विदेशमा Extension कसरी Dial गर्ने वा Phone Menu पार गरेर व्यक्तिसँग कसरी कुरा गर्ने

Extension phone number को भाग होइन

Call connect भइसकेपछि open line मा tones पठाएर Extension dial गरिन्छ। यो telephone number को भाग होइन र number मै समावेश गर्न सकिँदैन। Extension सम्बन्धी धेरैजसो अन्योलको कारण यही हो, र यो कुरा सही बुझ्दा धेरै समस्या समाधान हुन्छ।

तपाईंले कुनै company मा call गर्दा number उनीहरूको switchboard — PBX — सम्म पुग्छ। PBX ले call उठाउँछ, त्यसपछि मात्र कुन internal phone मा ring गर्ने भनेर digits सुन्छ। यी digits DTMF, अर्थात् dual-tone multi-frequency का रूपमा जान्छन्: voice channel बाट पठाइने audio tones का जोडी, जसलाई हामी परिचित beep का रूपमा सुन्छौँ।

त्यसैले +1 415 555 2671 ext. 204 भनेर लेखिएको number वास्तवमा दुईवटा instruction हो। +14155552671 मा call गर्नुहोस्। त्यसपछि call उठेपछि 204 पठाउनुहोस्।

Extension automatic रूपमा कसरी पठाउने

दुवै मुख्य phone platform मा दुईवटा special character प्रयोग गरेर पूरै sequence लाई एउटै saved contact मा राख्न सकिन्छ।

Pause — comma ,। करिब दुई seconds पर्खिएर त्यसपछि आउने digits पठाउँछ। Switchboard ले call उठाउन लाग्ने समय लगभग थाहा छ र सधैँ उस्तै हुन्छ भने यसको प्रयोग गर्नुहोस्। अझ ढिला गर्न थप comma राख्नुहोस्।

Wait — iOS मा semicolon ;, वा धेरै Android dialler मा w। बाँकी digits पठाउनुअघि confirm गर्न रोक्छ। समय हरेकपटक फरक हुन्छ वा option छान्नुअघि menu सुन्नुपर्छ भने यसको प्रयोग गर्नुहोस्।

तपाईंलाई चाहिएको कुरा	Save गर्ने कुरा
Dial गर्ने, ~2 s पर्खिने, Extension 204 पठाउने	+14155552671,204
Dial गर्ने, ~6 s पर्खिने, Extension 204 पठाउने	+14155552671,,,204
Dial गर्ने, तयार भएपछि tap गरेर 204 पठाउने	+14155552671;204
Menu option 2, त्यसपछि Extension 204	+14155552671,,2,,204

iOS मा comma वा semicolon type गर्न keypad मा * key थिचेर राख्नुहोस् — * थिचेर राख्दा comma र # थिचेर राख्दा semicolon आउँछ। Android मा धेरैजसो dialler मा * लाई लामो समय थिच्दा वा contact edit गर्दा overflow menu मा दुवै option देखिन्छ।

Pause र wait character saved contact वा dial pad मा मात्र राखिन्छन्, stored E.164 number मा कहिल्यै होइन। Phone number राख्ने database field मा +14155552671 मात्र हुनुपर्छ; Extension आफ्नै छुट्टै field मा राख्नुहोस्। यसको कारणका लागि E.164 format हेर्नुहोस्।

Call मा key थिच्दा केही हुँदैन, किन?

यदि menu ले तपाईंले थिचेका key मा प्रतिक्रिया दिँदैन भने, सम्भावित कारण प्रायः यी तीनमध्ये एक हुन्छन्, र सम्भावनाको क्रम पनि यही हो।

Tones अर्को छेउसम्म पुगिरहेका छैनन्। Internet call मा DTMF तीन तरिकाले पठाउन सकिन्छ: voice stream भित्र audio का रूपमा, RFC 2833 मा परिभाषित छुट्टै signalling event का रूपमा, वा SIP INFO message मार्फत। तपाईंको app र receiver system ले कुन method प्रयोग गर्ने भन्नेमा सहमति नभए अर्को छेउले केही सुन्दैन। यो दुई system बीचको configuration problem हो, र अझ जोडले key थिचेर समाधान हुँदैन। एउटै number मा app call गर्दा menu ले प्रतिक्रिया दिँदैन तर carrier call गर्दा दिन्छ भने, कारण यही हो।

Tones बिग्रिरहेका छन्। Voice codec speech का लागि optimized हुन्छ, pure tones का लागि होइन। त्यसैले aggressive audio compression ले audio का रूपमा पठाइएको DTMF बिगार्न सक्छ। Low-bitrate codec मा in-band DTMF भरपर्दो नहुनुको र RFC 2833 बनाइनुको कारण यही हो।

तपाईंले धेरै चाँडो वा धेरै छिटो key थिचिरहनुभएको छ। धेरै system ले greeting बजिरहेको बेला input बेवास्ता गर्छन्, र केहीले digits बीचमा केही समय चाहन्छन्। Prompt सुरु हुन पर्खनुहोस्, त्यसपछि बिस्तारै key थिच्नुहोस्।

विदेशी phone menu मा व्यक्तिसम्म कसरी पुग्ने

Automated menu हरू call लाई agent सम्म पुग्न नदिन बनाइएका हुन्छन्, र विदेशमा तिनको भाषा तपाईंले पढ्न वा बुझ्न नसक्ने पनि हुन सक्छ। केही उपाय अरूभन्दा धेरैपटक काम गर्छन्।

0 पटक–पटक थिच्नुहोस्। Operator सम्म पुग्ने shortcut का रूपमा zero सबैभन्दा धेरै प्रयोग हुन्छ, र धेरै system मा यसलाई लगातार केहीपटक — वा प्रत्येक menu level मा — थिच्दा human agent सम्म पुर्‍याउँछ। केही system मा * वा # ले पनि यही काम गर्छ।

केही नभन्नुहोस्। Speech-driven menu ले input चिन्न नसकेपछि प्रायः दुई वा तीनपटक असफल भएमा agent मा पठाउँछ। चुप लागेर बस्नु भरपर्दो failure हो।

तपाईंलाई नचाहिने भाषाको option थिच्नुहोस्। Language choice दिने menu मा secondary branch मा automation कम हुने भएकाले छिटो व्यक्तिसम्म पुग्न सकिन्छ।

Destination को timezone मा peak hours बाहिर call गर्नुहोस्। Queue कति लामो छ भन्ने कुरा तपाईं call मै पुग्न सक्नुहुन्छ कि सक्नुहुन्न भन्नेमा सबैभन्दा ठूलो factor हो। Destination मा mid-morning मा गरिएको call र local 9am मा गरिएको call को परिणाम निकै फरक हुन सक्छ। best time to call planner ले destination को clock तपाईंको clock सँग देखाउँछ।

Dial गर्नुअघि account number तयार राख्नुहोस्। धेरै menu ले account number माग्छन्, र timer चलिरहेको बेला त्यसलाई खोज्न थाल्दा छोटो call लामो बन्छ।

International call मा Extension

Switchboard अर्को देशमा हुँदा दुईवटा कुरा फरक हुन्छन्।

Connect हुन बढी समय लाग्छ। International call setup मा domestic call भन्दा केही seconds बढी लाग्छ, त्यसैले local number का लागि मिलाइएको comma-based pause चाँडै सुरु हुन्छ। Saved sequence domestic रूपमा काम गर्छ तर international रूपमा असफल हुन्छ भने comma थप्नुहोस्, वा wait character प्रयोग गरेर digits हातैले पठाउनुहोस्।

Direct inward dialling ले Extension आवश्यक नहुन सक्छ। धेरै organisation ले प्रत्येक internal phone लाई आफ्नै full external number दिन्छन् — direct inward dialling, वा DID — त्यसैले कुनै menu बिना Extension लाई सामान्य number का रूपमा call गर्न सकिन्छ। तपाईंसँग switchboard number र Extension दुवै छन् भने direct number छ कि छैन भनेर सोध्नु उपयोगी हुन्छ। यसले हरेकपटक छिटो काम गर्छ र DTMF सम्बन्धी समस्या नै हटाउँछ।

Conference bridge र PIN code

Conference dial-in मा पनि यही mechanism काम गर्छ, र sequence लामो हुने भएकाले अन्य ठाउँभन्दा यहाँ यसले धेरै समय बचाउँछ।

सामान्यतया dial-in मा number, त्यसपछि meeting ID, त्यसपछि #, र कहिलेकाहीँ participant PIN अनि अर्को # चाहिन्छ। एउटै string का रूपमा save गर्दा यो यस्तो हुन्छ:

+14155552671,,123456789#,,1234#

Number पछि भएका दुई comma ले bridge ले answer गर्न पर्खाउँछन्, meeting ID लाई अन्तिम # सहित पठाइन्छ, थप दुई comma ले PIN prompt का लागि पर्खाउँछन्, अनि PIN पठाइन्छ। Bridge ले answer गर्न ढिला गर्छ भने अनुमान गर्नुभन्दा comma थप्नुहोस् — थप दुई seconds ले केही फरक पर्दैन, तर sequence चाँडै पठाइयो भने पूरै sequence फेरि dial गर्नुपर्छ।

समय साँच्चिकै अनुमान गर्न नसकिने भए wait character प्रयोग गर्नुहोस् र प्रत्येक prompt मा एकपटक tap गर्नुहोस्। यो ढिलो हुन्छ, तर कहिल्यै असफल हुँदैन।

गम्भीरतापूर्वक ध्यान दिनुपर्ने कुरा: Conference PIN भएको saved contact ले त्यो PIN तपाईंको address book मा clear text मा राख्छ, र address book sync हुन्छ। नियमित internal bridge का लागि यो प्रायः ठीक हुन्छ; संवेदनशील कुराका लागि भने ठीक हुँदैन।

Menu तपाईंले नबुझ्ने भाषामा हुँदा

Translation भन्दा यी दुई कुराले बढी सहयोग गर्छन्।

Menu structure प्रायः उस्तै हुन्छ। संसारका धेरै ठाउँमा 1 sales वा account information, 2 support, 9 repeat, 0 operator, र * अघिल्लो level मा फर्किने option हुन्छ। यी सामान्य convention का आधारमा आफूले नबुझ्ने भाषाको menu पनि ठीकठाक रूपमा चलाउन सकिन्छ।

Numbers पहिचान गर्न सकिने rhythm मा बोलिन्छन्। भाषा नबुझे पनि हरेक option अघि भनिएको digit सामान्यतया छुट्याउन सकिन्छ, र option हरू पढिँदा गन्दै गएमा आफूलाई चाहिएको option कुन स्थानमा छ भनेर थाहा हुन्छ।

Call महत्वपूर्ण छ र भाषा साँच्चिकै बाधा बनेको छ भने organisation को international वा English-language line मा call गर्नुहोस् — धेरै ठूला institution ले यस्तो number publish गरेका हुन्छन्। Domestic menu सँग संघर्ष गर्नुभन्दा यो छिटो हुन्छ।

Menu मा गरिएको call को cost कति हुन्छ

Billing unit यहाँ अरू ठाउँभन्दा बढी महत्वपूर्ण हुन्छ, किनकि menu मा बिताएको समय dead time भए पनि त्यसको पैसा तिर्नुपर्छ।

Menu मा 90 seconds र व्यक्तिसँग 4 minutes बितेको call जम्मा 5 minutes 30 seconds हुन्छ। Per second billing भए तपाईंले तिर्ने समय यही हो। Per whole minute billing भए six minutes हुन्छ। Three-minute increment मा billing हुने — केही calling card मा अझै यस्तो हुन्छ — भने nine minutes हुन्छ।

Telvio ले per second billing गर्छ, जुन ठ्याक्कै यस्तो प्रकारको call मा सबैभन्दा महत्वपूर्ण हुन्छ। कुनै खास country र duration को हिसाब हेर्न call cost calculator प्रयोग गर्नुहोस्।

Extension र menu दुवै नभएमा

केही organisation मा switchboard operator मार्फत मात्र पुग्न सकिन्छ, र केहीमा phone number हेर्दा स्पष्ट नहुने तरिकाले मात्र पुग्न सकिन्छ।

व्यक्तिको नाम होइन, department माग्नुहोस्। Switchboard operator ले department का आधारमा भरपर्दो रूपमा route गर्छन्, तर नामका आधारमा कम भरपर्दो हुन्छन्। भाषा फरक हुँदा अपरिचित नाम उच्चारण गर्न अझ गाह्रो हुन्छ। “Accounts” भन्दा पुगिन्छ; surname भने प्रायः पुग्दैन।

तपाईंलाई transfer गरिएको Extension note गर्नुहोस्। Operator ले transfer गर्नेबित्तिकै Extension के हो भनेर सोध्नुहोस्। अर्को पटक saved sequence प्रयोग गरेर सिधै dial गर्न र queue पूरै छोड्न सक्नुहुन्छ। फेरि call गर्नुपर्ने कुनै organisation मा पहिलो call गर्दा गर्नुपर्ने सबैभन्दा उपयोगी काम यही हो।

Direct line छ कि छैन भनेर सोध्नुहोस्। धेरै व्यक्तिसँग direct line हुन्छ, तर उनीहरूले त्यसलाई सार्वजनिक नगरेका हुन सक्छन्। सोध्दा कुनै cost लाग्दैन र प्रायः इमानदारीपूर्वक जवाफ पाइन्छ।

Callback को सुविधा छ कि छैन हेर्नुहोस्। केही system ले तपाईंको queue position राखेर पछि callback गर्ने option दिन्छन्। International call मा यो हरेकपटक लिनु उपयोगी हुन्छ: connect नभएसम्म cost नलाग्ने call मा अनिश्चित wait लाई बदल्छ, र hold music सुन्दै per second तिर्नुपर्दैन।

मुख्य कुरा

Extension phone number को भाग होइन। यो call connect भएपछि पठाइने DTMF tones को set हो। यसलाई automatic बनाउन timed pause का लागि comma वा manual wait का लागि semicolon राखेर number save गर्नुहोस् — six-second delay का लागि +14155552671,,204, र तपाईंले tap गरेपछि पठाउन +14155552671;204।

Key थिच्दा केही हुँदैन भने सामान्य कारण तपाईंले केही गलत गरिरहनुभएको नभई tones कसरी transmit हुन्छन् भन्नेमा भएको mismatch हो; पुष्टि गर्न त्यही number मा carrier call गरेर हेर्नुहोस्। व्यक्तिसम्म पुग्न 0 पटक–पटक थिच्नुहोस्, speech menu मा चुप लागेर बस्नुहोस्, र destination को timezone अनुसार उपयुक्त समयमा call गर्नुहोस्। Organisation ले तपाईंले खोज्नुभएको व्यक्तिको direct inward number दिएको छ भने त्यसैको प्रयोग गर्नुहोस् — यसले menu, tones र waiting सबै हटाउँछ।