Virtuelle Telefonsysteme

Was sind virtuelle Telefondienste?

Ein virtueller Telefondienst leitet Anrufe und Nachrichten über das Internet oder ein Cloud-Netzwerk weiter, anstatt auf einen herkömmlichen Festnetzanschluss angewiesen zu sein, der an ein physisches Telefon gebunden ist. Unternehmen können damit Telefonnummern – lokale, gebührenfreie oder internationale – nutzen, ohne eine lokale PBX-Hardware zu benötigen. Sie können Anrufe auf einem Smartphone, in einer Softphone-App auf einem Laptop oder auf einem IP-Tischtelefon annehmen.

Ein virtueller Telefondienst umfasst in der Regel eine virtuelle geschäftliche Telefonnummer, Anrufweiterleitung, Voicemail-to-E-Mail, SMS und grundlegende Anrufweiterleitung. Unternehmen nutzen eine virtuelle geschäftliche Nummer, um in mehreren Märkten eine lokale Präsenz zu zeigen, private und geschäftliche Anrufe zu trennen und die Kommunikation ohne zusätzliche physische Telefonleitungen zu skalieren.

Zwei gängige Modelle:

• Gehostete Cloud-Systeme (vollständige virtuelle Telefonsysteme), die wie eine umfassende geschäftliche Telefonplattform mit Nebenstellen, IVR und Analysen funktionieren.
• Einfache virtuelle Telefonnummern und Weiterleitungsdienste, die Ihnen eine virtuelle geschäftliche Telefonnummer geben und Anrufe an jedes Gerät weiterleiten.

Betrachten Sie eine virtuelle geschäftliche Nummer als eine Adresse, die Sie öffentlich angeben. Wo der Anruf ankommt, ist flexibel und wird durch Regeln gesteuert, die Sie in einem Dashboard oder einer mobilen App festlegen.

Vorteile für kleine Unternehmen

Virtuelle Telefonsysteme für kleine Unternehmen bieten praktische Vorteile, die sich auf Umsatz, Kundenerlebnis und laufende Kosten auswirken.

Geringere Kosten

• Keine lokale PBX-Hardware und keine Wartungsverträge. Monatliche Tarife oder Abrechnung nach Verbrauch senken die anfänglichen Investitionskosten.
• Wenn Sie internationale Anrufe tätigen, sind die VoIP-Tarife oft niedriger als Mobilfunk- oder Festnetztarife. Einige mobile VoIP-Apps bieten beispielsweise Gesprächspreise pro Minute unter einem Dollar zu vielen Zielen sowie eine sekundengenaue Abrechnung, um eine Überberechnung bei kurzen Anrufen zu vermeiden.

Professioneller Auftritt

• Eine virtuelle geschäftliche Telefonnummer lässt ein kleines Team größer erscheinen. Sie können lokale Nummern in mehreren Städten oder eine gebührenfreie Nummer nutzen und so Vertrauen und Conversion auf Marketingmaterialien verbessern.
• Funktionen wie die Weiterleitung nach Geschäftszeiten, automatische Vermittlungen und individuelle Begrüßungen sorgen dafür, dass Anrufer auch außerhalb der Bürozeiten die richtige Antwort erhalten.

Flexibilität und Mobilität

• Nehmen Sie geschäftliche Anrufe auf Ihrem Smartphone, Laptop oder Tablet an. Mitarbeiter im Homeoffice und Außendienstteams bleiben erreichbar, ohne dass sich private Nummern verbreiten.
• Ein virtueller Telefondienst funktioniert über WiFi oder mobile Daten. Mitarbeiter können also reisen, ohne ihre geschäftliche Leitung zu verlieren.

Skalierbarkeit

• Fügen Sie schnell Nummern und Nutzerleitungen hinzu oder entfernen Sie sie. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie nicht auf einen Techniker warten, der neue Leitungen verlegt.
• Für zeitlich begrenzte Kampagnen können Sie kurzzeitig genutzte virtuelle geschäftliche Nummern ohne Änderungen an der Hardware einsetzen.

Einblicke und Kontrolle

• Anruflisten, Aufzeichnungen und grundlegende Analysen zeigen das Kundenverhalten und können Entscheidungen zu Personalbesetzung oder Kampagnen verbessern.
• Integrationen mit CRM-Systemen verknüpfen Anrufdaten mit Kundendatensätzen.

Einfachheit und Geschwindigkeit

• Viele virtuelle Telefondienste ermöglichen die Einrichtung von Nummern und Nutzern innerhalb weniger Minuten über ein Webportal oder eine App. Bei einigen Diensten ist keine vollständige Kontoeinrichtung oder langfristige Vertragsbindung erforderlich.

Diese Vorteile machen ein virtuelles geschäftliches Telefonsystem zum praktischen Kern moderner Kommunikation in kleinen Unternehmen.

Führende Anbieter virtueller Telefondienste

Nachfolgend finden Sie gängige Anbieter und die Gründe, aus denen kleine Unternehmen sie typischerweise auswählen. Dies ist keine vollständige Rangliste, sondern eine praktische Übersicht zur Auswahl nach Bedarf.

• Google Voice

  • Geeignet für Einzelunternehmer und sehr kleine Teams, die eine kostengünstige virtuelle geschäftliche Telefonnummer mit Voicemail-Transkription und Webzugriff wünschen.
  • Eingeschränkte erweiterte Geschäftsfunktionen und Integrationen.

• Grasshopper

  • Richtet sich an kleine Unternehmen, die einen einfachen virtuellen Telefondienst mit Nebenstellen, Geschäftszeiten und Vanity-Nummern wünschen.
  • Einfache Einrichtung und planbare Preise.

• RingCentral

  • Vollständiges virtuelles Telefonsystem mit umfangreichen Funktionen – IVR, Integrationen und erweiterten Analysen – am besten für wachsende kleine Unternehmen mit absehbarem Skalierungsbedarf.
  • Teurer, aber mit vielen Funktionen.

• Nextiva

  • Umfassende Funktionen für Unified Communications und guter Kundensupport. Geeignet für Unternehmen, die ein leistungsfähiges virtuelles Telefonsystem für kleine Unternehmen mit Telefonie- und Kollaborationstools benötigen.

• Vonage Business

  • Bietet flexible Tarife und CRM-Integrationen. Geeignet für Vertriebsteams, die Click-to-Dial und Anrufaufzeichnung benötigen.

• 8x8

  • Internationale Tarife und globale Nummern, nützlich für Unternehmen mit verteilten Teams oder Kunden.

• Dialpad

  • KI-gestützte Funktionen wie Echtzeittranskriptionen und Anrufzusammenfassungen. Geeignet für Teams, die Sprachintelligenz in ihre Arbeitsabläufe integrieren möchten.

• Telvio (mobiles VoIP)

  • Telvio bietet eine mobile VoIP-Option, mit der Sie über WiFi oder mobile Daten echte Telefonnummern in 200+ Ländern anrufen können. Der Dienst berechnet niedrige Minutenpreise und bietet sekundengenaue Abrechnung, keine Registrierungspflicht und Guthaben ohne Ablaufdatum. Das ist hilfreich für Unternehmen, die gelegentlich internationale Anrufe tätigen oder ein kostengünstiges Tool für ausgehende Anrufe benötigen.

Vergleichen Sie bei der Auswahl eines Anbieters die Kernfunktionen und Preise. Wenn Sie einen detaillierteren Vergleich geschäftlicher VoIP-Systeme benötigen, lesen Sie unseren Vergleich geschäftlicher VoIP-Telefonsysteme. Wenn Sie auch Alternativen für persönliche Meetings prüfen, sehen Sie sich unseren Leitfaden zu kostenlosen Online-Videotelefonie-Plattformen und unsere Rangliste der besten WiFi-Calling-Apps an.

Wichtige Funktionen

Bei der Auswahl eines virtuellen Telefondienstes für kleine Unternehmen müssen Sie die Funktionen an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen und ihre Bedeutung.

Optionen für Telefonnummern

• Lokale Nummern im Vergleich zu gebührenfreien und internationalen DID-Nummern. Eine lokale virtuelle geschäftliche Nummer hilft Ihnen, Kunden in verschiedenen Regionen gegenüber lokal aufzutreten.
• Rufnummernmitnahme: Wenn Sie bereits eine Nummer haben, prüfen Sie, ob der Anbieter die Rufnummernmitnahme unterstützt.

Anrufweiterleitung und IVR

• Eine grundlegende Weiterleitung (an ein Mobiltelefon oder eine Desktop-App) ist unverzichtbar. Für einen professionelleren Auftritt leitet eine automatische Vermittlung (IVR) Anrufe nach Abteilung oder Anliegen weiter.
• Die Weiterleitung nach Geschäftszeiten und Feiertagspläne verhindern verpasste Anrufe und sorgen für ein vorhersehbares Verhalten.

Abrechnungs- und Preisstruktur

• Abrechnung pro Minute im Vergleich zur sekundengenauen Abrechnung. Eine sekundengenaue Abrechnung verhindert eine Überberechnung bei kurzen Anrufen.
• Verbindungsgebühren und monatliche Mindestumsätze. Achten Sie auf transparente Preise und darauf, ob Guthaben abläuft.
• Prüfen Sie bei internationalen Anrufen die länderspezifischen Tarife. Einige Dienste bieten niedrige Preise für wichtige Märkte.

Mobilität und Apps

• Native iOS- und Android-Apps für Anrufe und SMS. Eine Softphone-Funktion für den Desktop sorgt für zusätzliche Flexibilität.
• Ein virtueller Telefondienst, der mehrere Geräte klingeln lassen oder Anrufe übergeben kann, verbessert die Reaktionsfähigkeit.

Voicemail und Nachrichten

• Voicemail-to-E-Mail, Voicemail-Transkriptionen und SMS-Unterstützung helfen Ihnen, zeitversetzte Kontakte zu verwalten.
• MMS oder Workflows für geschäftliche Textnachrichten können für Teams mit Kundenkontakt wichtig sein.

Integrationen und APIs

• CRM-Integrationen (z. B. HubSpot, Salesforce) ermöglichen die automatische Protokollierung von Anrufen.
• Wenn Sie Automatisierungen oder individuelle Workflows benötigen, prüfen Sie, ob APIs oder Zapier unterstützt werden.

Anrufanalysen und Berichte

• Verfolgen Sie Anrufvolumen, verpasste Anrufe, Gesprächsdauer und andere KPIs, um Entscheidungen zur Personalbesetzung zu treffen.
• Anrufaufzeichnung zur Qualitätssicherung und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sofern zulässig.

Sicherheit und Compliance

• Verschlüsselung für Sprache und SMS, sichere Speicherung von Aufzeichnungen sowie die Einhaltung lokaler Telekommunikationsregeln und Datenschutzgesetze.

Einrichtung und Verwaltung

• Ein übersichtliches Admin-Dashboard, in dem technisch nicht versierte Nutzer Nummern hinzufügen und Weiterleitungsregeln ändern können, reduziert den IT-Aufwand.
• Die Selbstverwaltung bei der Einrichtung kann kleinen Teams viel Zeit sparen.

Support und Zuverlässigkeit

• SLAs zur Verfügbarkeit und ein schneller Kundensupport sind wichtig, wenn das Telefon ein zentraler Vertriebskanal ist.
• Prüfen Sie die Gesprächsqualität in Ihrer Region. Einige VoIP-Dienste funktionieren in bestimmten Netzwerken besser.

Wenn virtuelle Nummern für Sie neu sind, erklärt unser Leitfaden zu virtuellen Telefonnummern die verschiedenen Arten und die Auswahl der passenden Nummer für Ihr Unternehmen.

So implementieren Sie ein virtuelles Telefonsystem

Mit den folgenden praktischen Schritten führen Sie ein virtuelles Telefonsystem ein, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

1. Ziele und Anwendungsfälle definieren

   • Benötigen Sie eine einzelne virtuelle geschäftliche Nummer für Kundenkontakte, mehrere lokale Nummern zur Unterstützung regionaler Marketingmaßnahmen oder ein vollständiges virtuelles Telefonsystem für interne Weiterleitungen und Nebenstellen?
   • Beispiel: Eine Beratung mit drei Personen benötigt möglicherweise nur eine virtuelle geschäftliche Telefonnummer und Voicemail-to-E-Mail. Ein Einzelhandelsunternehmen benötigt eventuell IVR, SMS und eine CRM-Integration.

2. Aktuelles Anrufvolumen und Muster analysieren

   • Messen Sie Spitzenzeiten, durchschnittliche Gesprächsdauer, verpasste Anrufe und die Anzahl der Personen, die Anrufe bearbeiten.
   • Beispielkennzahl: Wenn die durchschnittliche Gesprächsdauer 3 Minuten beträgt und Sie 300 Anrufe pro Monat erwarten, sind das 900 Minuten. Wählen Sie einen passenden Tarif oder nutzen Sie Guthaben mit Abrechnung nach Verbrauch, um die Kosten zu kontrollieren.

3. Nummerntypen auswählen

   • Wählen Sie lokale Nummern für eine regionale Präsenz und eine gebührenfreie Nummer für eine landesweite Reichweite. Ziehen Sie virtuelle geschäftliche Nummern in Ländern in Betracht, in denen Sie werben.
   • Wenn Sie Ihre bisherige Nummer behalten möchten, bestätigen Sie, dass eine Rufnummernmitnahme möglich ist.

4. Anbieter anhand wichtiger Kriterien bewerten

   • Vergleichen Sie Preismodelle (monatlich im Vergleich zu Abrechnung nach Verbrauch), Funktionen, App-Qualität und Support. Für Unternehmen mit Bedarf an internationalen Anrufen sollten Sie Tarife und Abrechnungsgenauigkeit vergleichen – die sekundengenaue Abrechnung kann die Kosten bei kurzen Anrufen senken.
   • Nutzen Sie eine kurze Testphase oder einen kostenlosen Tarif, um die Gesprächsqualität während Ihrer üblichen Arbeitszeiten zu prüfen.

5. Weiterleitung und Nutzerzugang konfigurieren

   • Richten Sie Geschäftszeiten, Anrufweiterleitung und eine automatische Vermittlung ein. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter im Homeoffice Zugangsdaten für die mobile oder Desktop-App haben.
   • Beispielkonfiguration: Hauptleitung -> IVR -> Vertrieb oder Support -> Weiterleitung an das Mobiltelefon des Bereitschaftsdienstes außerhalb der Geschäftszeiten.

6. Mit Ihren Tools integrieren

   • Verbinden Sie das System mit CRM-, Helpdesk- oder Nachrichtentools, um Anrufe zu protokollieren und den Mitarbeitern Kontext zum Anrufer anzuzeigen.
   • Wenn Sie individuelle Automatisierungen benötigen, verwenden Sie die API des Anbieters oder den Zapier-Connector.

7. Mitarbeiter schulen und Nummern veröffentlichen

   • Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung der mobilen App, dem Abrufen von Voicemails und der Weiterleitung von Anrufen.
   • Aktualisieren Sie Ihre Website, Unternehmenseinträge und Marketingmaterialien mit der virtuellen geschäftlichen Telefonnummer.

8. Überwachen und optimieren

   • Nutzen Sie Anrufanalysen, um Weiterleitung, Personalbesetzung und Kampagneneffektivität zu verbessern. Passen Sie Tarife an, wenn das Volumen steigt.
   • Wenn Probleme mit der Gesprächsqualität auftreten, prüfen Sie die Netzwerkbandbreite und priorisieren Sie Sprachverkehr in Büronetzwerken.

Alternativen und Ergänzungen

• Wenn Sie sowohl Sprachmeetings als auch Telefonie benötigen, kombinieren Sie ein virtuelles Telefonsystem mit Videotelefonie-Plattformen für persönliche Kundengespräche. Unser Leitfaden zu kostenlosen Online-Videotelefonie-Plattformen stellt verschiedene Optionen vor.
• Für Teams, die auf WiFi-Calling-Apps angewiesen sind, empfehlen wir unsere besten WiFi-Calling-Apps, um Kompatibilität und Gesprächsqualität sicherzustellen. Für häufige internationale ausgehende Anrufe vergleichen Sie die Optionen in unserem Vergleich internationaler Calling-Cards.

Kostenbeispiel

• Szenario: Eine kleine Agentur führt 1,500 Minuten ausgehende Anrufe pro Monat zu nationalen und internationalen Zielen.
  • Option A: Monatlicher Tarif für ein virtuelles Telefonsystem pro Nutzer mit unbegrenzten Inlandsgesprächen – kann je nach Anbieter $20–$40 pro Nutzer und Monat kosten.
  • Option B: Virtueller Telefondienst mit Abrechnung nach Verbrauch und internationalen Minutenpreisen – kann günstiger sein, wenn nur ein Mitarbeiter Anrufe bearbeitet und das Volumen schwankt.
• Berücksichtigen Sie beim Vergleich der Gesamtkosten Extras wie SMS-fähige Nummern, Speicher für Aufzeichnungen und zusätzliche Funktionen pro Nutzer.

Letzte Prüfungen vor dem Start

• Testen Sie eingehende und ausgehende Anrufe aus verschiedenen Netzwerken (heimisches WiFi, Büro-Ethernet, mobile Daten).
• Bestätigen Sie, dass Voicemail-Benachrichtigungen und Transkription wie erwartet funktionieren.
• Stellen Sie sicher, dass die lokalen Vorschriften zur Aufzeichnung von Anrufen und zu automatisierten Nachrichten eingehalten werden.

Warum Telvio für internationale Anrufe in Betracht ziehen?

Wenn Sie im Ausland echte Telefonnummern anrufen müssen – Festnetz- und Mobilfunknummern, nicht nur App-zu-App-Verbindungen –, wurde Telvio speziell dafür entwickelt. Das zeichnet den Dienst aus:

• Sekundengenaue Abrechnung – Sie zahlen für 47 Sekunden, nicht aufgerundet auf 1 Minute. Es fallen auch keine Verbindungsgebühren an
• Tarife ab $0.02/Min. – Rufen Sie die USA, das Vereinigte Königreich, Kanada und 200+ weitere Länder zu wettbewerbsfähigen Preisen an (alle Tarife anzeigen)
• Guthaben läuft nie ab – Kaufen Sie ein Paket für $1.99, $4.99 oder $9.99 und nutzen Sie es jederzeit, auch Monate später
• Keine Registrierung – Laden Sie die App herunter, kaufen Sie Guthaben und telefonieren Sie. Kein Konto, keine Überprüfung der Telefonnummer, keine Verträge
• 1 kostenlose Minute – Jede neue Installation erhält eine Minute, um die Gesprächsqualität vor einer Zahlung zu testen

Telvio kostenlos herunterladen →