Så ringer du en anknytning eller tar dig genom en telefonmeny utomlands

En anknytning är inte en del av telefonnumret

En anknytning rings efter att samtalet redan har kopplats fram genom att toner skickas över den öppna linjen. Den är inte en del av telefonnumret och kan inte inkluderas i det. Denna enkla omständighet förklarar det mesta av förvirringen kring anknytningar, och när du har förstått den löser du de flesta problemen.

När du ringer ett företag går numret till deras växel — en PBX. PBX:en svarar, och först därefter lyssnar den efter siffror för att avgöra vilken intern telefon som ska ringa. Siffrorna skickas som DTMF, dual-tone multi-frequency: de välbekanta tonerna, där varje ton består av ett par ljudfrekvenser som skickas över själva röstkanalen.

Ett nummer som skrivs som +1 415 555 2671 ext. 204 består egentligen av två instruktioner. Ring +14155552671. När någon har svarat skickar du 204.

Så skickar du en anknytning automatiskt

Båda de stora telefonplattformarna låter dig bygga in hela sekvensen i en sparad kontakt med hjälp av två specialtecken.

Paus — kommatecknet ,. Väntar ungefär två sekunder och skickar sedan siffrorna som följer. Använd det när du vet ungefär hur lång tid växeln tar på sig att svara och tiden är konstant. Lägg till fler kommatecken för längre fördröjning.

Vänta — semikolonet ; på iOS eller w i många Android-telefonappar. Pausar och ber dig bekräfta innan resten skickas. Använd det när tiden varierar eller när du måste höra menyn innan du väljer.

Det du vill göra	Det du ska spara
Ringa, vänta ~2 s och skicka anknytning 204	+14155552671,204
Ringa, vänta ~6 s och skicka anknytning 204	+14155552671,,,204
Ringa och trycka för att skicka 204 när du är redo	+14155552671;204
Menyval 2 och sedan anknytning 204	+14155552671,,2,,204

Om du vill skriva ett komma eller semikolon på iOS håller du ned * på knappsatsen — när du håller ned * får du ett komma och när du håller ned # får du ett semikolon. På Android finns båda oftast genom ett långt tryck på * eller i översvämningsmenyn när du redigerar en kontakt.

Paus- och väntetecken hör endast hemma i en sparad kontakt eller på knappsatsen, aldrig i ett lagrat E.164-nummer. Ett databasfält som innehåller ett telefonnummer ska innehålla +14155552671 och inget annat; anknytningen ska finnas i ett eget fält. Se E.164-format om du vill veta varför.

Varför händer inget när jag trycker på knappar under samtalet?

Om menyn inte reagerar på knapptryckningarna beror det nästan alltid på en av tre saker, i följande ordning efter sannolikhet.

Tonerna når inte fram. I ett internetsamtal kan DTMF skickas på tre olika sätt: som ljud i röstströmmen, som en separat signalhändelse enligt RFC 2833 eller via SIP INFO-meddelanden. Om din app och det mottagande systemet inte är överens om vilken metod som ska användas hör mottagaren ingenting. Det är ett konfigurationsproblem mellan de två systemen, inte något du kan lösa genom att trycka hårdare. Om en meny inte reagerar i ett appsamtal men reagerar när du ringer samma nummer via en operatör är det därför.

Tonerna förvrängs. Aggressiv ljudkomprimering kan förvränga DTMF som skickas som ljud, eftersom röstkodekar är optimerade för tal och inte för rena toner. Därför är DTMF in-band opålitligt med kodekar med låg bithastighet, och därför finns RFC 2833.

Du trycker för tidigt eller för snabbt. Många system ignorerar inmatning under hälsningsmeddelandet, och vissa kräver en kort paus mellan siffrorna. Vänta tills uppmaningen har börjat och tryck sedan lugnt och tydligt.

Så når du en person i en utländsk telefonmeny

Automatiska menyer är utformade för att avleda samtal, och utomlands är de dessutom på ett språk du kanske inte kan läsa. Några metoder fungerar oftare än andra.

Tryck på 0 flera gånger. Noll är den vanligaste genvägen till en operatör, och i många system leder flera tryck i följd — eller ett tryck på varje menynivå — till en person. I vissa system fungerar * eller # på samma sätt.

Säg ingenting. Röststyrda menyer kopplar vanligtvis vidare till en handläggare efter två eller tre misslyckanden med att känna igen inmatningen. Tystnad är ett pålitligt misslyckande.

Tryck på alternativet för ett språk du inte behöver. Menyer som erbjuder ett språkval har ofta mindre automatisering på det sekundära alternativet, vilket gör att du snabbare kommer till en person.

Ring utanför högtrafik i destinationens tidszon. Kölängden är den enskilt största faktorn för om du över huvud taget kommer fram, och ett samtal som görs mitt på förmiddagen på destinationen fungerar mycket annorlunda än ett som görs kl. 9am lokal tid. Planeraren för bästa tid att ringa visar destinationens klockslag jämfört med ditt.

Ha kundnumret redo innan du ringer. De flesta menyer frågar efter det, och när du letar efter det medan tidtagningen pågår är det där korta samtal blir långa.

Anknytningar i internationella samtal

Två saker förändras när växeln finns i ett annat land.

Det tar längre tid innan samtalet kopplas fram. Internationell samtalsuppkoppling tar flera sekunder längre än ett inrikes samtal, och en kommabaserad paus som är anpassad för ett lokalt nummer skickar därför för tidigt. Om en sparad sekvens fungerar inrikes men misslyckas internationellt kan du lägga till kommatecken eller byta till väntetecknet och skicka siffrorna manuellt.

Direktval kan göra anknytningen onödig. Många organisationer tilldelar varje intern telefon ett eget komplett externt nummer — direktval, eller DID — så att anknytningen kan nås som ett vanligt nummer utan någon meny alls. Om du har både ett växelnummer och en anknytning är det värt att fråga om det finns ett direktnummer. Det går snabbare varje gång och du slipper hela frågan om DTMF.

Konferensbryggor och PIN-koder

Samma mekanism hanterar konferensinloggningar, och där sparar den mer tid än någon annanstans eftersom sekvenserna är längre.

En inloggning kräver vanligtvis ett nummer, sedan ett mötes-ID, därefter # och ibland en deltagar-PIN och ytterligare ett #. Sparat som en enda sträng blir det:

+14155552671,,123456789#,,1234#

De två kommatecknen efter numret väntar på att konferensbryggan ska svara, mötes-ID:t skickas med det avslutande #, två ytterligare kommatecken väntar på PIN-uppmaningen och därefter skickas PIN-koden. Om bryggan tar lång tid på sig att svara lägger du till kommatecken i stället för att chansa — två extra sekunder kostar ingenting, medan en sekvens som skickas för tidigt måste ringas upp igen från början.

När tiden verkligen är oförutsägbar använder du väntetecknet i stället och trycker en gång vid varje uppmaning. Det går långsammare men misslyckas aldrig.

En sak som är värd att ta på allvar: en sparad kontakt som innehåller en konferens-PIN lagrar PIN-koden i klartext i din adressbok, och adressböcker synkroniseras. För en återkommande intern konferensbrygga är det vanligtvis okej, men för något känsligt är det inte det.

När menyn är på ett språk du inte kan läsa

Två saker hjälper mer än översättning.

Menystrukturer följer ofta samma mönster. I större delen av världen är 1 försäljning eller kontoinformation, 2 support, 9 upprepa, 0 operatör och * tillbaka till föregående nivå. Med bara dessa konventioner kan du navigera i en meny på ett språk du inte talar med rimlig framgång.

Siffror uttalas med en igenkännbar rytm. Även utan att förstå språket går det vanligtvis att urskilja siffran som meddelas före varje alternativ, och genom att räkna alternativen medan de läses upp hittar du positionen för det du vill välja.

Om samtalet är viktigt och språket verkligen är ett hinder går det snabbare att ringa organisationens internationella linje eller engelskspråkiga linje — de flesta större institutioner publicerar en sådan — än att kämpa sig genom den inhemska menyn.

Vad kostar ett samtal till en meny?

Debiteringsenheten spelar större roll här än nästan någon annanstans, eftersom tiden i menyn är dödtid som du ändå betalar för.

Ett samtal som tillbringar 90 sekunder i en meny och 4 minuter med en person tar 5 minuter 30 sekunder. Om du debiteras per sekund är det vad du betalar för. Om du debiteras per hel minut blir det sex minuter. Om du debiteras i intervall om tre minuter — vilket vissa telefonkort fortfarande gör — blir det nio.

Telvio debiterar per sekund, vilket är särskilt viktigt för just den här typen av samtal. Om du vill se beräkningen för ett visst land och en viss samtalslängd använder du kalkylatorn för samtalskostnad.

När det varken finns anknytning eller meny

Vissa organisationer kan endast nås via en växeloperatör, och några av dem kan bara nås på sätt som inte alls framgår tydligt av telefonnumret.

Be att få tala med avdelningen, inte personen. Växeloperatörer kopplar pålitligt till avdelningar men mindre pålitligt till personer, särskilt över en språkbarriär där namnet är obekant. "Accounts" går fram; ett efternamn gör det ofta inte.

Notera anknytningen du kopplas till. Så fort en operatör kopplar dig vidare frågar du vilken anknytning det är. Nästa gång kan du ringa den direkt med en sparad sekvens och hoppa över kön helt. Det här är det mest värdefulla du kan göra vid det första samtalet till en organisation som du kommer att ringa igen.

Fråga om det finns en direktlinje. Många har en sådan utan att göra reklam för den. Frågan kostar ingenting och besvaras oftare ärligt än inte.

Kontrollera om återuppringning erbjuds. Vissa system erbjuder sig att behålla din plats i kön och ringa upp dig. Vid ett internationellt samtal är det värt att välja varje gång: du byter en oförutsägbar väntan mot ett samtal som inte kostar något förrän det kopplas fram, och du betalar inte per sekund för att lyssna på väntemusik.

Sammanfattning

En anknytning är inte en del av ett telefonnummer. Det är en uppsättning DTMF-toner som skickas efter att samtalet har kopplats fram, och sättet att automatisera det är att spara numret med ett komma för en tidsinställd paus eller ett semikolon för manuell väntan — +14155552671,,204 för sex sekunders fördröjning, +14155552671;204 för att skicka när du trycker.

När knapptryckningar inte gör något beror det vanligtvis på att tonerna överförs på olika sätt, inte på att du gör något fel. Testa samma nummer via en operatör för att bekräfta det. Om du vill nå en person trycker du upprepade gånger på 0, är tyst i en röststyrd meny och ringer vid en lämplig tid i destinationens tidszon. Och om organisationen erbjuder ett direktnummer till personen du vill nå använder du det — då slipper du menyn, tonerna och hela väntan.