विदेश में Extension कैसे Dial करें या Phone Menu से कैसे जुड़ें

Extension phone number का हिस्सा नहीं होता

Extension को call connect होने के बाद open line पर tones भेजकर dial किया जाता है। यह telephone number का हिस्सा नहीं होता और इसे number में शामिल नहीं किया जा सकता। Extensions को लेकर होने वाली ज़्यादातर confusion इसी एक बात की वजह से होती है, और इसे सही समझ लेने पर अधिकतर समस्याएं हल हो जाती हैं।

जब आप किसी company को call करते हैं, तो number उनके switchboard — PBX — तक पहुंचता है। PBX call का जवाब देता है और उसके बाद ही यह digits सुनता है, ताकि तय कर सके कि किस internal phone पर call करनी है। ये digits DTMF, यानी dual-tone multi-frequency के रूप में travel करते हैं: ये वही परिचित beeps हैं, जिनमें से हर beep voice channel पर भेजे गए audio tones की एक जोड़ी होती है।

इसलिए +1 415 555 2671 ext. 204 के रूप में लिखा गया number वास्तव में दो instructions हैं। +14155552671 पर call करें। फिर, call का जवाब मिलने के बाद 204 भेजें।

Extension automatically कैसे भेजें

दोनों major phone platforms आपको दो special characters का इस्तेमाल करके पूरा sequence एक saved contact में बनाने देते हैं।

Pause — comma ,। यह करीब two seconds wait करता है और फिर उसके बाद आने वाले digits भेजता है। इसका इस्तेमाल तब करें जब आपको लगभग पता हो कि switchboard को जवाब देने में कितना समय लगता है और यह समय लगातार समान रहता हो। ज़्यादा delay के लिए और commas जोड़ें।

Wait — iOS पर semicolon ;, या कई Android diallers पर w। यह रुक जाता है और बाकी digits भेजने से पहले आपसे confirmation मांगता है। इसका इस्तेमाल तब करें जब timing बदलती रहती हो, या आपको option चुनने से पहले menu सुनना हो।

What you want	What to save
Dial, करीब ~2 s wait करें, extension 204 भेजें	+14155552671,204
Dial, करीब ~6 s wait करें, extension 204 भेजें	+14155552671,,,204
Dial करें, फिर ready होने पर 204 भेजने के लिए tap करें	+14155552671;204
Menu option 2, फिर extension 204	+14155552671,,2,,204

iOS पर comma या semicolon type करने के लिए keypad पर * key को press करके hold करें — * को hold करने पर comma और # को hold करने पर semicolon मिलता है। Android पर ज़्यादातर diallers में * को long press करने पर या contact edit करते समय overflow menu में दोनों options मिलते हैं।

Pause और wait characters केवल saved contact या dial pad में होने चाहिए, stored E.164 number में कभी नहीं। Phone number रखने वाले database field में केवल +14155552671 होना चाहिए; extension के लिए अलग field रखें। ऐसा क्यों है, इसके लिए E.164 format देखें।

Call पर keys दबाने से कुछ क्यों नहीं होता?

अगर menu आपकी key presses पर respond नहीं करता, तो इसकी वजह लगभग हमेशा इन three चीज़ों में से एक होती है, और संभावना इसी क्रम में रहती है।

Tones दूसरी तरफ नहीं पहुंच रहे हैं। Internet call पर DTMF तीन अलग तरीकों से भेजा जा सकता है: voice stream में audio के रूप में, RFC 2833 में defined एक अलग signalling event के रूप में, या SIP INFO messages के ज़रिए। अगर आपका app और receiving system इस बात पर सहमत नहीं हैं कि कौन-सा method इस्तेमाल करना है, तो दूसरी तरफ कुछ सुनाई नहीं देगा। यह दोनों systems के बीच configuration problem है, जिसे ज़ोर से press करके ठीक नहीं किया जा सकता। अगर उसी number पर app call में menu respond नहीं करता, लेकिन carrier call में करता है, तो यही वजह है।

Tones distort हो रहे हैं। Aggressive audio compression audio के रूप में भेजे गए DTMF को बिगाड़ सकती है, क्योंकि voice codecs speech के लिए optimise किए जाते हैं, pure tones के लिए नहीं। इसी वजह से low-bitrate codecs पर in-band DTMF unreliable होता है और RFC 2833 की ज़रूरत पड़ती है।

आप बहुत जल्दी या बहुत तेज़ press कर रहे हैं। कई systems अपने greeting के दौरान input को ignore करते हैं, और कुछ को digits के बीच थोड़ा समय चाहिए। Prompt शुरू होने तक wait करें, फिर धीरे-धीरे press करें।

Foreign phone menu में किसी व्यक्ति तक कैसे पहुंचें

Automated menus calls को रोकने के लिए design किए जाते हैं, और विदेश में वे ऐसी language में भी हो सकते हैं जिसे आप पढ़ नहीं सकते। कुछ तरीके दूसरों की तुलना में ज़्यादा बार काम करते हैं।

0 बार-बार press करें। Operator तक पहुंचने के लिए zero सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाला shortcut है। कई systems में इसे लगातार कई बार — या menu के हर level पर — press करने से call किसी व्यक्ति तक पहुंच जाती है। कुछ systems में * या # भी यही काम करते हैं।

कुछ न कहें। Speech-driven menus आम तौर पर input पहचानने में two या three बार fail होने के बाद agent से connect कर देते हैं। Silence एक भरोसेमंद failure है।

ऐसी language का option चुनें जिसकी आपको ज़रूरत नहीं है। Language choice देने वाले menus में secondary branch पर automation अक्सर कम होती है, इसलिए आप जल्दी किसी व्यक्ति तक पहुंच सकते हैं।

Destination के timezone में peak hours के बाहर call करें। Queue की लंबाई इस बात का सबसे बड़ा factor है कि आप बिल्कुल connect हो पाएंगे या नहीं। Destination के mid-morning में की गई call, local 9am पर की गई call से बहुत अलग हो सकती है। best time to call planner में destination का clock आपके clock के सामने दिखता है।

Dial करने से पहले account number ready रखें। ज़्यादातर menus इसे पूछते हैं, और timer चलते समय इसे ढूंढने में लगने वाला समय short calls को long calls में बदल देता है।

International calls पर Extensions

जब switchboard किसी दूसरे country में होता है, तो two चीज़ें बदल जाती हैं।

Connect होने में ज़्यादा समय लगता है। International call setup में domestic call की तुलना में several seconds ज़्यादा लगते हैं, और local number के लिए set किया गया comma-based pause बहुत जल्दी चल जाएगा। अगर saved sequence domestic calls में काम करता है लेकिन international calls में fail होता है, तो commas बढ़ाएं या wait character पर switch करें और digits manually भेजें।

Direct inward dialling से extension की ज़रूरत नहीं पड़ सकती। कई organisations हर internal phone को अपना पूरा external number देती हैं — direct inward dialling, या DID — इसलिए extension बिना किसी menu के normal number की तरह reachable होती है। अगर आपके पास switchboard number और extension दोनों हैं, तो पूछना worth है कि क्या direct number मौजूद है। यह हर बार तेज़ होता है और DTMF की पूरी समस्या से बचाता है।

Conference bridges और PIN codes

यही mechanism conference dial-ins के लिए भी काम करता है, और वहां यह कहीं ज़्यादा समय बचाता है क्योंकि sequences लंबे होते हैं।

Dial-in में आम तौर पर पहले number, फिर meeting ID, उसके बाद #, और कभी-कभी participant PIN और एक और # चाहिए होता है। एक string के रूप में save करने पर यह ऐसा दिखता है:

+14155552671,,123456789#,,1234#

Number के बाद के two commas bridge के answer करने का wait करते हैं, meeting ID को उसके terminating # के साथ भेजा जाता है, फिर two और commas PIN prompt का wait करते हैं और उसके बाद PIN आता है। अगर bridge का जवाब आने में समय लगता है, तो guess करने के बजाय commas जोड़ें — extra two seconds की कोई कीमत नहीं होती, लेकिन जल्दी भेजे गए sequence को पूरी तरह फिर से dial करना पड़ता है।

जहां timing सच में unpredictable हो, वहां wait character इस्तेमाल करें और हर prompt पर एक बार tap करें। यह धीमा है, लेकिन कभी fail नहीं होता।

इस caution को गंभीरता से लें: conference PIN वाले saved contact में वह PIN आपकी address book में clear text के रूप में store होता है, और address books sync होती हैं। किसी recurring internal bridge के लिए यह आम तौर पर ठीक है; लेकिन sensitive चीज़ों के लिए ऐसा न करें।

जब menu ऐसी language में हो जिसे आप पढ़ नहीं सकते

Translation से ज़्यादा two चीज़ें मदद करती हैं।

Menu structures आम तौर पर एक जैसी होती हैं। दुनिया के अधिकतर हिस्सों में 1 sales या account information, 2 support, 9 repeat, 0 operator और * पिछली level पर लौटने के लिए होता है। इन conventions के आधार पर आप ऐसी language में भी menu navigate कर सकते हैं जिसे आप नहीं बोलते।

Numbers एक पहचानी जा सकने वाली rhythm में बोले जाते हैं। Language समझ में न आने पर भी हर option से पहले बोला गया digit आम तौर पर अलग पहचाना जा सकता है। Options पढ़े जाने के साथ उन्हें count करने पर आप अपने चाही हुई option की position समझ सकते हैं।

अगर call ज़रूरी है और language सच में barrier बन रही है, तो organisation की international या English-language line पर call करना — ज़्यादातर बड़े institutions ऐसी line publish करते हैं — domestic menu से जूझने से तेज़ होता है।

Menu पर की गई call की cost कितनी होती है

यहां billing unit कहीं और से ज़्यादा मायने रखती है, क्योंकि menu में बिताया गया समय ऐसा dead time है जिसके लिए आपको फिर भी pay करना पड़ता है।

अगर call menu में 90 seconds और किसी व्यक्ति के साथ 4 minutes बिताती है, तो कुल समय 5 minutes 30 seconds है। Per second billing में आप इसी के लिए pay करेंगे। पूरे minute के हिसाब से billing होने पर यह six minutes होंगे। Three-minute increments में billing होने पर — जैसा कि कुछ calling cards अब भी करते हैं — यह nine minutes होंगे।

Telvio per second billing करता है, जो ठीक इस तरह की call में सबसे ज़्यादा मायने रखता है। किसी specific country और duration के लिए calculation देखने के लिए call cost calculator इस्तेमाल करें।

जब extension और menu दोनों न हों

कुछ organisations तक केवल switchboard operator के ज़रिए पहुंचा जा सकता है, और कुछ तक ऐसे तरीकों से ही पहुंच होती है जो phone number से बिल्कुल obvious नहीं होते।

व्यक्ति के बजाय department मांगें। Switchboard operators department के हिसाब से reliably route करते हैं, लेकिन name के हिसाब से नहीं, खासकर language barrier में जब नाम unfamiliar हो। "Accounts" से call connect हो जाती है; surname अक्सर नहीं।

जिस extension पर transfer किया गया है, उसे note करें। Operator के transfer करते ही पूछें कि extension क्या है। अगली बार आप इसे saved sequence के ज़रिए direct dial कर सकते हैं और पूरी queue skip कर सकते हैं। किसी ऐसी organisation को की गई first call पर यह सबसे useful काम है, जिसे आप फिर call करेंगे।

पूछें कि क्या direct line है। कई लोगों के पास direct line होती है, लेकिन वे इसे advertise नहीं करते। यह पूछने में कुछ नहीं जाता और अक्सर इसका ईमानदार जवाब मिल जाता है।

देखें कि callback का option है या नहीं। कुछ systems आपकी जगह hold करके callback offer करते हैं। International call पर इसे हर बार लेना worth है: इससे unpredictable wait ऐसी call में बदल जाता है जिसकी cost connect होने तक शुरू नहीं होती, और hold music सुनने के लिए आपको per second pay नहीं करना पड़ता।

Bottom line

Extension phone number का हिस्सा नहीं होता। यह call connect होने के बाद भेजे जाने वाले DTMF tones का set है। इसे automate करने के लिए number को timed pause के लिए comma या manual wait के लिए semicolon के साथ save करें — six-second delay के लिए +14155552671,,204, और अपने tap पर भेजने के लिए +14155552671;204।

जब key presses काम न करें, तो आम तौर पर वजह tones के transmit होने के तरीके का mismatch होती है, न कि आपकी कोई गलती। पुष्टि करने के लिए उसी number को carrier call पर test करें। किसी व्यक्ति तक पहुंचने के लिए 0 बार-बार press करें, speech menu पर silent रहें और destination के timezone में सही समय पर call करें। और अगर organisation आपके चाही हुई व्यक्ति के लिए direct inward number देती है, तो उसका इस्तेमाल करें — इससे menu, tones और waiting तीनों पूरी तरह skip हो जाते हैं।