איך לחייג לשלוחה או לעבור תפריט טלפוני בחו״ל

שלוחה אינה חלק ממספר הטלפון

מחייגים לשלוחה אחרי שהשיחה כבר התחברה, באמצעות שליחת צלילים בקו הפתוח. היא אינה חלק ממספר הטלפון ואי אפשר לכלול אותה בו. העובדה הפשוטה הזאת מסבירה את רוב הבלבול סביב שלוחות, והבנה שלה פותרת את רוב הבעיות.

כשמתקשרים לחברה, המספר מגיע למרכזייה שלה — PBX. ה-PBX עונה, ורק אז מקשיב לספרות כדי להחליט לאיזה טלפון פנימי לנתב את השיחה. הספרות האלה נשלחות באמצעות DTMF, קיצור של dual-tone multi-frequency: הצפצופים המוכרים, שכל אחד מהם מורכב מזוג צלילי שמע שנשלחים בערוץ הקולי עצמו.

לכן מספר שנכתב כך: +1 415 555 2671 ext. 204 הוא למעשה שתי הוראות. חייגו אל +14155552671. לאחר שהשיחה נענית, שלחו 204.

איך לשלוח שלוחה באופן אוטומטי

שתי פלטפורמות הטלפון הגדולות מאפשרות לשמור את הרצף המלא באיש קשר אחד, באמצעות שני תווים מיוחדים.

השהיה — הפסיק ,. ממתין בערך שתי שניות ואז שולח את הספרות שאחריו. השתמשו בו כשאתם יודעים בערך כמה זמן לוקח למרכזייה לענות, והזמן הזה עקבי. הוסיפו פסיקים נוספים כדי להאריך את ההשהיה.

המתנה — נקודה-פסיק ; ב-iOS, או w בחייגנים רבים של Android. עוצר ומבקש מכם לאשר לפני שליחת שאר הספרות. השתמשו בו כשהתזמון משתנה, או כשצריך לשמוע את התפריט לפני הבחירה.

מה אתם רוצים לעשות	מה לשמור
לחייג, להמתין כ־2 שניות, לשלוח שלוחה 204	+14155552671,204
לחייג, להמתין כ־6 שניות, לשלוח שלוחה 204	+14155552671,,,204
לחייג ואז להקיש כדי לשלוח 204 כשמוכנים	+14155552671;204
אפשרות 2 בתפריט ואז שלוחה 204	+14155552671,,2,,204

כדי להקליד פסיק או נקודה-פסיק ב-iOS, לחצו לחיצה ממושכת על מקש * בלוח המקשים — לחיצה ממושכת על * מוסיפה פסיק, ולחיצה ממושכת על # מוסיפה נקודה-פסיק. ב-Android, רוב החייגנים מציגים את שני התווים בלחיצה ממושכת על *, או בתפריט האפשרויות הנוסף בעת עריכת איש קשר.

תווי השהיה והמתנה שייכים רק לאיש קשר שמור או ללוח החיוג, ולעולם לא למספר E.164 שמאוחסן. שדה במסד נתונים שמכיל מספר טלפון צריך לכלול את +14155552671 בלבד; את השלוחה יש לשמור בשדה נפרד. ראו פורמט E.164 כדי להבין מדוע.

למה לחיצה על המקשים לא עושה דבר בשיחה?

אם התפריט אינו מגיב ללחיצות שלכם, הסיבה היא כמעט תמיד אחת משלוש, לפי סדר הסבירות.

הצלילים אינם מגיעים לצד השני. בשיחת אינטרנט, אפשר לשלוח DTMF בשלוש דרכים שונות: כשמע בזרם הקולי, כאירוע איתות נפרד שהוגדר ב-RFC 2833, או באמצעות הודעות SIP INFO. אם האפליקציה שלכם והמערכת המקבלת אינן מסכימות באיזו שיטה להשתמש, הצד השני לא שומע דבר. זו בעיית תצורה בין שתי המערכות, ולא משהו שאפשר לתקן בלחיצה חזקה יותר. אם תפריט אינו מגיב בשיחה מהאפליקציה אך מגיב בשיחת ספק סלולר לאותו מספר, זו הסיבה.

הצלילים עוברים עיוות. דחיסת שמע אגרסיבית עלולה לשבש DTMF שנשלח כשמע, משום שמקודדי קול מותאמים לדיבור ולא לצלילים טהורים. זו הסיבה ש-DTMF בתוך ערוץ השמע אינו אמין עם מקודדים בעלי קצב נתונים נמוך, וזו הסיבה ש-RFC 2833 קיים.

אתם לוחצים מוקדם מדי או מהר מדי. מערכות רבות מתעלמות מקלט בזמן הודעת הפתיחה שלהן, וחלקן דורשות רגע בין ספרה לספרה. המתינו לתחילת ההנחיה, ואז לחצו בצורה מכוונת.

איך להגיע לנציג בתפריט טלפוני זר

תפריטים אוטומטיים נועדו להרחיק שיחות, ובחו״ל הם גם מתנהלים בשפה שאולי אינכם קוראים. כמה גישות עובדות לעיתים קרובות יותר מאחרות.

לחצו על 0, שוב ושוב. אפס הוא קיצור הדרך הנפוץ ביותר לנציג, ובמערכות רבות לחיצה עליו כמה פעמים ברצף — או בכל שלב בתפריט — מעבירה את השיחה לאדם. בחלק מהמערכות * או # עושים את אותו הדבר.

אל תגידו דבר. תפריטים שמופעלים באמצעות דיבור בדרך כלל מנתבים לנציג אחרי שניים או שלושה ניסיונות כושלים לזהות קלט. שתיקה היא כישלון אמין.

לחצו על האפשרות לשפה שאינכם צריכים. בתפריטים שמציעים בחירת שפה, הענף המשני לרוב כולל פחות אוטומציה, ולכן מגיעים בו לנציג מהר יותר.

התקשרו מחוץ לשעות העומס לפי אזור הזמן של היעד. אורך התור הוא הגורם החשוב ביותר בשאלה אם תצליחו לעבור בכלל, ושיחה שמבוצעת באמצע הבוקר ביעד מתנהלת בצורה שונה מאוד משיחה שמבוצעת בשעה 9am לפי השעה המקומית. מתכנן הזמן הטוב ביותר להתקשר מציג את השעון ביעד לצד השעון שלכם.

הכינו את מספר החשבון לפני החיוג. רוב התפריטים מבקשים אותו, והחיפוש אחריו בזמן שהטיימר פועל הוא מה שהופך שיחות קצרות לארוכות.

שלוחות בשיחות בינלאומיות

שני דברים משתנים כשהמרכזייה נמצאת במדינה אחרת.

זמן ההתחברות ארוך יותר. הגדרת שיחה בינלאומית אורכת כמה שניות יותר משיחה מקומית, והשהיה המבוססת על פסיקים שהותאמה למספר מקומי תופעל מוקדם מדי. אם רצף שמור עובד בשיחות מקומיות ונכשל בשיחות בינלאומיות, הוסיפו פסיקים או עברו לתו ההמתנה ושלחו את הספרות ידנית.

חיוג ישיר פנימה עשוי להפוך את השלוחה למיותרת. ארגונים רבים מקצים לכל טלפון פנימי מספר חיצוני מלא משלו — חיוג ישיר פנימה, או DID — כך שאפשר להגיע לשלוחה כמספר רגיל, בלי תפריט כלל. אם יש לכם גם מספר מרכזייה וגם שלוחה, כדאי לשאול אם קיים מספר ישיר. הוא מהיר יותר בכל פעם ומייתר לחלוטין את שאלת ה-DTMF.

גשרי ועידה וקודי PIN

אותו מנגנון משמש גם לכניסה לוועידות, ושם הוא חוסך יותר זמן מכל מקום אחר, מפני שהרצפים ארוכים יותר.

כניסה לוועידה דורשת בדרך כלל מספר, אחריו מזהה פגישה, אחריו #, ולעיתים גם PIN של משתתף ועוד #. כששומרים את הכול כמחרוזת אחת, היא נראית כך:

+14155552671,,123456789#,,1234#

שני הפסיקים שאחרי המספר ממתינים למענה של הגשר, מזהה הפגישה נשלח עם # לסיום, שני פסיקים נוספים ממתינים להנחיה להזנת ה-PIN, ואז ה-PIN נשלח. אם לגשר לוקח זמן לענות, הוסיפו פסיקים במקום לנחש — שתי שניות נוספות אינן עולות דבר, ורצף שנשלח מוקדם מדי מחייב חיוג מחדש של כולו.

כשהתזמון באמת אינו צפוי, השתמשו בתו ההמתנה והקישו פעם אחת בכל הנחיה. זה איטי יותר, אבל לעולם אינו נכשל.

אזהרה שכדאי להתייחס אליה ברצינות: איש קשר שמור המכיל PIN של ועידה שומר את ה-PIN הזה בפנקס הכתובות שלכם כטקסט גלוי, ופנקסי כתובות מסתנכרנים. עבור גשר פנימי שחוזרים אליו באופן קבוע זה בדרך כלל בסדר; עבור כל דבר רגיש, לא.

כשהתפריט בשפה שאינכם קוראים

שני דברים עוזרים יותר מתרגום.

מבנה התפריטים מוכר בדרך כלל. ברוב העולם, 1 הוא מכירות או מידע על החשבון, 2 הוא תמיכה, 9 הוא חזרה, 0 הוא נציג, ו-* מחזיר לרמה הקודמת. אפשר לנווט בתפריט בשפה שאינכם מדברים בהצלחה סבירה, גם על סמך המוסכמות האלה בלבד.

מספרים נאמרים בקצב שקל לזהות. גם בלי להבין את השפה, בדרך כלל אפשר להבחין בספרה שמוכרזת לפני כל אפשרות, וספירת האפשרויות בזמן הקראתן מאפשרת להבין מהו המיקום של האפשרות הרצויה.

אם השיחה חשובה והשפה מהווה מחסום אמיתי, התקשרות לקו הבינלאומי או לקו בשפה האנגלית של הארגון — רוב המוסדות הגדולים מפרסמים קו כזה — מהירה יותר מהמאבק בתפריט המקומי.

כמה עולה שיחה לתפריט

יחידת החיוב חשובה כאן יותר מבכל מקום אחר, משום שזמן השהייה בתפריט הוא זמן מת שעליו עדיין משלמים.

שיחה שמבלה 90 שניות בתפריט ו-4 דקות עם נציג נמשכת 5 דקות 30 שניות. בחיוב לפי שנייה, זה הסכום שעליו תשלמו. בחיוב לפי דקה שלמה, מדובר בשש דקות. בחיוב במקטעים של שלוש דקות — שיטה שעדיין קיימת אצל חלק מכרטיסי החיוג — מדובר בתשע דקות.

Telvio מחייבת לפי שנייה, וזה חשוב במיוחד בשיחות מהסוג הזה. כדי לראות את החישוב עבור מדינה ומשך שיחה מסוימים, השתמשו ב-מחשבון עלות השיחה.

כשאין שלוחה ואין תפריט

לחלק מהארגונים אפשר להגיע רק דרך נציג מרכזייה, ולכמה מהם אפשר להגיע רק בדרכים שאינן ברורות כלל ממספר הטלפון.

בקשו את המחלקה, לא את האדם. נציגי מרכזייה מנתבים לפי מחלקה באופן אמין, אך לפי שם באופן פחות אמין, במיוחד כשיש מחסום שפה והשם אינו מוכר. "חשבונות" יעביר אתכם; שם משפחה לעיתים קרובות לא.

רשמו את השלוחה שאליה העבירו אתכם. ברגע שנציג מעביר אתכם, שאלו מהי השלוחה. בפעם הבאה תוכלו לחייג אליה ישירות באמצעות רצף שמור ולעקוף את התור לחלוטין. זה הדבר החשוב ביותר שאפשר לעשות בשיחה הראשונה לכל ארגון שתתקשרו אליו שוב.

שאלו אם יש קו ישיר. לאנשים רבים יש קו כזה, והם פשוט אינם מפרסמים אותו. השאלה אינה עולה דבר, וברוב המקרים עונים עליה בכנות.

בדקו אם קיימת אפשרות לחזרה טלפונית. מערכות מסוימות מציעות לשמור את מקומכם בתור ולהתקשר אליכם בחזרה. בשיחה בינלאומית כדאי לבחור באפשרות הזאת בכל פעם: היא הופכת המתנה בלתי צפויה לשיחה שאינה עולה דבר עד שהיא מתחברת, ואינכם משלמים לפי שנייה כדי להאזין למוזיקת המתנה.

בשורה התחתונה

שלוחה אינה חלק ממספר טלפון. זו סדרה של צלילי DTMF שנשלחים אחרי שהשיחה מתחברת, והדרך להפוך את התהליך לאוטומטי היא לשמור את המספר עם פסיק להשהיה מתוזמנת או עם נקודה-פסיק להמתנה ידנית — +14155552671,,204 להשהיה של שש שניות, +14155552671;204 לשליחה לאחר ההקשה שלכם.

כשלחיצות על המקשים אינן עושות דבר, הסיבה הרגילה היא חוסר התאמה באופן שבו הצלילים מועברים, ולא פעולה שגויה מצידכם; בדקו את אותו מספר בשיחת ספק סלולר כדי לאשר זאת. כדי להגיע לנציג, לחצו על 0 שוב ושוב, שמרו על שקט בתפריט שמופעל באמצעות דיבור, והתקשרו בשעה סבירה לפי אזור הזמן של היעד. ואם הארגון מציע מספר ישיר פנימה לאדם שאתם מחפשים, השתמשו בו — הוא עוקף את התפריט, את הצלילים ואת ההמתנה לחלוטין.