Hệ thống điện thoại ảo

Dịch vụ điện thoại ảo là gì?

Dịch vụ điện thoại ảo định tuyến cuộc gọi và tin nhắn qua internet hoặc mạng đám mây thay vì phụ thuộc vào điện thoại bàn truyền thống gắn với một thiết bị vật lý. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng số điện thoại—số địa phương, số miễn phí hoặc số quốc tế—mà không cần phần cứng PBX tại văn phòng. Bạn có thể trả lời cuộc gọi trên điện thoại thông minh, ứng dụng softphone trên laptop hoặc điện thoại bàn IP.

Dịch vụ điện thoại ảo thường bao gồm số điện thoại ảo cho doanh nghiệp, chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển thư thoại thành email, SMS và định tuyến cuộc gọi cơ bản. Các tổ chức sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo để tạo sự hiện diện tại địa phương ở nhiều thị trường, tách cuộc gọi cá nhân khỏi công việc và mở rộng hoạt động liên lạc mà không cần lắp thêm đường dây điện thoại vật lý.

Hai mô hình phổ biến:

• Hệ thống đám mây được lưu trữ (hệ thống điện thoại ảo đầy đủ), hoạt động như một nền tảng điện thoại doanh nghiệp hoàn chỉnh với máy nhánh, IVR và phân tích.
• Dịch vụ số điện thoại ảo và chuyển tiếp đơn giản, cung cấp số điện thoại doanh nghiệp ảo rồi chuyển cuộc gọi đến bất kỳ thiết bị nào.

Hãy hình dung số điện thoại ảo cho doanh nghiệp như một địa chỉ được công khai. Cuộc gọi sẽ được chuyển đến đâu là điều linh hoạt và do các quy tắc bạn thiết lập trong bảng điều khiển hoặc ứng dụng di động quyết định.

Lợi ích đối với doanh nghiệp nhỏ

Hệ thống điện thoại ảo cho doanh nghiệp nhỏ mang lại những lợi ích thiết thực, tác động đến doanh thu, trải nghiệm khách hàng và chi phí vận hành.

Chi phí thấp hơn

• Không cần phần cứng PBX tại chỗ hoặc hợp đồng bảo trì. Gói cước hàng tháng hoặc hình thức thanh toán theo mức sử dụng giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu.
• Nếu bạn gọi quốc tế, cước gọi VoIP thường thấp hơn cước di động hoặc điện thoại bàn. Ví dụ, một số ứng dụng VoIP di động cung cấp mức cước theo phút dưới một đô la đến nhiều điểm đến và tính cước theo giây để tránh tính phí quá cao cho các cuộc gọi ngắn.

Hình ảnh chuyên nghiệp

• Số điện thoại doanh nghiệp ảo giúp một nhóm nhỏ tạo cảm giác như một doanh nghiệp lớn hơn. Bạn có thể sử dụng số địa phương tại nhiều thành phố hoặc số miễn phí, từ đó tăng độ tin cậy và tỷ lệ chuyển đổi trên các tài liệu tiếp thị.
• Các tính năng như định tuyến theo giờ làm việc, tổng đài tự động và lời chào tùy chỉnh đảm bảo người gọi nhận được phản hồi phù hợp ngay cả ngoài giờ làm việc.

Tính linh hoạt và khả năng di động

• Trả lời cuộc gọi công việc trên điện thoại thông minh, laptop hoặc máy tính bảng. Nhân viên làm việc từ xa và đội ngũ thường xuyên di chuyển vẫn có thể liên lạc mà không cần công khai số cá nhân.
• Dịch vụ điện thoại ảo hoạt động qua WiFi hoặc dữ liệu di động, nên nhân viên có thể đi công tác mà không mất số điện thoại công việc.

Khả năng mở rộng

• Thêm hoặc xóa số và đường dây người dùng nhanh chóng. Khi tuyển thêm nhân viên, bạn không phải chờ kỹ thuật viên đi dây mới.
• Các chiến dịch tạm thời có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo trong thời gian ngắn mà không cần thay đổi phần cứng.

Thông tin và quyền kiểm soát

• Nhật ký cuộc gọi, bản ghi âm và các báo cáo phân tích cơ bản cho thấy hành vi khách hàng, giúp cải thiện quyết định về nhân sự hoặc chiến dịch.
• Tích hợp với hệ thống CRM kết nối dữ liệu cuộc gọi với hồ sơ khách hàng.

Đơn giản và nhanh chóng

• Nhiều dịch vụ điện thoại ảo cho phép bạn cấp số và người dùng trong vài phút thông qua cổng web hoặc ứng dụng. Một số dịch vụ không yêu cầu thiết lập tài khoản đầy đủ hoặc hợp đồng dài hạn.

Những lợi ích này khiến điện thoại doanh nghiệp ảo trở thành nền tảng thiết thực cho hoạt động liên lạc của doanh nghiệp nhỏ hiện đại.

Các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại ảo hàng đầu

Dưới đây là những nhà cung cấp phổ biến và lý do các doanh nghiệp nhỏ thường lựa chọn họ. Đây không phải bảng xếp hạng toàn diện mà là phần tổng quan thực tế để bạn đối chiếu với nhu cầu.

• Google Voice

  • Phù hợp với cá nhân kinh doanh và nhóm rất nhỏ muốn có số điện thoại doanh nghiệp ảo chi phí thấp, kèm chuyển thư thoại thành văn bản và quyền truy cập trên web.
  • Các tính năng và khả năng tích hợp nâng cao còn hạn chế.

• Grasshopper

  • Nhắm đến các doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng dịch vụ điện thoại ảo đơn giản với máy nhánh, giờ làm việc và số điện thoại dễ nhớ.
  • Thiết lập dễ dàng và mức giá dễ dự đoán.

• RingCentral

  • Hệ thống điện thoại ảo đầy đủ với nhiều tính năng—IVR, tích hợp và phân tích nâng cao—phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển và dự kiến mở rộng.
  • Chi phí cao hơn nhưng có nhiều khả năng.

• Nextiva

  • Có các tính năng truyền thông hợp nhất mạnh mẽ và hỗ trợ khách hàng tốt. Phù hợp với doanh nghiệp muốn có hệ thống điện thoại ảo cho doanh nghiệp nhỏ đáng tin cậy, tích hợp điện thoại và các công cụ cộng tác.

• Vonage Business

  • Cung cấp các gói linh hoạt và tích hợp CRM. Phù hợp với đội ngũ bán hàng cần tính năng nhấp để gọi và ghi âm cuộc gọi.

• 8x8

  • Có gói gọi quốc tế và số điện thoại toàn cầu; hữu ích với doanh nghiệp có đội ngũ hoặc khách hàng ở nhiều nơi.

• Dialpad

  • Có các tính năng dựa trên AI như chuyển lời nói thành văn bản theo thời gian thực và tóm tắt cuộc gọi. Hữu ích với các nhóm muốn tích hợp phân tích giọng nói vào quy trình làm việc.

• Telvio (VoIP di động)

  • Telvio cung cấp tùy chọn VoIP di động, cho phép bạn gọi đến số điện thoại thực ở 200+ quốc gia bằng WiFi hoặc dữ liệu di động. Dịch vụ tính cước theo phút thấp, hỗ trợ tính cước theo giây, không yêu cầu đăng ký và cung cấp khoản tín dụng không hết hạn—phù hợp với doanh nghiệp thỉnh thoảng gọi quốc tế hoặc cần một công cụ gọi đi chi phí thấp.

Khi chọn nhà cung cấp, hãy so sánh các khả năng cốt lõi và mức giá. Nếu cần so sánh sâu hơn về hệ thống VoIP doanh nghiệp, hãy xem bài so sánh hệ thống điện thoại VoIP doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang tìm các lựa chọn thay thế cho các cuộc họp trực tiếp giữa người với người, hãy xem hướng dẫn về nền tảng gọi video trực tuyến miễn phí và bảng xếp hạng ứng dụng gọi qua WiFi tốt nhất.

Các tính năng chính cần cân nhắc

Chọn dịch vụ điện thoại ảo cho doanh nghiệp nhỏ nghĩa là đối chiếu các tính năng với nhu cầu thực tế. Dưới đây là những tính năng cần đánh giá và lý do chúng quan trọng.

Lựa chọn số điện thoại

• Số địa phương, số miễn phí hay số DID quốc tế. Số điện thoại doanh nghiệp ảo địa phương giúp khách hàng ở các khu vực khác nhau cảm thấy bạn hiện diện tại địa phương.
• Chuyển số: nếu bạn đã có số hiện tại, hãy xác nhận nhà cung cấp có hỗ trợ chuyển số hay không.

Định tuyến cuộc gọi và IVR

• Định tuyến cơ bản (chuyển đến điện thoại di động, ứng dụng máy tính) là điều cần thiết. Để chuyên nghiệp hơn, tổng đài tự động (IVR) định tuyến cuộc gọi theo phòng ban hoặc mục đích.
• Định tuyến theo giờ làm việc và lịch nghỉ lễ giúp tránh bỏ lỡ cuộc gọi, đồng thời tạo cách xử lý nhất quán.

Cấu trúc thanh toán và giá

• Tính cước theo phút hay theo giây. Tính cước theo giây giúp tránh trả phí quá cao cho các cuộc gọi ngắn.
• Phí kết nối và mức chi tiêu tối thiểu hàng tháng. Hãy tìm mức giá minh bạch và kiểm tra khoản tín dụng có hết hạn hay không.
• Với cuộc gọi quốc tế, hãy kiểm tra cước phí theo từng quốc gia. Một số dịch vụ cung cấp mức giá thấp đến các thị trường chính.

Tính di động và ứng dụng

• Ứng dụng gốc cho iOS và Android để xử lý cuộc gọi và SMS. Khả năng dùng softphone trên máy tính giúp tăng tính linh hoạt.
• Dịch vụ điện thoại ảo có thể đổ chuông trên nhiều thiết bị hoặc chuyển cuộc gọi giữa các thiết bị sẽ giúp phản hồi nhanh hơn.

Thư thoại và nhắn tin

• Chuyển thư thoại thành email, chuyển thư thoại thành văn bản và hỗ trợ SMS giúp bạn quản lý việc liên lạc không đồng bộ.
• MMS hoặc quy trình nhắn tin doanh nghiệp có thể quan trọng với các nhóm thường xuyên giao tiếp với khách hàng.

Tích hợp và API

• Tích hợp CRM (ví dụ: HubSpot, Salesforce) cho phép tự động ghi lại cuộc gọi.
• Nếu cần tự động hóa hoặc quy trình tùy chỉnh, hãy kiểm tra hỗ trợ API hoặc Zapier.

Phân tích và báo cáo cuộc gọi

• Theo dõi số lượng cuộc gọi, cuộc gọi nhỡ, thời lượng cuộc gọi và các KPI khác để đưa ra quyết định về nhân sự.
• Ghi âm cuộc gọi để đảm bảo chất lượng và tuân thủ pháp luật khi được phép.

Bảo mật và tuân thủ

• Mã hóa thoại và SMS, lưu trữ bản ghi âm an toàn, đồng thời tuân thủ các quy định viễn thông địa phương và luật bảo mật.

Mức độ dễ thiết lập và quản trị

• Bảng điều khiển quản trị rõ ràng, cho phép người dùng không chuyên về kỹ thuật thêm số và thay đổi quy tắc định tuyến, sẽ giảm gánh nặng cho bộ phận CNTT.
• Tính năng tự cấp số có thể giúp các nhóm nhỏ tiết kiệm đáng kể thời gian.

Hỗ trợ và độ tin cậy

• SLA về thời gian hoạt động và dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng rất quan trọng nếu điện thoại là kênh bán hàng chính.
• Hãy kiểm tra chất lượng cuộc gọi tại khu vực của bạn; một số dịch vụ VoIP hoạt động tốt hơn trên một số mạng nhất định.

Nếu bạn mới tìm hiểu về số điện thoại ảo, hướng dẫn về số điện thoại ảo của chúng tôi giải thích các loại số và cách chọn số phù hợp cho doanh nghiệp.

Cách triển khai hệ thống điện thoại ảo

Hãy thực hiện các bước thiết thực sau để triển khai hệ thống điện thoại ảo mà không làm gián đoạn hoạt động.

1. Xác định mục tiêu và trường hợp sử dụng

   • Bạn cần một số điện thoại doanh nghiệp ảo để khách hàng liên hệ, nhiều số địa phương để hỗ trợ tiếp thị theo khu vực hay một hệ thống điện thoại ảo đầy đủ để định tuyến nội bộ và sử dụng máy nhánh?
   • Ví dụ: Một công ty tư vấn có ba người có thể chỉ cần số điện thoại doanh nghiệp ảo và chuyển thư thoại thành email. Một doanh nghiệp bán lẻ có thể cần IVR, SMS và tích hợp với CRM.

2. Kiểm tra số lượng và mô hình cuộc gọi hiện tại

   • Đo thời điểm có nhiều cuộc gọi nhất, thời lượng cuộc gọi trung bình, số cuộc gọi nhỡ và số người xử lý cuộc gọi.
   • Chỉ số ví dụ: Nếu thời lượng cuộc gọi trung bình là 3 phút và bạn dự kiến có 300 cuộc gọi mỗi tháng, tổng thời lượng sẽ là 900 phút. Hãy chọn gói phù hợp hoặc sử dụng khoản tín dụng trả theo mức dùng để kiểm soát chi phí.

3. Chọn loại số

   • Chọn số địa phương để tạo sự hiện diện tại thị trường và số miễn phí để tiếp cận khách hàng trên toàn quốc. Cân nhắc sử dụng số doanh nghiệp ảo tại các quốc gia nơi bạn quảng cáo.
   • Nếu muốn giữ số hiện tại, hãy xác nhận có thể chuyển số hay không.

4. Đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí chính

   • So sánh mô hình giá (hàng tháng và trả theo mức sử dụng), tính năng, chất lượng ứng dụng và hỗ trợ. Với doanh nghiệp cần gọi quốc tế, hãy so sánh cước phí và mức độ chi tiết khi tính cước—tính cước theo giây có thể giảm chi phí cho các cuộc gọi ngắn.
   • Sử dụng bản dùng thử ngắn hoặc gói miễn phí để kiểm tra chất lượng cuộc gọi trong giờ làm việc thông thường.

5. Thiết lập định tuyến và quyền truy cập của người dùng

   • Thiết lập giờ làm việc, chuyển tiếp cuộc gọi và tổng đài tự động. Đảm bảo nhân viên từ xa có thông tin đăng nhập cho ứng dụng di động hoặc máy tính.
   • Ví dụ về cấu hình: Đường dây chính -> IVR -> Bộ phận Bán hàng hoặc Hỗ trợ -> Chuyển tiếp đến điện thoại di động của nhân viên trực sau giờ làm việc.

6. Tích hợp với các công cụ

   • Kết nối với CRM, hệ thống hỗ trợ hoặc công cụ nhắn tin để ghi lại cuộc gọi và hiển thị thông tin người gọi cho nhân viên.
   • Nếu cần tự động hóa tùy chỉnh, hãy sử dụng API hoặc trình kết nối Zapier của nhà cung cấp.

7. Đào tạo nhân viên và công bố số điện thoại

   • Đào tạo nhóm về ứng dụng di động, cách truy cập thư thoại và quy trình chuyển cuộc gọi.
   • Cập nhật số điện thoại ảo cho doanh nghiệp trên website, danh bạ doanh nghiệp và tài liệu tiếp thị.

8. Theo dõi và điều chỉnh

   • Sử dụng dữ liệu phân tích cuộc gọi để điều chỉnh định tuyến, nhân sự và hiệu quả chiến dịch. Điều chỉnh gói nếu số lượng cuộc gọi tăng.
   • Nếu xuất hiện vấn đề về chất lượng cuộc gọi, hãy kiểm tra băng thông mạng và ưu tiên lưu lượng thoại trên mạng văn phòng.

Các lựa chọn thay thế và bổ sung

• Nếu cần cả họp thoại và gọi điện, hãy kết hợp hệ thống điện thoại ảo với các nền tảng gọi video cho các cuộc họp trực tiếp với khách hàng. Xem hướng dẫn về nền tảng gọi video trực tuyến miễn phí để biết các lựa chọn.
• Với các nhóm phụ thuộc vào ứng dụng gọi qua WiFi, hãy xem ứng dụng gọi qua WiFi tốt nhất để đảm bảo khả năng tương thích và chất lượng cuộc gọi. Nếu thường xuyên chỉ gọi đi quốc tế, hãy so sánh các lựa chọn trong bài so sánh thẻ gọi quốc tế.

Ví dụ về chi phí

• Tình huống: Một đại lý nhỏ thực hiện 1,500 phút gọi đi mỗi tháng đến các điểm đến trong nước và quốc tế.
  • Lựa chọn A: Gói hệ thống điện thoại ảo hàng tháng cho mỗi người dùng với cuộc gọi trong nước không giới hạn — có thể có giá $20–$40 cho mỗi người dùng mỗi tháng tùy nhà cung cấp.
  • Lựa chọn B: Dịch vụ điện thoại ảo trả theo mức sử dụng với cước quốc tế tính theo phút — có thể rẻ hơn nếu chỉ một nhân viên xử lý cuộc gọi và số lượng cuộc gọi thay đổi.
• Khi so sánh tổng chi phí, hãy tính cả các khoản bổ sung như số hỗ trợ SMS, dung lượng lưu trữ bản ghi âm và các tính năng thêm tính theo người dùng.

Kiểm tra lần cuối trước khi ra mắt

• Kiểm tra cuộc gọi đến và đi từ các mạng khác nhau (WiFi tại nhà, ethernet văn phòng, dữ liệu di động).
• Xác nhận thông báo thư thoại và tính năng chuyển thư thoại thành văn bản hoạt động như mong đợi.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương về ghi âm cuộc gọi và tin nhắn tự động.

Vì sao nên cân nhắc Telvio cho cuộc gọi quốc tế

Nếu cần gọi đến các số điện thoại thực ở nước ngoài—điện thoại bàn và điện thoại di động, không chỉ cuộc gọi giữa các ứng dụng—Telvio được thiết kế riêng cho nhu cầu đó. Dưới đây là những điểm khác biệt:

• Tính cước theo giây — bạn trả tiền cho 47 giây, không bị làm tròn lên 1 phút. Cũng không có phí kết nối
• Cước từ $0.02/phút — gọi đến Mỹ, Anh, Canada và 200+ quốc gia khác với mức giá cạnh tranh (xem toàn bộ cước phí)
• Khoản tín dụng không hết hạn — mua gói $1.99, $4.99 hoặc $9.99 và sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn, kể cả vài tháng sau
• Không cần đăng ký — tải ứng dụng, mua tín dụng và gọi. Không cần tài khoản, xác minh số điện thoại hoặc hợp đồng
• 1 phút miễn phí — mỗi lượt cài đặt mới được tặng một phút để kiểm tra chất lượng cuộc gọi trước khi thanh toán

Tải Telvio miễn phí →

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ điện thoại ảo là gì?

Dịch vụ điện thoại ảo là giải pháp liên lạc qua đám mây, cung cấp số điện thoại và khả năng xử lý cuộc gọi mà không cần đường dây điện thoại vật lý. Dịch vụ định tuyến cuộc gọi qua internet hoặc mạng của nhà cung cấp, cho phép bạn trả lời trên ứng dụng, softphone hoặc điện thoại IP.

Dịch vụ điện thoại ảo khác đường dây điện thoại truyền thống như thế nào?

Dịch vụ điện thoại ảo sử dụng cơ sở hạ tầng internet hoặc đám mây thay vì phần cứng PBX tại chỗ. Bạn có được sự linh hoạt, khả năng mở rộng dễ dàng hơn và thường có chi phí thấp hơn. Đường dây truyền thống gắn với thiết bị vật lý và quy trình cấp dịch vụ của nhà mạng.

Làm cách nào để có số điện thoại ảo cho doanh nghiệp?

Đăng ký với nhà cung cấp có cung cấp số doanh nghiệp ảo rồi chọn loại số (địa phương, miễn phí hoặc quốc tế). Việc cấp số thường được thực hiện qua bảng điều khiển web hoặc ứng dụng; một số dịch vụ hỗ trợ thiết lập ngay mà không yêu cầu hợp đồng dài hạn.

Tôi có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo trên điện thoại thông minh hiện tại không?

Có. Hầu hết hệ thống điện thoại doanh nghiệp ảo đều cung cấp ứng dụng cho iOS và Android, nên bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi công việc trên điện thoại thông minh hiện tại mà vẫn giữ riêng tư cho số cá nhân.

Hệ thống điện thoại ảo có an toàn cho doanh nghiệp không?

Nhiều nhà cung cấp cung cấp mã hóa cho thoại và SMS, lưu trữ bản ghi âm an toàn cùng các tùy chọn tuân thủ. Hãy xem xét cách thức bảo mật và chính sách dữ liệu của nhà cung cấp để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý hoặc ngành nghề.

Số điện thoại ảo cho doanh nghiệp có giá bao nhiêu?

Chi phí khác nhau đáng kể. Một số dịch vụ tính phí hàng tháng theo người dùng; các dịch vụ khác cung cấp cước trả theo mức sử dụng tính theo phút. Hãy so sánh cách tính cước theo giây và theo phút, phí kết nối cũng như cước quốc tế để ước tính chi phí hàng tháng theo nhu cầu sử dụng dự kiến.

---

Telvio có thể là lựa chọn thiết thực nếu bạn muốn một công cụ VoIP tập trung vào di động, có thể gọi đến số điện thoại thực ở 200+ quốc gia, sử dụng WiFi hoặc dữ liệu di động thay vì số phút di động và cung cấp khoản tín dụng trả theo mức sử dụng với cách tính cước theo giây. Nếu muốn có một cách đơn giản để thực hiện cuộc gọi công việc quốc tế mà không cần PBX đầy đủ, bạn nên cân nhắc Telvio cùng với các dịch vụ điện thoại ảo khác được mô tả ở đây.