp, và cũng là lý do RFC 2833 ra đời.

Bạn nhấn quá sớm hoặc quá nhanh. Nhiều hệ thống bỏ qua dữ liệu nhập trong lúc phát lời chào, và một số hệ thống cần có khoảng dừng giữa các chữ số. Hãy chờ lời nhắc bắt đầu rồi nhấn từng phím một cách rõ ràng.

Cách gặp nhân viên khi gọi đến menu điện thoại ở nước ngoài

Menu tự động được thiết kế để hạn chế số cuộc gọi đến nhân viên, và khi ở nước ngoài, menu còn có thể dùng ngôn ngữ bạn không đọc được. Một số cách hiệu quả hơn những cách khác.

Nhấn 0 liên tục. Số 0 là phím tắt đến tổng đài viên được triển khai rộng rãi nhất, và trên nhiều hệ thống, nhấn liên tiếp vài lần — hoặc nhấn ở mỗi cấp menu — sẽ chuyển bạn đến nhân viên. Trên một số hệ thống, * hoặc # cũng có tác dụng tương tự.

Không nói gì. Menu điều khiển bằng giọng nói thường chuyển bạn đến nhân viên sau hai hoặc ba lần không nhận dạng được dữ liệu nhập. Im lặng là một cách tạo lỗi đáng tin cậy.

Chọn tùy chọn ngôn ngữ bạn không cần. Các menu có lựa chọn ngôn ngữ thường có ít bước tự động hơn ở nhánh phụ, nhờ đó đưa bạn đến nhân viên sớm hơn.

Gọi ngoài giờ cao điểm theo múi giờ của nơi nhận cuộc gọi. Độ dài hàng đợi là yếu tố lớn nhất quyết định bạn có kết nối được hay không, và một cuộc gọi được thực hiện vào giữa buổi sáng ở nơi nhận cuộc gọi sẽ rất khác một cuộc gọi lúc 9am theo giờ địa phương. Công cụ lập kế hoạch thời gian gọi tốt nhất hiển thị giờ ở nơi nhận cuộc gọi so với giờ của bạn.

Chuẩn bị sẵn số tài khoản trước khi quay số. Hầu hết menu đều yêu cầu thông tin này, và việc loay hoay tìm số trong khi đồng hồ vẫn chạy là nguyên nhân khiến cuộc gọi ngắn trở thành cuộc gọi dài.

Máy lẻ trong các cuộc gọi quốc tế

Hai điều thay đổi khi tổng đài nằm ở một quốc gia khác.

Thời gian kết nối lâu hơn. Thiết lập cuộc gọi quốc tế mất thêm vài giây so với cuộc gọi trong nước, vì vậy khoảng tạm dừng bằng dấu phẩy được cài cho số nội địa sẽ kết thúc quá sớm. Nếu chuỗi đã lưu hoạt động trong nước nhưng không hoạt động khi gọi quốc tế, hãy thêm dấu phẩy hoặc chuyển sang ký tự chờ rồi tự gửi các chữ số.

Quay số trực tiếp có thể khiến máy lẻ không còn cần thiết. Nhiều tổ chức cấp cho mỗi điện thoại nội bộ một số bên ngoài đầy đủ — gọi là direct inward dialling hoặc DID — để có thể gọi đến máy đó như một số thông thường mà không cần qua menu. Nếu bạn có cả số tổng đài và máy lẻ, hãy hỏi xem có số gọi trực tiếp hay không. Cách này luôn nhanh hơn và hoàn toàn tránh được vấn đề DTMF.

Cầu hội nghị và mã PIN

Cơ chế tương tự cũng áp dụng cho các cuộc gọi vào cầu hội nghị, và ở đây nó giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn bất kỳ trường hợp nào khác vì chuỗi thường dài hơn.

Một cuộc gọi vào thường cần số điện thoại, sau đó là ID cuộc họp, rồi #, đôi khi tiếp theo là mã PIN người tham gia và một dấu # khác. Khi lưu thành một chuỗi, nó sẽ là:

+14155552671,,123456789#,,1234#

Hai dấu phẩy sau số điện thoại chờ cầu hội nghị trả lời, ID cuộc họp được gửi kèm dấu # kết thúc, hai dấu phẩy tiếp theo chờ lời nhắc nhập mã PIN, rồi mã PIN được gửi đi. Nếu cầu hội nghị trả lời chậm, hãy thêm dấu phẩy thay vì đoán thời gian — thêm hai giây không gây tốn kém gì, còn gửi chuỗi quá sớm thì phải quay số lại từ đầu.

Khi thời gian thực sự không thể đoán trước, hãy dùng ký tự chờ và chạm một lần ở mỗi lời nhắc. Cách này chậm hơn nhưng không bao giờ thất bại.

Một lưu ý cần đặc biệt nghiêm túc: liên hệ đã lưu có chứa mã PIN hội nghị sẽ lưu mã PIN đó dưới dạng văn bản rõ trong danh bạ, và danh bạ có thể được đồng bộ. Với cầu hội nghị nội bộ dùng thường xuyên, điều này thường không sao; nhưng với thông tin nhạy cảm thì không nên.

Khi menu dùng ngôn ngữ bạn không đọc được

Có hai điều hữu ích hơn việc dịch.

Cấu trúc menu thường có quy ước. Ở hầu hết nơi trên thế giới, 1 là bán hàng hoặc thông tin tài khoản, 2 là hỗ trợ, 9 là nghe lại, 0 là tổng đài viên, còn * quay lại cấp trước. Chỉ dựa vào những quy ước này, bạn vẫn có thể điều hướng menu bằng ngôn ngữ mình không nói với độ chính xác tương đối tốt.

Các chữ số thường được đọc theo nhịp dễ nhận biết. Ngay cả khi không hiểu ngôn ngữ, chữ số được đọc trước mỗi tùy chọn thường có thể phân biệt được, và việc đếm các tùy chọn khi chúng được đọc sẽ cho bạn biết vị trí của tùy chọn cần chọn.

Nếu cuộc gọi quan trọng và ngôn ngữ thực sự là rào cản, gọi đến số quốc tế hoặc số tiếng Anh của tổ chức — hầu hết các tổ chức lớn đều công bố một số — sẽ nhanh hơn so với việc cố điều hướng menu nội địa.

Chi phí của một cuộc gọi đến menu

Đơn vị tính cước quan trọng ở đây hơn bất kỳ trường hợp nào khác, vì thời gian trong menu là thời gian chờ nhưng bạn vẫn phải trả tiền.

Một cuộc gọi dành 90 giây trong menu và 4 phút nói chuyện với nhân viên sẽ kéo dài 5 phút 30 giây. Nếu tính cước theo giây, đó là thời lượng bạn phải trả. Nếu tính theo phút tròn, đó là sáu phút. Nếu tính theo mỗi khoảng ba phút — cách một số thẻ gọi điện vẫn dùng — đó là chín phút.

Telvio tính cước theo giây, điều này đặc biệt quan trọng với loại cuộc gọi này. Để xem phép tính cho một quốc gia và thời lượng cụ thể, hãy dùng công cụ tính chi phí cuộc gọi.

Khi không có máy lẻ và cũng không có menu

Một số tổ chức chỉ có thể liên hệ thông qua nhân viên tổng đài, và một số ít chỉ có thể liên hệ bằng những cách không hề rõ ràng từ số điện thoại.

Hỏi đến bộ phận, không hỏi đích danh người. Nhân viên tổng đài thường chuyển cuộc gọi theo bộ phận một cách đáng tin cậy, nhưng chuyển theo tên người thường kém chính xác, đặc biệt khi có rào cản ngôn ngữ khiến tên đó trở nên xa lạ. Nói “Accounts” thường giúp bạn kết nối; nói một họ tên thường thì không.

Ghi lại máy lẻ được chuyển đến. Ngay khi nhân viên tổng đài chuyển cuộc gọi, hãy hỏi máy lẻ là số bao nhiêu. Lần sau, bạn có thể quay trực tiếp bằng chuỗi đã lưu và bỏ qua hoàn toàn hàng đợi. Đây là việc có giá trị nhất nên làm trong lần đầu gọi đến bất kỳ tổ chức nào mà bạn sẽ còn gọi lại.

Hỏi xem có số gọi trực tiếp không. Nhiều người có số này nhưng đơn giản là không công khai. Câu hỏi không tốn gì và thường được trả lời thành thật.

Kiểm tra xem có tùy chọn gọi lại không. Một số hệ thống cho phép bạn giữ chỗ trong hàng đợi và để họ gọi lại. Với cuộc gọi quốc tế, lúc nào cũng nên chọn cách này: bạn biến thời gian chờ không thể đoán trước thành một cuộc gọi không mất phí cho đến khi kết nối, và không phải trả tiền theo giây chỉ để nghe nhạc chờ.

Tóm lại

Máy lẻ không phải là một phần của số điện thoại. Đó là một chuỗi âm DTMF được gửi sau khi cuộc gọi kết nối, và cách tự động hóa là lưu số với dấu phẩy để tạm dừng theo thời gian hoặc dấu chấm phẩy để chờ thủ công — +14155552671,,204 cho khoảng trễ sáu giây, +14155552671;204 để gửi khi bạn chạm.

Khi nhấn phím mà không có phản hồi, nguyên nhân thường là sự không tương thích trong cách truyền âm báo chứ không phải do bạn thao tác sai; hãy thử gọi cùng số đó bằng mạng di động để xác nhận. Để gặp nhân viên, nhấn 0 liên tục, giữ im lặng khi gặp menu điều khiển bằng giọng nói và gọi vào giờ hợp lý theo múi giờ của nơi nhận cuộc gọi. Nếu tổ chức có số gọi trực tiếp đến người bạn cần gặp, hãy dùng số đó — bạn sẽ bỏ qua hoàn toàn menu, âm báo và thời gian chờ.