বিদেশে এক্সটেনশন কীভাবে ডায়াল করবেন বা ফোন মেনু পার হয়ে কীভাবে সংযোগ পাবেন

এক্সটেনশন ফোন নম্বরের অংশ নয়

কল সংযুক্ত হওয়ার পরেই খোলা লাইনে টোন পাঠিয়ে এক্সটেনশন ডায়াল করা হয়। এটি টেলিফোন নম্বরের অংশ নয় এবং নম্বরের মধ্যে এটি যুক্ত করা যায় না। এক্সটেনশন নিয়ে মানুষের বেশিরভাগ বিভ্রান্তির কারণ এই একটি বিষয়। এটি ঠিকভাবে বুঝলে অধিকাংশ সমস্যার সমাধান হয়ে যায়।

আপনি কোনো কোম্পানিতে কল করলে নম্বরটি তাদের সুইচবোর্ড—একটি PBX—এ পৌঁছায়। PBX কলের উত্তর দেয়, তারপর কোন অভ্যন্তরীণ ফোনে কল যাবে তা ঠিক করতে অঙ্কগুলো শোনে। এই অঙ্কগুলো DTMF, অর্থাৎ dual-tone multi-frequency হিসেবে যায়: পরিচিত বিপ শব্দগুলো, যার প্রতিটি ভয়েস চ্যানেলের মধ্য দিয়ে পাঠানো এক জোড়া অডিও টোন।

তাই +1 415 555 2671 ext. 204 হিসেবে লেখা একটি নম্বর আসলে দুটি নির্দেশনা। +14155552671-এ কল করুন। উত্তর পাওয়ার পর 204 পাঠান।

কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সটেনশন পাঠাবেন

দুটি বড় ফোন প্ল্যাটফর্মই দুটি বিশেষ অক্ষর ব্যবহার করে পুরো ধারাটি একটি সংরক্ষিত কনট্যাক্টে রাখা যায়।

বিরতি — কমা ,। প্রায় দুই সেকেন্ড অপেক্ষা করে, তারপর পরের অঙ্কগুলো পাঠায়। সুইচবোর্ডের উত্তর দিতে মোটামুটি কত সময় লাগে এবং সময়টি যদি সাধারণত একই থাকে, তখন এটি ব্যবহার করুন। আরও দেরির জন্য একাধিক কমা যোগ করুন।

অপেক্ষা — iOS-এ সেমিকোলন ;, আর অনেক Android ডায়ালারে w। বাকি অংশ পাঠানোর আগে থেমে আপনাকে নিশ্চিত করতে বলে। সময়ের তারতম্য হলে, অথবা বেছে নেওয়ার আগে মেনু শুনতে হলে এটি ব্যবহার করুন।

আপনি যা চান	যা সংরক্ষণ করবেন
ডায়াল করে ~2 s অপেক্ষা, তারপর এক্সটেনশন 204 পাঠানো	+14155552671,204
ডায়াল করে ~6 s অপেক্ষা, তারপর এক্সটেনশন 204 পাঠানো	+14155552671,,,204
ডায়াল করে প্রস্তুত হলে 204 পাঠাতে ট্যাপ করা	+14155552671;204
মেনু অপশন 2, তারপর এক্সটেনশন 204	+14155552671,,2,,204

iOS-এ কমা বা সেমিকোলন টাইপ করতে কীপ্যাডে * কী চেপে ধরে রাখুন—* চেপে রাখলে কমা, # চেপে রাখলে সেমিকোলন আসে। Android-এ বেশিরভাগ ডায়ালারে *-এ লং প্রেস করলে, অথবা কোনো কনট্যাক্ট সম্পাদনা করার সময় overflow মেনুতে, দুটিই পাওয়া যায়।

বিরতি ও অপেক্ষার অক্ষর শুধু সংরক্ষিত কনট্যাক্টে বা ডায়াল প্যাডে ব্যবহার করবেন, কখনো সংরক্ষিত E.164 নম্বরে নয়। ফোন নম্বর রাখা কোনো ডেটাবেস ফিল্ডে +14155552671 ছাড়া আর কিছু থাকা উচিত নয়; এক্সটেনশন আলাদা ফিল্ডে থাকবে। কেন, তা জানতে E.164 ফরম্যাট দেখুন।

কলে কীপ্যাড চাপলেও কিছু হয় না কেন?

মেনুতে কী চাপার পর সাড়া না পেলে, সম্ভাব্যতার ক্রম অনুযায়ী কারণ সাধারণত তিনটির একটি।

টোনগুলো অপর প্রান্তে পৌঁছাচ্ছে না। ইন্টারনেট কলে DTMF তিনভাবে পাঠানো যেতে পারে: ভয়েস স্ট্রিমে অডিও হিসেবে, RFC 2833-এ নির্ধারিত আলাদা signalling event হিসেবে, অথবা SIP INFO মেসেজের মাধ্যমে। কোন পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে তা আপনার অ্যাপ ও অপর প্রান্তের সিস্টেমের মধ্যে মিল না থাকলে, অপর প্রান্ত কিছুই শুনতে পায় না। এটি দুই সিস্টেমের মধ্যকার কনফিগারেশনের সমস্যা, জোরে কী চাপলে যার সমাধান হবে না। একই নম্বরে অ্যাপ কলে মেনু সাড়া না দিলেও carrier কলে সাড়া দিলে, কারণটি এটাই।

টোনগুলো বিকৃত হচ্ছে। অডিও হিসেবে পাঠানো DTMF অতিরিক্ত অডিও কমপ্রেশনে বিকৃত হতে পারে, কারণ ভয়েস কোডেকগুলো খাঁটি টোনের জন্য নয়, কথা বলার জন্য অপ্টিমাইজ করা। এ কারণেই কম-বিটরেট কোডেকে in-band DTMF নির্ভরযোগ্য নয় এবং RFC 2833-এর প্রয়োজন হয়েছে।

আপনি খুব তাড়াতাড়ি বা খুব দ্রুত চাপছেন। অনেক সিস্টেম শুভেচ্ছা বার্তা চলার সময় ইনপুট উপেক্ষা করে, আর কিছু সিস্টেমে অঙ্কগুলোর মধ্যে সামান্য বিরতি দরকার হয়। প্রম্পট শুরু হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন, তারপর ধীরে ও স্পষ্টভাবে চাপুন।

বিদেশি ফোন মেনু পার হয়ে কীভাবে একজন মানুষের সঙ্গে কথা বলবেন

স্বয়ংক্রিয় মেনুগুলো কল কমিয়ে দেওয়ার জন্য তৈরি, আর বিদেশে এগুলো এমন ভাষায়ও হতে পারে যা আপনি পড়তে পারেন না। কিছু পদ্ধতি অন্যগুলোর চেয়ে বেশি কাজে দেয়।

বারবার 0 চাপুন। অপারেটরের সঙ্গে সংযোগের সবচেয়ে প্রচলিত শর্টকাট হলো শূন্য। অনেক সিস্টেমে পরপর কয়েকবার, অথবা প্রতিটি মেনু স্তরে, এটি চাপলে একজন মানুষের কাছে কল চলে যায়। কিছু সিস্টেমে * বা # একই কাজ করে।

কিছু বলবেন না। কথা-নির্ভর মেনুগুলো সাধারণত দুই বা তিনবার ইনপুট শনাক্ত করতে ব্যর্থ হলে কোনো এজেন্টের কাছে কল পাঠায়। নীরব থাকা ব্যর্থতার একটি নির্ভরযোগ্য উপায়।

আপনার প্রয়োজন নেই এমন ভাষার অপশন চাপুন। যেসব মেনুতে ভাষা বেছে নেওয়ার সুযোগ থাকে, সেগুলোর দ্বিতীয় শাখায় প্রায়ই স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা কম থাকে, ফলে দ্রুত একজন মানুষের কাছে পৌঁছানো যায়।

যে দেশের নম্বরে কল করছেন, সেই দেশের সময় অনুযায়ী ব্যস্ত সময়ের বাইরে কল করুন। আদৌ সংযোগ পাবেন কি না, তার সবচেয়ে বড় একক কারণ হলো অপেক্ষার সারির দৈর্ঘ্য। গন্তব্য দেশের স্থানীয় সময় অনুযায়ী মাঝসকালে করা কল, স্থানীয় সময় 9am-এ করা কলের চেয়ে সম্পূর্ণ ভিন্ন হতে পারে। সেরা কলের সময় নির্ধারণকারী আপনার সময়ের সঙ্গে গন্তব্যের সময় দেখায়।

ডায়াল করার আগে অ্যাকাউন্ট নম্বর হাতের কাছে রাখুন। বেশিরভাগ মেনু এটি জানতে চায়। টাইমার চলার সময় নম্বর খুঁজতে গিয়ে সময় নষ্ট হওয়াতেই ছোট কল দীর্ঘ হয়ে যায়।

আন্তর্জাতিক কলে এক্সটেনশন

সুইচবোর্ড অন্য দেশে থাকলে দুটি বিষয় বদলে যায়।

সংযোগ হতে বেশি সময় লাগে। আন্তর্জাতিক কল সেটআপে দেশের ভেতরের কলের চেয়ে আরও কয়েক সেকেন্ড লাগে, তাই স্থানীয় নম্বরের জন্য ঠিক করা কমাভিত্তিক বিরতি খুব তাড়াতাড়ি শেষ হয়ে যাবে। কোনো সংরক্ষিত ধারা দেশের ভেতরের কলে কাজ করলেও আন্তর্জাতিক কলে ব্যর্থ হলে আরও কমা যোগ করুন, অথবা wait character ব্যবহার করে হাতে অঙ্কগুলো পাঠান।

Direct inward dialling-এর কারণে এক্সটেনশনের প্রয়োজন নাও হতে পারে। অনেক প্রতিষ্ঠান প্রতিটি অভ্যন্তরীণ ফোনের জন্য আলাদা পূর্ণাঙ্গ বাহ্যিক নম্বর দেয়—direct inward dialling, বা DID—তাই কোনো মেনু ছাড়াই সাধারণ নম্বরের মতো এক্সটেনশনে পৌঁছানো যায়। আপনার কাছে সুইচবোর্ড নম্বর ও এক্সটেনশন দুটিই থাকলে, সরাসরি নম্বর আছে কি না জিজ্ঞেস করা ভালো। প্রতিবারই এটি দ্রুত এবং এতে DTMF-এর সমস্যাও পুরোপুরি এড়ানো যায়।

কনফারেন্স ব্রিজ ও PIN কোড

একই পদ্ধতিতে কনফারেন্সে ডায়াল-ইন করা যায়। সেখানে এটি অন্য যেকোনো জায়গার চেয়ে বেশি সময় বাঁচায়, কারণ ধারাগুলো দীর্ঘ হয়।

সাধারণত ডায়াল-ইনের জন্য প্রথমে একটি নম্বর, তারপর একটি মিটিং ID, এরপর #, তারপর কখনো অংশগ্রহণকারীর PIN এবং আরেকটি # লাগে। এক স্ট্রিং হিসেবে সংরক্ষণ করলে এটি হবে:

+14155552671,,123456789#,,1234#

নম্বরের পরের দুটি কমা ব্রিজের উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করে, মিটিং ID-টি শেষের #-সহ পাঠানো হয়, এরপর আরও দুটি কমা PIN প্রম্পটের জন্য অপেক্ষা করে এবং শেষে PIN পাঠানো হয়। ব্রিজের উত্তর দিতে দেরি হলে অনুমান না করে কমা যোগ করুন—অতিরিক্ত দুই সেকেন্ডে কিছু যায় আসে না, কিন্তু ধারা আগে পাঠিয়ে দিলে পুরো কল আবার ডায়াল করতে হবে।

সময় কখন হবে তা সত্যিই অনিশ্চিত হলে পরিবর্তে wait character ব্যবহার করুন এবং প্রতিটি প্রম্পটে একবার করে ট্যাপ করুন। এটি ধীর, কিন্তু কখনো ব্যর্থ হয় না।

একটি সতর্কতা গুরুত্ব দিয়ে মনে রাখুন: কনফারেন্স PIN-সহ সংরক্ষিত কনট্যাক্টে PIN-টি আপনার address book-এ স্পষ্ট টেক্সট হিসেবে থেকে যায়, আর address book সিঙ্ক হয়। নিয়মিত অভ্যন্তরীণ ব্রিজের ক্ষেত্রে এটি সাধারণত ঠিক আছে; সংবেদনশীল কোনো কিছুর ক্ষেত্রে নয়।

যে ভাষা আপনি পড়তে পারেন না, সেই ভাষায় মেনু হলে

অনুবাদের চেয়ে দুটি বিষয় বেশি কাজে দেয়।

মেনুর কাঠামো সাধারণত একই রকম। বিশ্বের বেশিরভাগ জায়গায় 1 হলো বিক্রয় বা অ্যাকাউন্ট সংক্রান্ত তথ্য, 2 সহায়তা, 9 আবার শোনা, 0 অপারেটর এবং * আগের স্তরে ফিরে যাওয়ার অপশন। শুধু এই প্রচলিত নিয়মগুলো জানলেও যে ভাষা আপনি বলেন না, সেই ভাষার মেনু মোটামুটি সফলভাবে চালানো যায়।

অঙ্কগুলো চেনা ছন্দে বলা হয়। ভাষা না বুঝলেও প্রতিটি অপশনের আগে বলা অঙ্কটি সাধারণত আলাদা করে বোঝা যায়। অপশনগুলো পড়ে শোনানোর সময় গুনলে আপনার প্রয়োজনীয় অপশনটি কোন অবস্থানে আছে তা জানা যায়।

কলটি গুরুত্বপূর্ণ হলে এবং ভাষা সত্যিই বাধা হয়ে দাঁড়ালে, প্রতিষ্ঠানটির international বা English-language লাইনে কল করা—বড় প্রতিষ্ঠানগুলোর বেশিরভাগই এমন একটি নম্বর প্রকাশ করে—দেশীয় মেনুতে ঝামেলা করার চেয়ে দ্রুত।

মেনুতে কলের খরচ কত

এখানে বিলিং ইউনিট অন্য যেকোনো সময়ের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ মেনুতে কাটানো সময় হলো এমন নিষ্ক্রিয় সময়, যার জন্য আপনাকে তবুও টাকা দিতে হয়।

একটি কল মেনুতে 90 সেকেন্ড এবং একজন মানুষের সঙ্গে 4 মিনিট কাটালে মোট সময় 5 মিনিট 30 সেকেন্ড। প্রতি সেকেন্ড হিসেবে বিল হলে আপনি এত সময়ের জন্যই টাকা দেবেন। পুরো মিনিট হিসেবে বিল হলে ছয় মিনিটের জন্য দিতে হবে। তিন মিনিটের ধাপে বিল হলে—কিছু calling card-এ এখনও এমন হয়—নয় মিনিটের জন্য দিতে হবে।

Telvio প্রতি সেকেন্ডে বিল করে, এই ধরনের কলে যা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। নির্দিষ্ট কোনো দেশ ও সময়ের হিসাব দেখতে কল খরচের ক্যালকুলেটর ব্যবহার করুন।

যখন এক্সটেনশন বা মেনু কিছুই নেই

কিছু প্রতিষ্ঠানে শুধু সুইচবোর্ড অপারেটরের মাধ্যমেই যোগাযোগ করা যায়। আবার কিছু প্রতিষ্ঠানে ফোন নম্বর দেখেই যে উপায় বোঝা যায়, তার বাইরেও যোগাযোগের ব্যবস্থা থাকে।

ব্যক্তির নাম নয়, বিভাগ চাইুন। সুইচবোর্ড অপারেটররা সাধারণত বিভাগ অনুযায়ী নির্ভরযোগ্যভাবে কল পাঠাতে পারেন, কিন্তু নাম অনুযায়ী সবসময় পারেন না। ভাষাগত বাধার কারণে অপরিচিত নাম হলে সমস্যা আরও বেশি হয়। “Accounts” বললে সংযোগ পাওয়া যায়, কিন্তু কোনো পদবি বললে প্রায়ই পাওয়া যায় না।

যে এক্সটেনশনে আপনাকে পাঠানো হয়েছে, তা লিখে রাখুন। কোনো অপারেটর আপনাকে অন্যত্র পাঠানোর সঙ্গে সঙ্গে এক্সটেনশনটি কী, তা জিজ্ঞেস করুন। পরের বার সংরক্ষিত ধারা দিয়ে সরাসরি ডায়াল করে পুরো সারি এড়িয়ে যেতে পারবেন। ভবিষ্যতে আবার কল করবেন এমন কোনো প্রতিষ্ঠানে প্রথম কলের সময় এটিই সবচেয়ে মূল্যবান কাজ।

সরাসরি লাইন আছে কি না জিজ্ঞেস করুন। অনেকেরই সরাসরি লাইন থাকে, কিন্তু তারা তা প্রকাশ করে না। প্রশ্ন করতে কোনো খরচ নেই এবং বেশিরভাগ সময় সৎ উত্তর পাওয়া যায়।

কলব্যাকের সুবিধা আছে কি না দেখুন। কিছু সিস্টেম আপনার অবস্থান ধরে রেখে পরে কলব্যাক করার সুযোগ দেয়। আন্তর্জাতিক কলে প্রতিবারই এটি নেওয়া ভালো: কল সংযুক্ত না হওয়া পর্যন্ত কোনো খরচ ছাড়াই অনিশ্চিত অপেক্ষাকে একটি কলের মাধ্যমে বদলে দেয়, আর হোল্ড মিউজিক শোনার জন্য প্রতি সেকেন্ডে টাকা দিতে হয় না।

সংক্ষেপে

এক্সটেনশন ফোন নম্বরের অংশ নয়। এটি কল সংযুক্ত হওয়ার পর পাঠানো DTMF টোনের একটি ধারা। এটি স্বয়ংক্রিয় করতে নম্বরের সঙ্গে নির্দিষ্ট সময়ের বিরতির জন্য কমা, অথবা হাতে অপেক্ষা করার জন্য সেমিকোলন সংরক্ষণ করুন—ছয় সেকেন্ড অপেক্ষার জন্য +14155552671,,204, আর আপনার ট্যাপের পর পাঠানোর জন্য +14155552671;204।

কী চাপলেও কিছু না হলে, সাধারণত আপনি ভুল করছেন না; টোন কীভাবে পাঠানো হচ্ছে, তার অমিলই কারণ। নিশ্চিত হতে একই নম্বরে carrier call করে দেখুন। একজন মানুষের সঙ্গে কথা বলতে বারবার 0 চাপুন, কথা-নির্ভর মেনুতে নীরব থাকুন এবং গন্তব্যের সময় অনুযায়ী উপযুক্ত সময়ে কল করুন। আর প্রতিষ্ঠানটি যদি কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তির direct inward number দেয়, সেটি ব্যবহার করুন—তাহলে মেনু, টোন ও অপেক্ষা সবই এড়ানো যায়।