VOIP-Systeme für kleine Unternehmen

Was ist ein Business-VOIP-Telefonsystem?

Ein Business-VOIP-Telefonsystem überträgt Sprachanrufe vom herkömmlichen Telefonnetz in ein IP-Netzwerk. Statt Kupferleitungen und Gesprächsminuten der Netzbetreiber zu verwenden, leitet es Anrufe über das Internet weiter – über SIP-Trunks, Softphones oder spezielle IP-Telefone. Kleine Unternehmen nutzen diese Systeme, um lokale PBX-Anlagen zu ersetzen oder eine bestehende PBX um Nebenstellen für Remote-Mitarbeiter zu erweitern.

Häufige Begriffe:

• PBX-Telefonsysteme für Unternehmen: Eine private Nebenstellenanlage übernimmt die interne Anrufweiterleitung, Nebenstellen, Voicemail und Rufgruppen. Anbieter stellen PBX-Funktionen als Hardware zur Verfügung, die Sie selbst hosten, oder als gehosteten Dienst.
• Cloud-VoIP / gehostete PBX: Der Anbieter hostet die PBX-Software auf seinen Servern, und Sie zahlen ein Abonnement. Sie benötigen keine Hardware vor Ort und können das System schneller einrichten.
• IP-Telefonsystem für kleine Unternehmen: Ein System, das auf IP-Telefonen, Softphone-Apps und SIP-Trunks basiert und für kleinere Teams entwickelt wurde.
• Business-Telefon-VOIP und Business-Telefonsystem mit Voice over IP: Allgemeine Bezeichnungen für jeden VOIP-Ansatz, der für geschäftliche Anrufe verwendet wird.

Warum Unternehmen wechseln

• Niedrigere monatliche und internationale Kosten im Vergleich zu vielen Netzbetreibern.
• Erweiterte Anruffunktionen (automatische Vermittlung, Anrufwarteschlangen, CRM-Integrationen).
• Mobilität: Mitarbeiter nutzen mobile Apps und Softphones, um überall mit Datenverbindung oder WiFi geschäftliche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen.
• Skalierbarkeit: Fügen Sie Nutzer hinzu oder entfernen Sie sie, ohne hohe Investitionskosten.

Wenn Ihr Team unterwegs ist oder remote arbeitet, sollten Sie eine mobile VOIP-Option in Betracht ziehen, die internationale ausgehende Anrufe zuverlässig unterstützt. Telvio ermöglicht es Nutzern beispielsweise, über WiFi oder mobile Daten echte Telefonnummern in 200+ Ländern anzurufen. Die Abrechnung erfolgt sekundengenau und ohne Verbindungsgebühren – nützlich für Mitarbeiter, die zusätzlich zu einem PBX-Telefonsystem für Unternehmen zuverlässige und günstige internationale Anrufe benötigen.

Die besten VOIP-Anbieter für kleine Unternehmen

Im Folgenden finden Sie weit verbreitete Anbieter, ihre jeweiligen Stärken und die Unternehmen, die am meisten von ihnen profitieren. Diese Anbieter gehören derzeit zu den führenden Anbietern für VOIP in kleinen Unternehmen.

• RingCentral

  • Am besten geeignet für: Cloud-Telefonsysteme mit umfassenden Funktionen und zahlreiche App-Integrationen.
  • Stärken: umfangreicher Funktionsumfang (Messaging, Video, Integrationen), hohe Zuverlässigkeit.
  • Typische Kosten: $20–$35 pro Nutzer/Monat, abhängig von den Funktionen.
  • Hinweise: geeignet für Unternehmen, die einen ganzheitlichen Cloud-VOIP-Anbieter wünschen.

• Nextiva

  • Am besten geeignet für: Kundenservice-Teams und Unified Communications.
  • Stärken: solide Anrufanalysen, Support-Optionen, CRM-Integrationen.
  • Typische Kosten: $20–$30 pro Nutzer/Monat.
  • Hinweise: starke Verfügbarkeitsgarantien und zusätzliche Serviceoptionen.

• 8x8

  • Am besten geeignet für: internationale Anrufe und globale Teams.
  • Stärken: internationale Tarife, globale Abdeckung.
  • Typische Kosten: $12–$25 pro Nutzer/Monat.
  • Hinweise: nützlich für Teams, die planbare globale Anrufpakete benötigen.

• Vonage Business

  • Am besten geeignet für: flexible Tarife pro Nutzer mit Integrationen.
  • Stärken: API-Optionen, zahlreiche Erweiterungen für Contactcenter.
  • Typische Kosten: $19.99+ pro Nutzer/Monat.
  • Hinweise: Integration mit Salesforce und anderen CRMs.

• Ooma Office

  • Am besten geeignet für: sehr kleine Büros und kostenbewusste Teams.
  • Stärken: übersichtliche Preise, niedrige Kosten pro Nutzer.
  • Typische Kosten: ~$19.95 pro Nutzer/Monat.
  • Hinweise: grundlegende Funktionen zu einem niedrigeren Preis.

• Grasshopper

  • Am besten geeignet für: Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen.
  • Stärken: einfaches virtuelles Telefonsystem, schnelle Einrichtung.
  • Typische Kosten: Tarife ab etwa $29/Monat (Pauschalpreis, nicht pro Nutzer).
  • Hinweise: eher eine Lösung für virtuelle Telefonnummern und Anrufweiterleitung als eine vollständige PBX.

• Dialpad

  • Am besten geeignet für: moderne Teams, die KI-Funktionen und eine unkomplizierte Verwaltung bevorzugen.
  • Stärken: übersichtliche mobile Apps, Integrationen, intelligente Sprachanalyse.
  • Typische Kosten: $15–$25 pro Nutzer/Monat.

• Google Voice (Google Workspace)

  • Am besten geeignet für: kleine Teams, die bereits Google Workspace nutzen.
  • Stärken: günstige Tarife pro Nutzer, einfache Bereitstellung.
  • Typische Kosten: ab $10 pro Nutzer/Monat für Basistarife.

Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von der Teamgröße, den benötigten Funktionen, dem Anrufvolumen und Ihrem Bedarf an erweiterten Integrationen ab. Wenn Sie lokale oder internationale virtuelle Nummern benötigen, helfen Ihnen unsere Ratgeber zu virtuellen Telefonnummern und kostenlosen virtuellen Telefonnummern, Verfügbarkeit und Preise zu verstehen. Wenn Ihr Team häufig über WiFi oder mobile Daten telefoniert, kann die Kombination einer Cloud-PBX mit einer mobilen VOIP-App wie Telvio internationale Kosten senken und dafür sorgen, dass Mitarbeiter unter geschäftlichen Nummern erreichbar bleiben.

Cloud- und gehostete VOIP-Lösungen im Vergleich

„Cloud-VoIP“ und „gehostete PBX“ beschreiben häufig dasselbe Bereitstellungsmodell: Der Anbieter betreibt die PBX in seinem Rechenzentrum, und Sie greifen über das Internet darauf zu. Unternehmen vergleichen diese Lösung jedoch auch mit lokalen PBX-Systemen.

Cloud- / gehostete PBX (die Wahl der meisten kleinen Unternehmen)

• Bereitstellung: Der Anbieter hostet die PBX, Sie schließen ein Abonnement ab.
• Vorteile: geringe Anfangskosten, schnelle Einrichtung, automatische Updates, vom Anbieter verwaltete Sicherheit und Redundanz.
• Nachteile: weniger direkte Kontrolle über die Infrastruktur, Abhängigkeit von den SLAs des Anbieters und der Internetqualität.
• Am besten geeignet für: Teams, die eine schnelle Bereitstellung, Remote-Mitarbeiter und einen geringeren IT-Aufwand wünschen.

Lokale PBX

• Bereitstellung: Sie hosten Hardware oder Software an Ihrem Standort.
• Vorteile: vollständige Kontrolle, potenziell geringere langfristige Kosten bei sehr großen Installationen, einfachere Integration mit bestimmten lokalen Ressourcen.
• Nachteile: höhere anfängliche Hardwarekosten, Verantwortung für die Wartung, langsamere Skalierung.
• Am besten geeignet für: größere Unternehmen mit eigener IT-Abteilung und besonderen Compliance-Anforderungen.

Hybride Ansätze

• Einige Unternehmen betreiben eine kleine lokale PBX und greifen in Spitzenzeiten zusätzlich auf einen gehosteten Anbieter zurück oder kombinieren SIP-Trunks mit cloudbasierter Nutzerverwaltung.
• Ein hybrider Ansatz ist sinnvoll, wenn bestimmte lokale Dienste an Geräte vor Ort gebunden sind, Sie aber für die Mobilität Cloud-Funktionen nutzen möchten.

Welche Lösung sollten Sie wählen?

• Wenn Sie hauptsächlich remote arbeiten, den IT-Aufwand gering halten möchten und planbare Preise pro Nutzer bevorzugen, ist Cloud-VoIP meist die sinnvollste Lösung.
• Wenn Sie eine detaillierte Kontrolle über die Anrufweiterleitung benötigen, bereits in Telefonie-Hardware investiert haben oder strenge Compliance-Anforderungen den Einsatz lokaler Geräte verlangen, sollten Sie eine lokale PBX oder ein hybrides Modell in Betracht ziehen.

Einen ausführlicheren Vergleich verschiedener Cloud-Anbieter finden Sie in unserem Vergleich von Cloud-Telefonsystemen.

Kostenvergleich von Business-VOIP-Diensten

Die Kosten sind ein wesentlicher Entscheidungsfaktor. Sie müssen das monatliche Abonnement, Hardware, Einrichtung und internationale Anrufe berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie typische Kostenbestandteile und Beispiele.

Monatliche Gebühren pro Nutzer

• Tarife der unteren Preisklasse: $10–$15 pro Nutzer/Monat (Google Voice, einfaches Dialpad).
• Mittlere Preisklasse: $20–$30 pro Nutzer/Monat (RingCentral, Nextiva, Vonage).
• Obere Preisklasse / Contactcenter-Funktionen: $30–$50+ pro Nutzer/Monat.

Einrichtung und Hardware

• IP-Telefone: $50–$350 pro Gerät, abhängig von Modell und Funktionen.
• Headsets: $20–$200 pro Nutzer.
• Einrichtungsgebühren: Einige Anbieter verzichten auf die Einrichtung, andere berechnen $50–$200 für die Rufnummernmitnahme oder Bereitstellung.

Internationale Anrufe und Kosten pro Minute

• Viele Anbieter schließen begrenzte Inlandsgespräche ein und berechnen für internationale Minuten zusätzliche Gebühren. Wenn Ihr Team häufig internationale Anrufe tätigt, vergleichen Sie die internationalen Minutenpreise sorgfältig.
• Für gelegentliche internationale Anrufe können Sie Ihre PBX mit günstigen mobilen VOIP-Apps oder Guthaben für internationale Anrufe ergänzen. Telvio bietet beispielsweise Tarife ab $0.02/min in die USA und $0.08/min nach Indien, sekundengenaue Abrechnung und keine Verbindungsgebühren. Das kann für mobile oder remote arbeitende Nutzer günstiger sein als die internationalen Standardtarife herkömmlicher Anbieter.
• Wenn Sie internationale Anrufe nach Verbrauch abrechnen lassen, vergleichen Sie Guthabenpakete und deren Gültigkeit. Telvio-Guthaben verfallen nie, und Sie können kleine Pakete kaufen ($1.99 Starter, $4.99 Standard, $9.99 Pro). Das ist praktisch für gelegentliche internationale Anrufe.

Beispielhafte Jahreskosten für ein Büro mit 8 Personen (ungefähr)

• Anbietertarif: $25/Nutzer/Monat = $2,400/Jahr
• Telefone (8 x $150): $1,200 einmalig
• Headsets (8 x $50): $400 einmalig
• Gesamtkosten im ersten Jahr: ~$4,000
• Laufende Jahreskosten: $2,400 zuzüglich internationaler Anrufe, Rufnummernmitnahme oder Premium-Support.

Günstige VOIP-Dienste

• Wenn Sie möglichst geringe monatliche Kosten wünschen, achten Sie auf Anbieter mit Basistarifen oder Pauschalgebühren pro Nutzer. Hardwarekosten lassen sich reduzieren, indem Sie Softphones auf Desktop-Computern und mobilen Geräten verwenden.
• Für günstige internationale Anrufe können Sie Ihren Anbieter mit einer mobilen App zur Abrechnung nach Verbrauch oder einer internationalen Telefonkarte kombinieren. In unserem Vergleich internationaler Telefonkarten finden Sie Optionen und können den Break-even-Punkt verschiedener Ansätze berechnen.

Sekundengenaue Abrechnung im Vergleich zur Abrechnung pro Minute

• Eine sekundengenaue Abrechnung kann bei kurzen Gesprächen Geld sparen, da viele Anbieter pro Minute abrechnen und aufrunden. Telvio rechnet sekundengenau und ohne Verbindungsgebühren ab, wodurch die Kosten bei vielen kurzen Anrufen sinken.

Prüfen Sie versteckte Kosten

• Gebühren für die Bearbeitung von Notrufen über E911
• Gebühren für die Rufnummernmitnahme
• Premium-Support oder SLAs
• Zusatzoptionen für internationale Ferngespräche Fordern Sie immer eine vollständige Kostenaufstellung an und berechnen Sie die erwarteten monatlichen Gesprächsminuten, um die Angebote direkt miteinander zu vergleichen.

Wichtige Funktionen eines Business-VOIP-Systems

Bei der Bewertung einer Business-VOIP-Lösung sollten Sie Funktionen priorisieren, die zur Arbeitsweise Ihres Teams passen. Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen und praktische Tipps für die Auswahl.

Anrufweiterleitung und automatische Vermittlung

• Achten Sie auf flexible Anrufabläufe: zeitbasierte Weiterleitung, Geschäftszeiten, Feiertagspläne und mehrstufige automatische Vermittlungen.
• Für kleine Teams reicht häufig eine einfache automatische Vermittlung aus, die Anrufer zu Nebenstellen oder zur Voicemail weiterleitet.

Nebenstellen, Rufgruppen und Anrufwarteschlangen

• Wenn mehrere Mitarbeiter Anrufe bearbeiten, etwa im Vertrieb oder Support, verbessern Anrufwarteschlangen und kompetenzbasierte Weiterleitung die Reaktionszeiten.
• Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Wartemusik, voraussichtliche Wartezeiten und Rückrufe aus der Warteschlange unterstützt.

Mobile Apps und Softphones für Remote-Mitarbeiter

• Mobile Apps sollten vollständige Anruffunktionen, Voicemail und Präsenzinformationen bieten. Testen Sie Android- und iPhone-Clients auf ihre Leistung über WiFi und mobile Daten.
• Für Remote-Teams verringern leistungsfähige mobile und Desktop-Apps den Bedarf an Tischtelefonen.

Integrationen und API-Zugriff

• Prüfen Sie Integrationen mit Ihrem CRM, Helpdesk und Ihren Produktivitätstools. Integrierte Verbindungen reduzieren manuelle Arbeit und verbessern die Berichterstattung.
• Wenn Sie individuelle Abläufe benötigen, vergewissern Sie sich, dass der Anbieter eine API bereitstellt.

Anrufanalysen und Berichte

• Grundlegende Berichte: Anrufprotokolle, verpasste Anrufe und Nutzeraktivitäten.
• Erweiterte Berichte: Kennzahlen zu Warteschlangen, Agentenleistung und Analysen von Gesprächsaufzeichnungen für Schulungen.

Sicherheit und Compliance

• Stellen Sie sicher, dass TLS und SRTP für die Verschlüsselung von Signalisierung und Medien unterstützt werden.
• In regulierten Branchen sollten Sie die Compliance-Zertifizierungen des Anbieters und seine Richtlinien zur Datenverarbeitung prüfen.

Skalierbarkeit und Lizenzen

• Prüfen Sie die Lizenzierung pro Nutzer, ob Sie monatlich Plätze hinzufügen oder entfernen können und ob der Anbieter eine saisonale Skalierung unterstützt.

Rufnummernmitnahme und virtuelle Nummern

• Wenn Sie lokale Nummern in verschiedenen Regionen benötigen, prüfen Sie deren Verfügbarkeit und die Richtlinien zur Rufnummernmitnahme. Nutzen Sie Ressourcen wie unseren Ratgeber zu virtuellen Telefonnummern für die verschiedenen Nummerntypen und den Ratgeber zu kostenlosen virtuellen Telefonnummern für Testoptionen.

Abrechnungsmodell: sekundengenau oder pro Minute

• Eine sekundengenaue Abrechnung ist wichtig, wenn Ihr Team viele kurze Anrufe tätigt. Vermeiden Sie Anbieter mit Verbindungsgebühren oder Mindestabrechnungszeiten von einer Minute, wenn Sie eine genaue Abrechnung benötigen.

Zuverlässigkeit und Support

• Fragen Sie nach SLAs zur Verfügbarkeit und den Reaktionszeiten des Supports. Für Teams mit direktem Kundenkontakt ist schneller Support besonders wichtig.

Testzeitraum und Pilotprojekt

• Führen Sie einen Test mit Ihren meistgenutzten Abläufen durch. Überwachen Sie die Gesprächsqualität, die Bedienbarkeit für Administratoren und die CRM-Integrationen, bevor Sie sich festlegen.

Praktische Empfehlungen nach Teamgröße

• 1–5 Mitarbeiter: Wählen Sie einen einfachen, günstigen Tarif (Grasshopper, Google Voice oder Ooma) mit mobiler Nutzung, um Telefonhardware zu vermeiden.
• 5–25 Mitarbeiter: Priorisieren Sie einen Cloud-VOIP-Anbieter mit Anrufwarteschlangen und CRM-Integrationen (RingCentral, Nextiva, Dialpad).
• 25+ Mitarbeiter oder Bedarf an Contactcenter-Funktionen: Prüfen Sie höherwertige Tarife oder Contactcenter-Erweiterungen und ziehen Sie hybride Installationen in Betracht.

Wenn Sie unterwegs oder remote arbeiten und Datenkosten reduzieren sowie eine gleichbleibende Gesprächsqualität sicherstellen möchten, sehen Sie sich unsere Liste der besten wifi calling apps für mobile Alternativen an. Durch die Kombination einer Cloud-PBX mit einer mobilen Anruf-App, die günstige internationale Tarife bietet, können Sie zuverlässige geschäftliche Telefoniefunktionen mit kostengünstigen weltweiten Anrufen verbinden.