Slik ringer du et internnummer eller kommer gjennom en telefonmeny i utlandet

Et internnummer er ikke en del av telefonnummeret

Et internnummer ringes etter at samtalen allerede er koblet opp, ved at toner sendes gjennom den åpne linjen. Det er ikke en del av telefonnummeret og kan ikke inkluderes i det. Dette ene faktumet forklarer det meste av forvirringen rundt internnumre, og når du har forstått det, løser du de fleste problemene.

Når du ringer et selskap, går nummeret til sentralbordet deres — en PBX. PBX-en svarer, og først da lytter den etter sifre for å avgjøre hvilken interntelefon som skal ringe. Disse sifrene sendes som DTMF, dual-tone multi-frequency: de velkjente pipetonene, der hvert pip er et par lydtoner som sendes over selve talekanalen.

Et nummer skrevet som +1 415 555 2671 ext. 204 er egentlig to instruksjoner. Ring +14155552671. Når noen svarer, sender du 204.

Slik sender du et internnummer automatisk

Begge de største mobilplattformene lar deg lagre hele sekvensen i én kontakt ved hjelp av to spesialtegn.

Pause — kommaet ,. Venter i omtrent to sekunder og sender deretter sifrene som følger. Bruk dette når du vet omtrent hvor lang tid sentralbordet bruker på å svare, og tiden er stabil. Legg til flere kommaer for lengre forsinkelse.

Vent — semikolonet ; på iOS eller w i mange Android-oppringere. Stopper og ber deg bekrefte før resten sendes. Bruk dette når tidspunktet varierer, eller når du må høre menyen før du velger.

Det du vil gjøre	Det du skal lagre
Ringe, vente ~2 s og sende internnummer 204	+14155552671,204
Ringe, vente ~6 s og sende internnummer 204	+14155552671,,,204
Ringe og trykke for å sende 204 når du er klar	+14155552671;204
Menyvalg 2, deretter internnummer 204	+14155552671,,2,,204

For å skrive et komma eller semikolon på iOS trykker du på og holder inne *-tasten på tastaturet — når du holder inne *, får du et komma, og når du holder inne #, får du et semikolon. På Android viser de fleste oppringere begge deler når du trykker lenge på *, eller i menyen med flere alternativer når du redigerer en kontakt.

Pause- og ventetegn skal bare brukes i en lagret kontakt eller på talltastaturet, aldri i et lagret E.164-nummer. Et databasefelt som inneholder et telefonnummer, skal inneholde +14155552671 og ikke noe annet. Internnummeret hører hjemme i et eget felt. Se E.164-format for å forstå hvorfor.

Hvorfor skjer det ingenting når jeg trykker på tastene i samtalen?

Hvis menyen ikke reagerer når du trykker på tastene, skyldes det nesten alltid én av tre ting, i denne rekkefølgen etter hvor sannsynlig de er.

Tonene kommer ikke frem til mottakeren. I en internettsamtale kan DTMF sendes på tre forskjellige måter: som lyd i talestrømmen, som en separat signalhendelse definert i RFC 2833, eller via SIP INFO-meldinger. Hvis appen din og mottakersystemet er uenige om hvilken metode som skal brukes, hører mottakeren ingenting. Dette er et konfigurasjonsproblem mellom de to systemene, ikke noe du kan løse ved å trykke hardere. Hvis en meny ikke reagerer i en samtale i appen, men reagerer når du ringer samme nummer via mobiloperatøren, er det derfor.

Tonene blir forvrengt. Kraftig lydkomprimering kan ødelegge DTMF som sendes som lyd, fordi talekodeker er optimalisert for tale og ikke rene toner. Derfor er DTMF i talekanalen upålitelig med kodeker med lav bithastighet, og derfor finnes RFC 2833.

Du trykker for tidlig eller for raskt. Mange systemer ignorerer inndata mens velkomstmeldingen spilles av, og noen krever et lite opphold mellom sifrene. Vent til instruksjonen begynner, og trykk deretter rolig.

Slik kommer du frem til en person i en utenlandsk telefonmeny

Automatiske menyer er laget for å avlede samtaler, og i utlandet er de i tillegg på et språk du kanskje ikke kan lese. Noen fremgangsmåter fungerer oftere enn andre.

Trykk 0 flere ganger. Null er den vanligste snarveien til en operatør, og i mange systemer fører det å trykke flere ganger etter hverandre — eller på hvert menynivå — videre til en person. I noen systemer gjør * eller # det samme.

Ikke si noe. Talestyrte menyer kobler vanligvis samtalen til en medarbeider etter to eller tre mislykkede forsøk på å gjenkjenne inndata. Stillhet er en pålitelig måte å mislykkes på.

Trykk på alternativet for et språk du ikke trenger. Menyer med språkvalg har ofte mindre automatisering på den sekundære grenen, slik at du raskere kommer frem til en person.

Ring utenom de travleste tidene i destinasjonens tidssone. Kølengden er den viktigste enkeltfaktoren for om du kommer gjennom i det hele tatt, og en samtale som settes opp midt på formiddagen i destinasjonen, arter seg svært annerledes enn en som settes opp kl. 9 lokal tid. Planleggeren for beste tidspunkt å ringe viser klokken på bestemmelsesstedet sammenlignet med din.

Ha kundenummeret klart før du ringer. De fleste menyer spør etter det, og det er når du leter etter det mens tiden løper, at korte samtaler blir lange.

Internnumre i utenlandssamtaler

To ting endrer seg når sentralbordet er i et annet land.

Det tar lengre tid å koble opp samtalen. Oppkobling av utenlandssamtaler tar flere sekunder mer enn en innenlandssamtale, og en kommabasert pause som er tilpasset et lokalt nummer, aktiveres for tidlig. Hvis en lagret sekvens fungerer innenlands, men mislykkes internasjonalt, kan du legge til kommaer eller bytte til ventetegnet og sende sifrene manuelt.

Direkte innvalg kan gjøre internnummeret unødvendig. Mange organisasjoner tildeler hver interntelefon sitt eget komplette eksterne nummer — direkte innvalg, eller DID — slik at du kan nå internnummeret som et vanlig nummer uten noen meny i det hele tatt. Hvis du har både sentralbordnummeret og et internnummer, er det verdt å spørre om det finnes et direkte nummer. Det er raskere hver gang og gjør DTMF-spørsmålet helt irrelevant.

Telefonkonferanser og PIN-koder

Den samme mekanismen brukes til å ringe inn til telefonkonferanser, og den sparer mer tid der enn noe annet sted fordi sekvensene er lengre.

En innringing krever vanligvis et nummer, deretter en møte-ID, så #, og noen ganger en deltaker-PIN og enda en #. Lagret som én streng blir det:

+14155552671,,123456789#,,1234#

De to kommaene etter nummeret venter på at konferansen skal svare, møte-ID-en sendes med avsluttende #, to kommaer til venter på PIN-ledeteksten, og deretter sendes PIN-koden. Hvis konferansen bruker lang tid på å svare, kan du legge til kommaer i stedet for å gjette — to ekstra sekunder koster ingenting, mens en sekvens som sendes for tidlig, må ringes opp på nytt i sin helhet.

Når tidspunktet er helt uforutsigbart, kan du bruke ventetegnet i stedet og trykke én gang ved hver ledetekst. Det går saktere, men mislykkes aldri.

En viktig advarsel: En lagret kontakt som inneholder en konferanse-PIN, lagrer PIN-koden i klartekst i adresseboken, og adressebøker synkroniseres. For en intern konferansesamtale som brukes jevnlig, er det vanligvis greit. For noe sensitivt bør du la være.

Når menyen er på et språk du ikke kan lese

To ting hjelper mer enn oversettelse.

Menystrukturer følger ofte faste mønstre. I store deler av verden er 1 salg eller kontoinformasjon, 2 kundestøtte, 9 gjenta, 0 operatør, og * går tilbake til forrige nivå. Du kan navigere i en meny på et språk du ikke snakker, med rimelig gode resultater bare ved å bruke disse mønstrene.

Sifre uttales med en gjenkjennelig rytme. Selv uten å kunne språket er det vanligvis mulig å skille ut sifferet som oppgis før hvert alternativ, og ved å telle alternativene mens de leses opp kan du finne plasseringen til det du vil velge.

Hvis samtalen er viktig og språket virkelig er en hindring, er det raskere å ringe organisasjonens internasjonale linje eller engelskspråklige linje — de fleste store institusjoner publiserer en slik — enn å kjempe seg gjennom den innenlandske menyen.

Hva koster det å ringe en meny?

Faktureringsenheten betyr mer her enn noe annet sted, fordi tiden i menyen er dødtid som du likevel betaler for.

En samtale som bruker 90 sekunder i en meny og 4 minutter med en person, varer i 5 minutter 30 sekunder. Hvis du faktureres per sekund, er det dette du betaler for. Ved fakturering per hele minutt blir det seks minutter. Ved fakturering i intervaller på tre minutter — slik enkelte ringekort fortsatt gjør — blir det ni.

Telvio fakturerer per sekund, noe som er spesielt viktig for denne typen samtale. Se beregningen for et bestemt land og en bestemt varighet i kalkulatoren for samtalekostnader.

Når det verken finnes internnummer eller meny

Noen organisasjoner kan bare nås via en sentralbordoperatør, og noen få kan bare nås på måter som ikke er åpenbare ut fra telefonnummeret alene.

Be om avdelingen, ikke personen. Sentralbordoperatører setter deg pålitelig over til riktig avdeling, men er mindre pålitelige når det gjelder navn, særlig på tvers av språkbarrierer når navnet er ukjent. «Regnskap» kommer du gjennom med; et etternavn gjør du ofte ikke.

Noter internnummeret du blir satt over til. Så snart en operatør setter deg over, kan du spørre hvilket internnummer det er. Neste gang kan du ringe det direkte med en lagret sekvens og hoppe over hele køen. Dette er det mest verdifulle du kan gjøre første gang du ringer en organisasjon du skal kontakte igjen.

Spør om det finnes en direkte linje. Mange har en slik, men oppgir den ganske enkelt ikke offentlig. Det koster ingenting å spørre, og du får oftere et ærlig svar enn ikke.

Sjekk om du kan bli ringt opp igjen. Noen systemer lar deg beholde plassen i køen og bli ringt opp. I en utenlandssamtale er dette verdt å velge hver gang: Det gjør en uforutsigbar ventetid om til en samtale som ikke koster noe før den kobles opp, og du slipper å betale per sekund for å høre på ventemusikk.

Kort oppsummert

Et internnummer er ikke en del av et telefonnummer. Det er en serie DTMF-toner som sendes etter at samtalen er koblet opp, og du automatiserer det ved å lagre nummeret med et komma for en tidsstyrt pause eller et semikolon for manuell venting — +14155552671,,204 for en forsinkelse på seks sekunder, +14155552671;204 for å sende når du trykker.

Når det ikke skjer noe når du trykker på tastene, skyldes det vanligvis en uoverensstemmelse i hvordan tonene overføres, ikke noe du gjør feil. Test det samme nummeret i en samtale via mobiloperatøren for å bekrefte dette. For å komme frem til en person kan du trykke 0 flere ganger, være stille i en talestyrt meny og ringe på et fornuftig tidspunkt i destinasjonens tidssone. Og hvis organisasjonen tilbyr et direkte innvalg til personen du vil snakke med, bør du bruke det — da hopper du helt over menyen, tonene og ventingen.