Jak wybrać numer wewnętrzny lub przejść przez menu telefoniczne za granicą

Numer wewnętrzny nie jest częścią numeru telefonu

Numer wewnętrzny wybiera się po nawiązaniu połączenia, wysyłając tony przez otwartą linię. Nie jest on częścią numeru telefonu i nie można go w nim zawrzeć. Ten jeden fakt wyjaśnia większość nieporozumień związanych z numerami wewnętrznymi, a jego zrozumienie rozwiązuje większość problemów.

Gdy dzwonisz do firmy, połączenie trafia do jej centrali — PBX. Centrala odbiera połączenie i dopiero wtedy nasłuchuje cyfr, aby zdecydować, do którego telefonu wewnętrznego je skierować. Cyfry są przesyłane jako DTMF, czyli wieloczęstotliwościowe tony dualne: znajome sygnały dźwiękowe, z których każdy jest parą tonów przesyłanych przez sam kanał głosowy.

Numer zapisany jako +1 415 555 2671 ext. 204 to w rzeczywistości dwie instrukcje. Zadzwoń pod +14155552671. Następnie, gdy połączenie zostanie odebrane, wyślij 204.

Jak automatycznie wysłać numer wewnętrzny

Obie główne platformy telefoniczne pozwalają zapisać całą sekwencję w jednym kontakcie za pomocą dwóch specjalnych znaków.

Pauza — przecinek ,. Odczekuje około dwóch sekund, a następnie wysyła cyfry znajdujące się za nim. Użyj go, gdy wiesz mniej więcej, ile czasu centrala potrzebuje na odebranie połączenia, i czas ten jest stały. Dodaj więcej przecinków, aby wydłużyć opóźnienie.

Oczekiwanie — średnik ; w systemie iOS lub w w wielu aplikacjach do wybierania numerów na Androidzie. Zatrzymuje sekwencję i prosi o potwierdzenie przed wysłaniem pozostałych cyfr. Użyj go, gdy czas oczekiwania się zmienia albo musisz najpierw wysłuchać menu.

Co chcesz zrobić	Co zapisać
Wybrać numer, odczekać ~2 s i wysłać numer wewnętrzny 204	+14155552671,204
Wybrać numer, odczekać ~6 s i wysłać numer wewnętrzny 204	+14155552671,,,204
Wybrać numer, a następnie stuknąć, aby wysłać 204, gdy wszystko będzie gotowe	+14155552671;204
Wybrać opcję menu 2, a następnie numer wewnętrzny 204	+14155552671,,2,,204

Aby wpisać przecinek lub średnik w systemie iOS, naciśnij i przytrzymaj klawisz * na klawiaturze — przytrzymanie * wprowadza przecinek, a przytrzymanie # średnik. Na Androidzie większość aplikacji do wybierania numerów udostępnia oba znaki po dłuższym naciśnięciu * lub w menu dodatkowym podczas edycji kontaktu.

Znaki pauzy i oczekiwania mogą znajdować się tylko w zapisanym kontakcie lub na klawiaturze wybierania numeru, nigdy w zapisanym numerze E.164. Pole w bazie danych przechowujące numer telefonu powinno zawierać +14155552671 i nic więcej; numer wewnętrzny należy przechowywać w osobnym polu. Zobacz format E.164, aby dowiedzieć się dlaczego.

Dlaczego naciskanie klawiszy nic nie robi podczas połączenia?

Jeśli menu nie reaguje na naciskane klawisze, przyczyna niemal zawsze jest jedną z trzech poniższych, uporządkowanych według prawdopodobieństwa.

Tony nie docierają do odbiorcy. Podczas połączenia internetowego sygnały DTMF mogą być wysyłane na trzy różne sposoby: jako dźwięk w strumieniu głosowym, jako osobne zdarzenie sygnalizacyjne zdefiniowane w RFC 2833 lub za pomocą komunikatów SIP INFO. Jeśli aplikacja i system odbiorczy nie są zgodne co do używanej metody, po drugiej stronie nie słychać nic. To problem z konfiguracją między dwoma systemami, a nie coś, co można naprawić mocniejszym naciskaniem klawiszy. Jeśli menu nie reaguje podczas połączenia z aplikacji, ale działa podczas połączenia operatorskiego z tym samym numerem, właśnie to jest przyczyną.

Tony są zniekształcane. Silna kompresja dźwięku może zniekształcać sygnały DTMF wysyłane jako dźwięk, ponieważ kodeki głosowe są zoptymalizowane pod kątem mowy, a nie czystych tonów. Dlatego DTMF w paśmie głosowym jest zawodny przy użyciu kodeków o niskiej przepływności i właśnie dlatego powstał RFC 2833.

Naciskasz klawisze zbyt wcześnie lub zbyt szybko. Wiele systemów ignoruje dane wejściowe podczas powitania, a niektóre wymagają chwili przerwy między cyframi. Poczekaj, aż rozpocznie się komunikat, a następnie naciskaj klawisze spokojnie.

Jak dotrzeć do pracownika w zagranicznym menu telefonicznym

Automatyczne menu mają za zadanie ograniczać liczbę połączeń kierowanych do pracowników, a za granicą są dodatkowo dostępne w języku, którego możesz nie znać. Niektóre sposoby działają częściej niż inne.

Naciskaj 0 kilkakrotnie. Zero jest najczęściej stosowanym skrótem do operatora, a w wielu systemach kilkukrotne naciśnięcie go z rzędu — lub na każdym poziomie menu — przekierowuje do pracownika. W niektórych systemach ten sam efekt daje * lub #.

Nie mów nic. Menu sterowane głosem zwykle przekierowuje do pracownika po dwóch lub trzech nieudanych próbach rozpoznania danych wejściowych. Cisza to niezawodny sposób na wywołanie takiego niepowodzenia.

Wybierz opcję językową, której nie potrzebujesz. Menu oferujące wybór języka często mają mniej rozbudowaną automatyzację w dodatkowej gałęzi, dzięki czemu szybciej kierują do pracownika.

Dzwoń poza godzinami szczytu w strefie czasowej kraju docelowego. Długość kolejki jest najważniejszym czynnikiem decydującym o tym, czy w ogóle uda ci się połączyć, a połączenie wykonane w środku przedpołudnia w kraju docelowym może przebiegać zupełnie inaczej niż wykonane o 9am czasu lokalnego. Planer najlepszego czasu na połączenie pokazuje zegar kraju docelowego obok twojego.

Przygotuj numer konta przed wybraniem numeru. Większość menu o niego poprosi, a szukanie go podczas odliczania czasu sprawia, że krótkie połączenia stają się długie.

Numery wewnętrzne podczas połączeń międzynarodowych

Gdy centrala znajduje się w innym kraju, zmieniają się dwie rzeczy.

Nawiązanie połączenia trwa dłużej. Konfiguracja połączenia międzynarodowego trwa o kilka sekund dłużej niż połączenia krajowego, więc pauza oparta na przecinkach, dostosowana do lokalnego numeru, zostanie zakończona zbyt wcześnie. Jeśli zapisana sekwencja działa w kraju, ale nie działa za granicą, dodaj przecinki albo przełącz się na znak oczekiwania i wyślij cyfry ręcznie.

Bezpośrednie wybieranie numeru wewnętrznego może sprawić, że numer wewnętrzny nie będzie potrzebny. Wiele organizacji przypisuje każdemu telefonowi wewnętrznemu własny pełny numer zewnętrzny — bezpośrednie wybieranie numeru wewnętrznego, czyli DID — dzięki czemu można się z nim połączyć jak ze zwykłym numerem, bez korzystania z menu. Jeśli masz zarówno numer centrali, jak i numer wewnętrzny, warto zapytać, czy istnieje numer bezpośredni. Za każdym razem jest to szybsze i całkowicie eliminuje problem DTMF.

Numery konferencji i kody PIN

Ten sam mechanizm obsługuje połączenia konferencyjne i oszczędza tam więcej czasu niż w jakiejkolwiek innej sytuacji, ponieważ sekwencje są dłuższe.

Połączenie konferencyjne zwykle wymaga numeru, następnie identyfikatora spotkania, potem #, a czasami również kodu PIN uczestnika i kolejnego #. Zapisane jako jeden ciąg wygląda tak:

+14155552671,,123456789#,,1234#

Dwa przecinki po numerze pozwalają zaczekać na odebranie połączenia przez mostek konferencyjny, identyfikator spotkania jest wysyłany wraz z kończącym go #, kolejne dwa przecinki pozwalają zaczekać na prośbę o kod PIN, a następnie wysyłany jest kod PIN. Jeśli mostek długo odpowiada, dodaj przecinki zamiast zgadywać — dodatkowe dwie sekundy nic nie kosztują, a sekwencję wysłaną zbyt wcześnie trzeba wybrać ponownie w całości.

Gdy czas oczekiwania jest naprawdę nieprzewidywalny, użyj zamiast tego znaku oczekiwania i stuknij raz przy każdym komunikacie. Jest to wolniejsze, ale nigdy nie zawodzi.

Warto potraktować poważnie następujące ostrzeżenie: zapisany kontakt zawierający kod PIN konferencji przechowuje ten kod w książce adresowej w postaci jawnego tekstu, a książki adresowe są synchronizowane. W przypadku cyklicznego mostka wewnętrznego zwykle nie stanowi to problemu, ale w przypadku poufnych danych nie należy tak robić.

Gdy menu jest w języku, którego nie znasz

Dwie rzeczy pomagają bardziej niż tłumaczenie.

Struktura menu jest dość typowa. W większości krajów 1 oznacza sprzedaż lub informacje o koncie, 2 — pomoc, 9 — powtórzenie, 0 — operatora, a * powrót do poprzedniego poziomu. Dzięki tym zasadom możesz poruszać się po menu w nieznanym języku z całkiem dobrym skutkiem.

Cyfry są wypowiadane w rozpoznawalnym rytmie. Nawet bez znajomości języka zwykle da się rozpoznać cyfrę podawaną przed każdą opcją, a liczenie opcji w miarę ich odczytywania pozwala ustalić pozycję tej, której szukasz.

Jeśli połączenie jest ważne, a język stanowi rzeczywistą barierę, zadzwonienie na międzynarodową lub anglojęzyczną linię organizacji — większość dużych instytucji publikuje taki numer — jest szybsze niż zmaganie się z krajowym menu.

Ile kosztuje połączenie z menu

Jednostka rozliczeniowa ma tu większe znaczenie niż w jakiejkolwiek innej sytuacji, ponieważ czas spędzony w menu jest bezproduktywny, a mimo to nadal płacisz za połączenie.

Połączenie, podczas którego spędzasz 90 sekund w menu i 4 minuty z pracownikiem, trwa 5 minut 30 sekund. Przy rozliczaniu sekundowym właśnie za ten czas płacisz. Przy rozliczaniu pełnych minut zapłacisz za sześć minut. Przy rozliczaniu w trzyminutowych odcinkach — co nadal stosują niektóre karty telefoniczne — zapłacisz za dziewięć.

Telvio rozlicza połączenia co do sekundy, co ma największe znaczenie właśnie w przypadku tego typu połączeń. Aby zobaczyć obliczenia dla konkretnego kraju i czasu trwania połączenia, użyj kalkulatora kosztu połączenia.

Gdy nie ma numeru wewnętrznego ani menu

Do niektórych organizacji można dodzwonić się wyłącznie przez operatora centrali, a z kilkoma można skontaktować się tylko w sposób, który wcale nie wynika z samego numeru telefonu.

Poproś o połączenie z działem, nie z konkretną osobą. Operatorzy centrali niezawodnie kierują połączenia do działów, ale mniej skutecznie wyszukują osoby po nazwisku, szczególnie gdy bariera językowa sprawia, że nazwisko jest nieznane. Prośba o "Accounts" zwykle działa, a nazwisko często nie.

Zapisz numer wewnętrzny, do którego zostaniesz przekierowany. Gdy tylko operator przełączy połączenie, zapytaj, jaki jest numer wewnętrzny. Następnym razem możesz wybrać go bezpośrednio za pomocą zapisanej sekwencji i całkowicie pominąć kolejkę. To najcenniejsza rzecz, jaką można zrobić podczas pierwszego połączenia z organizacją, do której będziesz dzwonić ponownie.

Zapytaj, czy istnieje numer bezpośredni. Wiele osób go ma, ale po prostu go nie podaje. Pytanie nic nie kosztuje, a uczciwa odpowiedź pada częściej niż nie.

Sprawdź, czy dostępna jest opcja oddzwonienia. Niektóre systemy oferują zachowanie miejsca w kolejce i oddzwonienie. W przypadku połączenia międzynarodowego zawsze warto z tego skorzystać: nieprzewidywalne oczekiwanie zamienia się w połączenie, które nic nie kosztuje do momentu nawiązania, a ty nie płacisz co sekundę za słuchanie muzyki na oczekiwaniu.

Podsumowanie

Numer wewnętrzny nie jest częścią numeru telefonu. To zestaw tonów DTMF wysyłanych po nawiązaniu połączenia, a sposób na jego automatyzację polega na zapisaniu numeru z przecinkiem oznaczającym czasową pauzę lub średnikiem oznaczającym ręczne oczekiwanie — +14155552671,,204 w przypadku sześciu sekund opóźnienia i +14155552671;204, aby wysłać numer po stuknięciu.

Gdy naciskanie klawiszy nic nie daje, zwykle przyczyną jest niezgodność sposobu przesyłania tonów, a nie błąd po twojej stronie; wykonaj połączenie z tym samym numerem przez sieć operatora, aby to potwierdzić. Aby dotrzeć do pracownika, kilkakrotnie naciskaj 0, zachowaj ciszę w menu sterowanym głosem i dzwoń o rozsądnej porze w strefie czasowej kraju docelowego. Jeśli organizacja oferuje bezpośredni numer do osoby, z którą chcesz się skontaktować, skorzystaj z niego — całkowicie pomija menu, tony i oczekiwanie.