Wie Sie im Ausland eine Durchwahl wählen oder ein Telefonmenü bedienen

Eine Durchwahl ist kein Teil der Telefonnummer

Eine Durchwahl wird nach dem Verbindungsaufbau gewählt, indem Töne über die offene Leitung gesendet werden. Sie ist kein Teil der Telefonnummer und kann nicht in diese aufgenommen werden. Diese einfache Tatsache erklärt die meisten Missverständnisse bei Durchwahlen. Wenn Sie sie richtig berücksichtigen, lösen sich die meisten Probleme.

Wenn Sie ein Unternehmen anrufen, erreicht die Nummer dessen Telefonanlage, eine PBX. Die PBX nimmt den Anruf an und wartet erst dann auf Ziffern, um zu entscheiden, welches interne Telefon klingeln soll. Diese Ziffern werden als DTMF übertragen, also als Mehrfrequenzwahlverfahren: die bekannten Pieptöne, von denen jeder aus zwei Audiosignalen besteht, die über den Sprachkanal selbst gesendet werden.

Eine Nummer wie +1 415 555 2671 ext. 204 besteht also tatsächlich aus zwei Anweisungen. Rufen Sie +14155552671 an. Senden Sie anschließend, sobald der Anruf angenommen wurde, 204.

So senden Sie eine Durchwahl automatisch

Beide großen Telefonplattformen ermöglichen es Ihnen, die gesamte Abfolge mit zwei Sonderzeichen in einem gespeicherten Kontakt zu hinterlegen.

Pause — das Komma ,. Wartet etwa zwei Sekunden und sendet anschließend die folgenden Ziffern. Verwenden Sie es, wenn Sie ungefähr wissen, wie lange die Telefonanlage bis zur Annahme braucht, und diese Zeit gleichbleibend ist. Für eine längere Verzögerung fügen Sie weitere Kommas hinzu.

Warten — das Semikolon ; unter iOS oder w bei vielen Android-Wählprogrammen. Unterbricht den Ablauf und fordert Sie auf, das Senden des restlichen Teils zu bestätigen. Verwenden Sie es, wenn die Zeit bis zur Ansage variiert oder Sie das Menü zunächst hören müssen.

Was Sie möchten	Was Sie speichern
Wählen, etwa 2 s warten, Durchwahl 204 senden	+14155552671,204
Wählen, etwa 6 s warten, Durchwahl 204 senden	+14155552671,,,204
Wählen und 204 bei Bedarf durch Tippen senden	+14155552671;204
Menüoption 2, anschließend Durchwahl 204	+14155552671,,2,,204

Um unter iOS ein Komma oder Semikolon einzugeben, halten Sie die Taste * auf dem Tastenfeld gedrückt — * gedrückt ergibt ein Komma, # gedrückt ein Semikolon. Unter Android finden Sie beide Zeichen bei den meisten Wählprogrammen durch langes Drücken von * oder im Überlaufmenü beim Bearbeiten eines Kontakts.

Pausen- und Wartezeichen gehören ausschließlich in einen gespeicherten Kontakt oder in das Wählfeld, niemals in eine gespeicherte E.164-Nummer. Ein Datenbankfeld für eine Telefonnummer sollte +14155552671 und nichts anderes enthalten; die Durchwahl gehört in ein eigenes Feld. Weitere Informationen finden Sie unter E.164-Format.

Warum passiert nichts, wenn ich während des Anrufs Tasten drücke?

Wenn das Menü nicht auf Ihre Tasteneingaben reagiert, liegt die Ursache fast immer an einem von drei Punkten, in dieser Reihenfolge der Wahrscheinlichkeit.

Die Töne erreichen die Gegenstelle nicht. Bei einem Internetanruf kann DTMF auf drei verschiedene Arten gesendet werden: als Audio im Sprachdatenstrom, als separates Signalisierungsereignis gemäß RFC 2833 oder über SIP-INFO-Nachrichten. Wenn Ihre App und das empfangende System nicht dieselbe Methode verwenden, hört die Gegenstelle nichts. Das ist ein Konfigurationsproblem zwischen den beiden Systemen und lässt sich nicht durch stärkeres Drücken beheben. Wenn ein Menü bei einem Anruf über eine App nicht reagiert, bei einem Anruf über einen Netzbetreiber zur gleichen Nummer aber schon, ist dies der Grund.

Die Töne werden verzerrt. Eine starke Audiokomprimierung kann DTMF-Töne als Audio verfälschen, weil Sprachcodecs für Sprache und nicht für reine Töne optimiert sind. Deshalb ist In-Band-DTMF bei Codecs mit niedriger Bitrate unzuverlässig und deshalb gibt es RFC 2833.

Sie drücken zu früh oder zu schnell. Viele Systeme ignorieren Eingaben während der Begrüßung, und einige benötigen einen kurzen Abstand zwischen den Ziffern. Warten Sie, bis die Ansage beginnt, und drücken Sie dann bewusst.

So erreichen Sie eine Person in einem ausländischen Telefonmenü

Automatisierte Menüs sollen Anrufe abfangen, und im Ausland sind sie zudem in einer Sprache, die Sie möglicherweise nicht lesen. Einige Vorgehensweisen funktionieren häufiger als andere.

Drücken Sie wiederholt 0. Die Null ist die am weitesten verbreitete Abkürzung zum Vermittlungsdienst. Bei vielen Systemen führt das mehrmalige Drücken hintereinander — oder auf jeder Menüebene — zu einer Person. Bei manchen Systemen haben * oder # dieselbe Funktion.

Sagen Sie nichts. Sprachgesteuerte Menüs leiten Sie meist nach zwei oder drei nicht erkannten Eingaben an eine Person weiter. Schweigen ist ein zuverlässiger Fehlerfall.

Wählen Sie die Option für eine Sprache, die Sie nicht benötigen. Menüs mit Sprachauswahl sind in den zusätzlichen Zweigen oft weniger stark automatisiert, sodass Sie schneller zu einer Person gelangen.

Rufen Sie außerhalb der Stoßzeiten in der Zeitzone des Ziellands an. Die Länge der Warteschlange ist der wichtigste einzelne Faktor dafür, ob Sie überhaupt durchkommen. Ein Anruf am späten Vormittag im Zielland verhält sich ganz anders als einer um 9 Uhr Ortszeit. Der Planer für die beste Anrufzeit zeigt die Uhrzeit im Zielland im Vergleich zu Ihrer an.

Halten Sie die Kundennummer bereit, bevor Sie wählen. Die meisten Menüs fragen danach. Wenn Sie während des laufenden Timers danach suchen müssen, werden kurze Anrufe schnell zu langen.

Durchwahlen bei internationalen Anrufen

Wenn sich die Telefonanlage in einem anderen Land befindet, ändern sich zwei Dinge.

Der Verbindungsaufbau dauert länger. Der Aufbau eines internationalen Anrufs dauert mehrere Sekunden länger als bei einem Inlandsanruf. Eine auf eine lokale Nummer abgestimmte Pause mit Kommas wird daher zu früh ausgelöst. Wenn eine gespeicherte Abfolge im Inland funktioniert, international aber scheitert, fügen Sie Kommas hinzu oder wechseln Sie zum Wartezeichen und senden Sie die Ziffern manuell.

Direkte Einwahl kann die Durchwahl überflüssig machen. Viele Organisationen weisen jedem internen Telefon eine eigene vollständige externe Nummer zu — Direct Inward Dialling oder DID —, sodass die Durchwahl als normale Nummer ohne Menü erreichbar ist. Wenn Sie sowohl die Nummer der Telefonanlage als auch eine Durchwahl haben, lohnt es sich zu fragen, ob eine direkte Nummer existiert. Das ist jedes Mal schneller und erspart Ihnen die gesamte Frage der DTMF-Übertragung.

Konferenzbrücken und PIN-Codes

Dasselbe Verfahren funktioniert bei Einwahlnummern für Konferenzen. Dort spart es mehr Zeit als anderswo, weil die Abfolgen länger sind.

Eine Einwahl erfordert normalerweise eine Nummer, dann eine Konferenz-ID, anschließend # und manchmal eine Teilnehmer-PIN sowie ein weiteres #. Als eine Zeichenfolge gespeichert sieht das so aus:

+14155552671,,123456789#,,1234#

Die beiden Kommas nach der Nummer warten, bis die Konferenzbrücke antwortet. Die Konferenz-ID wird mit dem abschließenden # gesendet, zwei weitere Kommas warten auf die PIN-Abfrage, und danach folgt die PIN. Wenn die Konferenzbrücke langsam antwortet, fügen Sie Kommas hinzu, anstatt zu raten — zwei zusätzliche Sekunden kosten nichts, eine zu früh gesendete Abfolge muss dagegen vollständig neu gewählt werden.

Wenn der Zeitpunkt wirklich unvorhersehbar ist, verwenden Sie stattdessen das Wartezeichen und tippen Sie bei jeder Ansage einmal. Das ist langsamer, funktioniert aber zuverlässig.

Ein Hinweis, den Sie ernst nehmen sollten: Ein gespeicherter Kontakt mit einer Konferenz-PIN speichert diese PIN im Klartext in Ihrem Adressbuch, und Adressbücher werden synchronisiert. Für eine regelmäßig verwendete interne Konferenzbrücke ist das normalerweise in Ordnung, für sensible Inhalte jedoch nicht.

Wenn das Menü in einer Sprache ist, die Sie nicht lesen

Zwei Dinge helfen mehr als eine Übersetzung.

Menüstrukturen folgen oft denselben Mustern. In den meisten Teilen der Welt steht 1 für Vertrieb oder Kontoinformationen, 2 für Support, 9 für Wiederholung, 0 für den Vermittlungsdienst und * für die vorherige Ebene. Mit diesen Konventionen können Sie ein Menü in einer Sprache, die Sie nicht sprechen, einigermaßen erfolgreich bedienen.

Ziffern werden in einem erkennbaren Rhythmus angesagt. Auch ohne die Sprache zu verstehen, lässt sich die vor jeder Option angesagte Ziffer meist unterscheiden. Wenn Sie die Optionen beim Vorlesen mitzählen, können Sie die Position der gewünschten Option bestimmen.

Wenn der Anruf wichtig ist und die Sprache ein echtes Hindernis darstellt, ist es schneller, die internationale oder englischsprachige Nummer der Organisation anzurufen — die meisten größeren Einrichtungen veröffentlichen eine solche Nummer —, als sich durch das Inlandsmenü zu kämpfen.

Was ein Anruf bei einem Menü kostet

Die Abrechnungseinheit ist hier wichtiger als bei fast jedem anderen Anruf, da die Zeit im Menü ungenutzte Zeit ist, die Sie trotzdem bezahlen.

Ein Anruf mit 90 Sekunden im Menü und 4 Minuten mit einer Person dauert 5 Minuten 30 Sekunden. Bei sekundengenauer Abrechnung zahlen Sie genau dafür. Bei Abrechnung pro angefangene Minute sind es sechs Minuten. Bei Abrechnung in Drei-Minuten-Einheiten — wie sie manche Calling Cards noch verwenden — sind es neun.

Telvio rechnet sekundengenau ab. Das ist gerade bei dieser Art von Anruf besonders wichtig. Für die Berechnung eines bestimmten Landes und einer bestimmten Dauer verwenden Sie den Anrufkostenrechner.

Wenn es weder eine Durchwahl noch ein Menü gibt

Einige Organisationen sind nur über den Vermittlungsdienst erreichbar, und bei einigen ist aus der Telefonnummer überhaupt nicht ersichtlich, wie sie erreichbar sind.

Fragen Sie nach der Abteilung, nicht nach der Person. Vermittlungskräfte verbinden zuverlässig mit Abteilungen, aber weniger zuverlässig mit Namen — besonders bei einer Sprachbarriere, wenn der Name unbekannt ist. Mit „Buchhaltung“ kommen Sie durch, ein Nachname dagegen häufig nicht.

Notieren Sie die Durchwahl, mit der Sie verbunden werden. Sobald eine Vermittlungskraft Sie weiterleitet, fragen Sie nach der Durchwahl. Beim nächsten Mal können Sie sie mit einer gespeicherten Abfolge direkt wählen und die Warteschlange vollständig überspringen. Das ist der wichtigste Schritt bei einem ersten Anruf bei einer Organisation, die Sie erneut kontaktieren werden.

Fragen Sie nach einer direkten Nummer. Viele Personen haben eine solche Nummer, veröffentlichen sie aber einfach nicht. Die Frage kostet nichts und wird häufiger ehrlich beantwortet, als man denkt.

Prüfen Sie, ob ein Rückruf angeboten wird. Manche Systeme bieten an, Ihren Platz in der Warteschlange zu behalten und Sie zurückzurufen. Bei einem internationalen Anruf sollten Sie das immer in Anspruch nehmen: So wird eine unvorhersehbare Wartezeit zu einem Anruf, der bis zum Verbindungsaufbau nichts kostet, und Sie bezahlen nicht sekundengenau dafür, Wartemusik zu hören.

Zusammenfassung

Eine Durchwahl ist kein Teil einer Telefonnummer. Sie besteht aus DTMF-Tönen, die nach dem Verbindungsaufbau gesendet werden. Automatisieren lässt sie sich, indem Sie die Nummer mit einem Komma für eine zeitgesteuerte Pause oder einem Semikolon für eine manuelle Warteaufforderung speichern — +14155552671,,204 für eine Verzögerung von sechs Sekunden, +14155552671;204, um die Ziffern durch Tippen zu senden.

Wenn Tasteneingaben nichts bewirken, liegt die übliche Ursache eher in einer nicht übereinstimmenden Übertragungsmethode der Töne als in einem Fehler Ihrerseits. Testen Sie dieselbe Nummer über einen Anruf beim Netzbetreiber, um dies zu bestätigen. Um eine Person zu erreichen, drücken Sie wiederholt 0, schweigen Sie bei einem sprachgesteuerten Menü und rufen Sie zu einer passenden Uhrzeit in der Zeitzone des Ziellands an. Wenn die Organisation eine direkte Nummer für die gewünschte Person anbietet, verwenden Sie diese — damit überspringen Sie das Menü, die Tonwahl und die Wartezeit vollständig.