Виртуальные телефонные системы

Что такое виртуальные телефонные сервисы?

Виртуальный телефонный сервис передаёт звонки и сообщения через интернет или облачную сеть вместо традиционной стационарной линии, связанной с физическим телефоном. Он позволяет компаниям использовать телефонные номера — местные, бесплатные или международные — без локального оборудования PBX. Вы можете отвечать на звонки со смартфона, через приложение-софтфон на ноутбуке или с IP-телефона.

Виртуальный телефонный сервис обычно включает виртуальный телефонный номер для бизнеса, переадресацию звонков, голосовую почту с отправкой на электронную почту, SMS и базовую маршрутизацию звонков. Организации используют виртуальный бизнес-номер, чтобы создавать местное присутствие на нескольких рынках, отделять личные звонки от рабочих и масштабировать коммуникации без установки дополнительных физических телефонных линий.

Две распространённые модели:

• Облачные системы с хостингом (полноценная виртуальная телефонная система), которые работают как полноценная бизнес-платформа с внутренними номерами, IVR и аналитикой.
• Простые виртуальные телефонные номера и сервисы переадресации, которые предоставляют виртуальный бизнес-номер и направляют звонки на любое устройство.

Виртуальный номер для бизнеса можно представить как адрес, который вы публикуете открыто. Место приёма звонка можно менять и контролировать с помощью правил, заданных в панели управления или мобильном приложении.

Преимущества для малого бизнеса

Виртуальные телефонные системы для малого бизнеса дают практические преимущества, влияющие на доход, клиентский опыт и накладные расходы.

Снижение расходов

• Не нужны локальное оборудование PBX и договоры на его обслуживание. Ежемесячные тарифы или оплата по мере использования снижают первоначальные капитальные затраты.
• Если вы совершаете международные звонки, тарифы VoIP часто ниже тарифов мобильной и стационарной связи. Например, некоторые мобильные VoIP-приложения предлагают поминутные тарифы менее доллара для многих направлений и посекундную тарификацию, чтобы избежать переплаты за короткие звонки.

Профессиональный имидж

• Виртуальный бизнес-номер позволяет небольшой команде выглядеть крупнее. Вы можете использовать местные номера в нескольких городах или бесплатный номер, повышая доверие и конверсию в маркетинговых материалах.
• Такие функции, как маршрутизация по рабочим часам, автоматический секретарь и персонализированные приветствия, помогают направлять звонящих к нужному ответу даже вне рабочего времени.

Гибкость и мобильность

• Отвечайте на рабочие звонки со смартфона, ноутбука или планшета. Удалённые сотрудники и выездные команды остаются на связи, не распространяя личные номера.
• Виртуальный телефонный сервис работает через WiFi или мобильный интернет, поэтому сотрудники могут путешествовать, не теряя рабочую линию.

Масштабируемость

• Быстро добавляйте или удаляйте номера и линии пользователей. При найме сотрудников не нужно ждать техника, который проложит новую проводку.
• Для временных кампаний можно использовать краткосрочные виртуальные бизнес-номера без изменений оборудования.

Аналитика и контроль

• Журналы звонков, записи и базовая аналитика показывают поведение клиентов и помогают принимать решения о количестве сотрудников или эффективности кампаний.
• Интеграции с CRM-системами связывают данные о звонках с карточками клиентов.

Простота и скорость

• Многие виртуальные телефонные сервисы позволяют подключить номера и пользователей за несколько минут через веб-портал или приложение. Некоторые сервисы не требуют полной настройки аккаунта или долгосрочных договоров.

Благодаря этим преимуществам виртуальный бизнес-телефон становится практичной основой современных коммуникаций малого бизнеса.

Лучшие провайдеры виртуальных телефонных сервисов

Ниже перечислены распространённые провайдеры и задачи, для которых малый бизнес обычно их выбирает. Это не полный рейтинг, а практический обзор для сопоставления с вашими потребностями.

• Google Voice

  • Подходит индивидуальным предпринимателям и небольшим командам, которым нужен недорогой виртуальный бизнес-номер с расшифровкой голосовой почты и доступом через веб.
  • Ограниченный набор расширенных бизнес-функций и интеграций.

• Grasshopper

  • Предлагается малому бизнесу, которому нужен простой виртуальный телефонный сервис с внутренними номерами, рабочими часами и запоминающимися номерами.
  • Простая настройка и понятная тарификация.

• RingCentral

  • Полноценная виртуальная телефонная система с широким набором функций — IVR, интеграциями и расширенной аналитикой. Лучше всего подходит растущему малому бизнесу, который планирует масштабирование.
  • Дороже, но предлагает много возможностей.

• Nextiva

  • Сильные функции унифицированных коммуникаций и хорошая поддержка клиентов. Подходит компаниям, которым нужна надёжная виртуальная телефонная система для малого бизнеса с телефонией и инструментами совместной работы.

• Vonage Business

  • Предлагает гибкие тарифы и интеграции с CRM. Подходит отделам продаж, которым нужны набор номера одним нажатием и запись звонков.

• 8x8

  • Международные тарифы и глобальные номера; полезны компаниям с распределёнными командами или клиентами.

• Dialpad

  • Функции на основе ИИ, такие как расшифровка в реальном времени и сводки звонков. Подходит командам, которые хотят использовать анализ голосовых разговоров в рабочих процессах.

• Telvio (мобильный VoIP)

  • Telvio предоставляет мобильный вариант VoIP, с которым можно звонить на реальные телефонные номера в 200+ странах через WiFi или мобильный интернет. Сервис предлагает низкие поминутные тарифы и посекундную тарификацию, не требует регистрации, а кредиты не сгорают — это удобно для компаний, которые время от времени совершают международные звонки или хотят использовать недорогой инструмент для исходящих вызовов.

При выборе провайдера сравните основные возможности и цены. Если вам нужно более подробное сравнение бизнес-систем VoIP, ознакомьтесь с нашим сравнением бизнес-телефонных систем VoIP. Если вы также рассматриваете варианты для встреч между пользователями, изучите наше руководство по бесплатным платформам для онлайн-видеозвонков и рейтинг лучших приложений для звонков через WiFi.

Основные функции, которые стоит учитывать

Выбор виртуального телефонного сервиса для малого бизнеса означает сопоставление функций с реальными потребностями. Ниже перечислены функции, которые следует оценить, и объясняется, почему они важны.

Варианты телефонных номеров

• Местные номера, бесплатные номера и международные номера DID. Местный виртуальный бизнес-номер помогает выглядеть для клиентов из разных регионов местной компанией.
• Перенос номера: если у вас уже есть номер, убедитесь, что провайдер поддерживает его перенос.

Маршрутизация звонков и IVR

• Базовая маршрутизация (переадресация на мобильный телефон или в приложение для компьютера) необходима. Для более профессиональной обработки автоматический секретарь (IVR) направляет звонки по отделам или задачам.
• Маршрутизация по рабочим часам и расписания праздников помогают не пропускать звонки и обеспечивают предсказуемую обработку вызовов.

Тарификация и структура цен

• Поминутная или посекундная тарификация. Посекундная тарификация помогает избежать переплаты за короткие звонки.
• Плата за соединение и ежемесячный минимум. Ищите прозрачные тарифы и уточняйте, сгорают ли кредиты.
• При международных звонках проверьте тарифы для конкретных стран. Некоторые сервисы предлагают низкие цены для ключевых направлений.

Мобильность и приложения

• Нативные приложения для iOS и Android для обработки звонков и SMS. Возможность использовать софтфон на компьютере повышает гибкость.
• Виртуальный телефонный сервис, который может звонить на несколько устройств или передавать звонки между ними, помогает быстрее отвечать клиентам.

Голосовая почта и сообщения

• Голосовая почта с отправкой на электронную почту, расшифровка голосовых сообщений и поддержка SMS помогают управлять асинхронными контактами.
• MMS и рабочие процессы с деловой перепиской могут быть важны для команд, которые общаются с клиентами.

Интеграции и API

• Интеграции с CRM (например, HubSpot, Salesforce) позволяют автоматически регистрировать звонки.
• Если вам нужны автоматизация или индивидуальные рабочие процессы, проверьте наличие API или поддержки Zapier.

Аналитика и отчёты по звонкам

• Отслеживайте количество звонков, пропущенные вызовы, продолжительность разговоров и другие KPI, чтобы принимать решения о численности команды.
• Запись звонков для контроля качества и соблюдения законодательства, если это разрешено.

Безопасность и соответствие требованиям

• Шифрование голосовых вызовов и SMS, безопасное хранение записей и соблюдение местных правил в сфере телекоммуникаций и законов о конфиденциальности.

Простота настройки и администрирования

• Понятная панель администратора, позволяющая нетехническим пользователям добавлять номера и менять правила маршрутизации, снижает нагрузку на IT-отдел.
• Самостоятельное подключение номеров может значительно экономить время небольших команд.

Поддержка и надёжность

• SLA по доступности сервиса и оперативная поддержка клиентов важны, если телефон является основным каналом продаж.
• Проверьте качество связи в вашем регионе: некоторые VoIP-сервисы лучше работают в определённых сетях.

Если вы впервые сталкиваетесь с виртуальными номерами, наше руководство по виртуальным телефонным номерам объясняет их типы и рассказывает, как выбрать подходящий вариант для бизнеса.

Как внедрить виртуальную телефонную систему

Следуйте этим практическим шагам, чтобы внедрить виртуальную телефонную систему без перебоев в работе.

1. Определите цели и сценарии использования

   • Нужен ли вам один виртуальный бизнес-номер для связи с клиентами, несколько местных номеров для регионального маркетинга или полноценная виртуальная телефонная система для внутренней маршрутизации и внутренних номеров?
   • Пример: консультационной компании из трёх человек может быть достаточно виртуального бизнес-номера и голосовой почты с отправкой на электронную почту. Розничному бизнесу могут понадобиться IVR, SMS и интеграция с CRM.

2. Проанализируйте текущий объём и характер звонков

   • Измерьте часы пиковой нагрузки, среднюю продолжительность звонков, количество пропущенных вызовов и число сотрудников, которые отвечают на звонки.
   • Пример расчёта: если средняя продолжительность звонка составляет 3 минуты и вы ожидаете 300 звонков в месяц, это 900 минут. Выберите соответствующий тариф или используйте кредиты с оплатой по мере использования, чтобы контролировать расходы.

3. Выберите типы номеров

   • Выберите местные номера для присутствия на рынке и бесплатный номер для общенационального охвата. Рассмотрите виртуальные бизнес-номера в странах, где вы размещаете рекламу.
   • Если вы хотите сохранить существующий номер, убедитесь, что его можно перенести.

4. Оцените провайдеров по ключевым критериям

   • Сравните модели оплаты (ежемесячная или по мере использования), функции, качество приложений и поддержку. Для компаний, которым нужны международные звонки, сравните тарифы и детализацию тарификации — посекундная тарификация может снизить стоимость коротких звонков.
   • Используйте короткий пробный период или бесплатный тариф, чтобы проверить качество связи в обычные рабочие часы.

5. Настройте маршрутизацию и доступ пользователей

   • Настройте рабочие часы, переадресацию звонков и автоматического секретаря. Убедитесь, что удалённые сотрудники получили данные для входа в мобильное или компьютерное приложение.
   • Пример настройки: Основная линия -> IVR -> Отдел продаж или поддержки -> переадресация на мобильные телефоны дежурных сотрудников в нерабочее время.

6. Интегрируйте систему с используемыми инструментами

   • Подключите CRM, систему поддержки или инструменты обмена сообщениями, чтобы регистрировать звонки и показывать сотрудникам контекст звонящего.
   • Если нужны индивидуальные автоматизации, используйте API провайдера или коннектор Zapier.

7. Обучите сотрудников и опубликуйте номера

   • Обучите команду работе с мобильным приложением, прослушиванию голосовой почты и процедурам перевода звонков.
   • Обновите сайт, бизнес-каталоги и маркетинговые материалы, указав виртуальный телефонный номер для бизнеса.

8. Отслеживайте результаты и вносите изменения

   • Используйте аналитику звонков, чтобы улучшать маршрутизацию, планирование смен и эффективность кампаний. При росте объёма звонков корректируйте тарифы.
   • Если возникают проблемы с качеством связи, проверьте пропускную способность сети и установите приоритет голосового трафика в офисных сетях.

Альтернативы и дополнения

• Если вам нужны и голосовые встречи, и телефонные звонки, объедините виртуальную телефонную систему с платформами видеозвонков для очных встреч с клиентами. Варианты представлены в нашем руководстве по бесплатным платформам для онлайн-видеозвонков.
• Командам, которые используют приложения для звонков через WiFi, стоит изучить лучшие приложения для звонков через WiFi, чтобы обеспечить совместимость и хорошее качество связи. Для частых международных исходящих звонков сравните варианты в нашем сравнении международных телефонных карт.

Пример расчёта стоимости

• Сценарий: небольшое агентство совершает 1,500 минут исходящих звонков в месяц по внутренним и международным направлениям.
  • Вариант A: ежемесячный тариф виртуальной телефонной системы с неограниченными внутренними звонками для каждого пользователя — может стоить $20–$40 с пользователя в месяц в зависимости от провайдера.
  • Вариант B: виртуальный телефонный сервис с оплатой по мере использования и международными поминутными тарифами — может оказаться дешевле, если звонки совершает только один сотрудник, а объём меняется.
• При сравнении общей стоимости учитывайте дополнительные расходы, например за номера с поддержкой SMS, хранение записей и дополнительные функции для отдельных пользователей.

Финальные проверки перед запуском

• Проверьте входящие и исходящие звонки из разных сетей (домашний WiFi, офисный ethernet, мобильный интернет).
• Убедитесь, что уведомления о голосовой почте и расшифровка работают как нужно.
• Убедитесь, что соблюдаются местные правила записи звонков и автоматических сообщений.

Почему стоит рассмотреть Telvio для международных звонков

Если вам нужно звонить за границу на реальные телефонные номера — стационарные и мобильные, а не только из приложения в приложение, — Telvio создан именно для этого. Вот чем он отличается:

• Посекундная тарификация — вы платите за 47 секунд, а не за округлённую до 1 минуты продолжительность. Платы за соединение тоже нет
• Тарифы от $0.02/мин — звоните в США, Великобританию, Канаду и ещё в 200+ стран по конкурентным тарифам (все тарифы)
• Кредиты не сгорают — купите пакет за $1.99, $4.99 или $9.99 и используйте его когда угодно, даже через несколько месяцев
• Без регистрации — скачайте приложение, купите кредит и звоните. Без аккаунта, подтверждения номера телефона и договоров
• 1 бесплатная минута — при каждой новой установке предоставляется одна минута, чтобы проверить качество связи до оплаты

Скачать Telvio бесплатно →