Виртуалды телефон жүйелері

Виртуалды телефон қызметтері деген не?

Виртуалды телефон қызметі физикалық телефонға байланған дәстүрлі стационарлық желіге сүйенбей, қоңыраулар мен хабарламаларды интернет немесе бұлттық желі арқылы бағыттайды. Ол бизнеске жергілікті, тегін немесе халықаралық телефон нөмірлерін кеңседе PBX жабдығын орнатпай пайдалануға мүмкіндік береді. Қоңырауларға смартфонда, ноутбуктегі софтфон қолданбасында немесе IP үстел телефонында жауап беруге болады.

Виртуалды телефон байланысы қызметіне әдетте бизнеске арналған виртуалды телефон нөмірі, қоңырауды қайта бағыттау, дауыстық поштаны электрондық поштаға жіберу, SMS және қоңырауларды негізгі бағыттау мүмкіндіктері кіреді. Ұйымдар виртуалды бизнес нөмірін бірнеше нарықта жергілікті қатысуын көрсету, жеке және жұмыс қоңырауларын бөлу және физикалық телефон желілерін қоспай коммуникацияны кеңейту үшін пайдаланады.

Екі кең таралған модель:

• Хостинг жасалған бұлттық жүйелер (толық виртуалды телефон жүйесі) — ішкі нөмірлері, IVR және аналитикасы бар толыққанды бизнес телефон платформасы ретінде жұмыс істейді.
• Қарапайым виртуалды телефон нөмірлері мен қайта бағыттау қызметтері — виртуалды бизнес телефон нөмірін береді және қоңырауларды кез келген құрылғыға бағыттайды.

Бизнеске арналған виртуалды нөмірді көпшілікке жариялайтын мекенжай ретінде қарастыруға болады. Қоңыраудың қайда түсетіні икемді және оны басқару панелінде немесе мобильді қолданбада орнатқан ережелеріңіз анықтайды.

Шағын бизнеске арналған артықшылықтар

Шағын бизнеске арналған виртуалды телефон жүйелері табысқа, клиент тәжірибесіне және үстеме шығындарға әсер ететін нақты артықшылықтар береді.

Шығындарды азайту

• Кеңседе орнатылатын PBX жабдығы немесе техникалық қызмет көрсету келісімшарттары қажет емес. Ай сайынғы жоспарлар немесе пайдаланғаныңызға қарай төлем бастапқы капитал шығынын азайтады.
• Халықаралық қоңыраулар шалсаңыз, VoIP қоңырау тарифтері мобильді немесе стационарлық байланыс тарифтерінен жиі төмен болады. Мысалы, кейбір мобильді VoIP қолданбалары көптеген бағыттарға минутына бір доллардан төмен тариф ұсынып, қысқа қоңыраулар үшін артық төлем жасамауға мүмкіндік беретін секундтық есеп жүргізеді.

Кәсіби қатысу

• Виртуалды бизнес телефон нөмірі шағын командаға өзін үлкенірек етіп көрсетуге мүмкіндік береді. Бірнеше қалада жергілікті нөмірлерді немесе тегін нөмірді пайдаланып, маркетинг материалдарындағы сенім мен конверсияны арттыруға болады.
• Жұмыс уақыты бойынша бағыттау, автоматты жауап беруші және реттелетін сәлемдесулер сияқты мүмкіндіктер жұмыс уақытынан тыс кезде де қоңырау шалушының дұрыс жауап алуын қамтамасыз етеді.

Икемділік және мобильділік

• Бизнес қоңырауларына смартфонда, ноутбукте немесе планшетте жауап беріңіз. Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер мен көшпелі топтар жеке нөмірлерін таратпай-ақ байланыста болады.
• Виртуалды телефон қызметі WiFi немесе мобильді деректер арқылы жұмыс істейді, сондықтан қызметкерлер сапар кезінде де бизнес желісін жоғалтпайды.

Масштабтау мүмкіндігі

• Нөмірлер мен пайдаланушы желілерін жылдам қосуға немесе өшіруге болады. Жаңа қызметкер жұмысқа келгенде, техник маманның жаңа сым тартуын күтудің қажеті жоқ.
• Уақытша науқандар үшін жабдыққа өзгеріс енгізбей, қысқа мерзімге пайдаланылатын виртуалды бизнес нөмірлерін қолдануға болады.

Деректер және басқару

• Қоңыраулар журналдары, жазбалар және негізгі аналитика клиенттердің әрекетін түсінуге, қызметкерлер саны немесе науқан туралы шешімдерді жақсартуға көмектеседі.
• CRM жүйелерімен интеграциялар қоңырау деректерін клиент жазбаларымен байланыстырады.

Қарапайымдылық және жылдамдық

• Көптеген виртуалды телефон байланысы қызметтері нөмірлер мен пайдаланушыларды веб-портал немесе қолданба арқылы бірнеше минутта іске қосуға мүмкіндік береді. Кейбір қызметтер толық аккаунт ашуды немесе ұзақ мерзімді келісімшарттарды талап етпейді.

Осы артықшылықтар виртуалды бизнес телефонын заманауи шағын бизнес коммуникациясының практикалық негізіне айналдырады.

Үздік виртуалды телефон қызметтерін ұсынушылар

Төменде кең таралған провайдерлер және шағын бизнестің оларды әдетте қандай мақсатта таңдайтыны көрсетілген. Бұл толық рейтинг емес, қажеттілікке сай қызметті таңдауға арналған практикалық шолу.

• Google Voice

  • Дауыстық поштаны мәтінге айналдыру және веб арқылы қол жеткізу мүмкіндігі бар арзан виртуалды бизнес телефон нөмірін қалайтын жеке кәсіпкерлер мен шағын командаларға қолайлы.
  • Кеңейтілген бизнес мүмкіндіктері мен интеграциялары шектеулі.

• Grasshopper

  • Ішкі нөмірлері, жұмыс уақыты және есте сақталатын нөмірлері бар қарапайым виртуалды телефон байланысы қызметін қалайтын шағын бизнеске бағытталған.
  • Орнату оңай, бағасы алдын ала түсінікті.

• RingCentral

  • IVR, интеграциялар және кеңейтілген аналитикасы бар толық виртуалды телефон жүйесі. Масштабтауды жоспарлап отырған өсіп келе жатқан шағын бизнеске қолайлы.
  • Бағасы қымбатырақ, бірақ мүмкіндіктері мол.

• Nextiva

  • Бірыңғай коммуникация мүмкіндіктері күшті және клиенттерді қолдау қызметі жақсы. Телефония мен бірлескен жұмыс құралдары бар шағын бизнеске арналған сенімді виртуалды телефон жүйесін қалайтын компанияларға сай.

• Vonage Business

  • Икемді жоспарлар мен CRM интеграцияларын ұсынады. Нөмірді басып, қоңырау шалуды және қоңырау жазбасын қажет ететін сату топтарына қолайлы.

• 8x8

  • Халықаралық қоңырау жоспарлары мен жаһандық нөмірлер ұсынады; қызметкерлері немесе клиенттері әр жерде орналасқан бизнеске пайдалы.

• Dialpad

  • Нақты уақыттағы транскрипция және қоңырау қорытындылары сияқты AI негізіндегі мүмкіндіктері бар. Дауыстық деректерді жұмыс процесіне енгізгісі келетін командаларға қолайлы.

• Telvio (мобильді VoIP)

  • Telvio WiFi немесе мобильді деректерді пайдаланып, 200+ елдегі нақты телефон нөмірлеріне қоңырау шалуға мүмкіндік беретін мобильді VoIP нұсқасын ұсынады. Минуттық тарифтері төмен, секундтық есеп жүргізеді, тіркелуді талап етпейді және мерзімі бітпейтін кредиттер ұсынады. Бұл халықаралық қоңырауларды анда-санда шалатын немесе шығыны төмен шығыс қоңырау құралын қалайтын бизнеске ыңғайлы.

Провайдерді таңдағанда негізгі мүмкіндіктері мен бағаларын салыстырыңыз. Бизнеске арналған VoIP жүйелерін тереңірек салыстыру қажет болса, бизнеске арналған VoIP телефон жүйелерін салыстыру материалын қараңыз. Адамдар арасындағы кездесулерге арналған баламаларды да қарастырып жатсаңыз, тегін онлайн бейнеқоңырау платформалары жөніндегі нұсқаулығымызды және үздік WiFi қоңырау қолданбалары рейтингімізді қараңыз.

Ескеретін негізгі мүмкіндіктер

Шағын бизнеске арналған виртуалды телефон қызметін таңдау мүмкіндіктерді нақты қажеттіліктермен сәйкестендіруді талап етеді. Төменде бағалауға болатын мүмкіндіктер және олардың маңызы көрсетілген.

Телефон нөмірінің нұсқалары

• Жергілікті нөмірлер, тегін нөмірлер және халықаралық DID нөмірлері. Жергілікті виртуалды бизнес нөмірі әртүрлі өңірлердегі клиенттерге сол жерде орналасқандай көрінуге көмектеседі.
• Нөмірді көшіру: бұрыннан бар нөміріңіз болса, провайдердің нөмір көшіруді қолдайтынын тексеріңіз.

Қоңырауларды бағыттау және IVR

• Негізгі бағыттау (мобильді құрылғыға немесе компьютер қолданбасына бағыттау) маңызды. Кәсібилікті арттыру үшін автоматты жауап беруші (IVR) қоңырауларды бөлім немесе мақсат бойынша бағыттайды.
• Жұмыс уақыты бойынша бағыттау және мерекелік күндер кестесі қабылданбай қалған қоңыраулардың алдын алып, болжамды жұмыс тәртібін қалыптастырады.

Есеп айырысу және баға құрылымы

• Минуттық немесе секундтық есеп. Секундтық есеп қысқа қоңыраулар үшін артық төлемнің алдын алады.
• Қосылу ақысы және ай сайынғы ең төменгі төлемдер. Тарифтердің ашық көрсетілгеніне және кредиттердің мерзімі аяқталатынына назар аударыңыз.
• Халықаралық қоңыраулар үшін елге байланысты тарифтерді тексеріңіз. Кейбір қызметтер негізгі нарықтарға төмен тарифтер ұсынады.

Мобильділік және қолданбалар

• Қоңыраулар мен SMS өңдеуге арналған iOS және Android қолданбалары. Компьютерге арналған софтфон мүмкіндігі икемділікті арттырады.
• Бірнеше құрылғыда қатар қоңырау қабылдайтын немесе қоңырауды басқа құрылғыға ауыстыра алатын виртуалды телефон байланысы қызметі жауап беру жылдамдығын жақсартады.

Дауыстық пошта және хабарламалар

• Дауыстық поштаны электрондық поштаға жіберу, дауыстық поштаны мәтінге айналдыру және SMS қолдауы асинхронды байланысты басқаруға көмектеседі.
• Клиенттермен жұмыс істейтін командалар үшін MMS немесе бизнес хабарламаларының жұмыс процестері маңызды болуы мүмкін.

Интеграциялар және API

• CRM интеграциялары (мысалы, HubSpot, Salesforce) қоңырауларды автоматты түрде тіркеуге мүмкіндік береді.
• Автоматтандыру немесе арнайы жұмыс процестері қажет болса, API немесе Zapier қолдауын тексеріңіз.

Қоңыраулар аналитикасы және есептер

• Қоңыраулар санын, қабылданбаған қоңырауларды, қоңырау ұзақтығын және басқа KPI көрсеткіштерін бақылап, қызметкерлер саны туралы шешім қабылдаңыз.
• Рұқсат етілген жағдайда сапаны бақылау және заң талаптарын сақтау үшін қоңырауларды жазу мүмкіндігі.

Қауіпсіздік және талаптарға сәйкестік

• Дауыстық байланыс пен SMS шифрлауы, жазбаларды қауіпсіз сақтау және жергілікті телекоммуникация ережелері мен құпиялылық заңдарына сәйкестік.

Орнату және басқару жеңілдігі

• Техникалық білімі жоқ пайдаланушыларға нөмірлерді қосып, бағыттау ережелерін өзгертуге мүмкіндік беретін түсінікті басқару панелі IT жүктемесін азайтады.
• Өзіне-өзі қызмет көрсету арқылы нөмірлерді іске қосу шағын командалар үшін көп уақыт үнемдейді.

Қолдау және сенімділік

• Телефон негізгі сату арнасы болса, жұмыс уақытының үздіксіздігіне арналған SLA және жылдам клиенттерді қолдау қызметі маңызды.
• Аймағыңыздағы қоңырау сапасын тексеріңіз; кейбір VoIP қызметтері белгілі бір желілерде жақсырақ жұмыс істейді.

Виртуалды нөмірлерді алғаш рет пайдаланып жатсаңыз, виртуалды телефон нөмірлері жөніндегі нұсқаулығымыз олардың түрлері мен бизнесіңізге лайықтысын таңдау жолын түсіндіреді.

Виртуалды телефон жүйесін енгізу жолы

Жұмыс процесін бұзбай виртуалды телефон жүйесін енгізу үшін мына практикалық қадамдарды орындаңыз.

1. Мақсаттарыңыз бен пайдалану жағдайларын анықтаңыз

   • Клиенттермен байланысуға арналған бір виртуалды бизнес нөмірі, өңірлік маркетингке қолдау көрсететін бірнеше жергілікті нөмір немесе ішкі бағыттау мен ішкі нөмірлері бар толық виртуалды телефон жүйесі қажет пе?
   • Мысал: үш адамнан тұратын консалтинг компаниясына виртуалды бизнес телефон нөмірі мен дауыстық поштаны электрондық поштаға жіберу мүмкіндігі ғана қажет болуы мүмкін. Бөлшек сауда бизнесіне IVR, SMS және CRM интеграциясы қажет болуы ықтимал.

2. Қазіргі қоңыраулар көлемі мен үлгілерін талдаңыз

   • Қоңыраулардың ең көп түсетін уақытын, орташа ұзақтығын, қабылданбаған қоңыраулар санын және қоңырауларға жауап беретін адамдар санын өлшеңіз.
   • Мысал көрсеткіш: орташа қоңырау ұзақтығы 3 минут, ал айына 300 қоңырау күтсеңіз, бұл 900 минут болады. Көлемге сай жоспар таңдаңыз немесе шығынды бақылау үшін пайдаланғаныңызға қарай төленетін кредиттерді қолданыңыз.

3. Нөмір түрлерін таңдаңыз

   • Нарықта жергілікті қатысуды көрсету үшін жергілікті нөмірлерді, ұлттық ауқымға шығу үшін тегін нөмірді таңдаңыз. Жарнама жүргізетін елдердегі виртуалды бизнес нөмірлерін қарастырыңыз.
   • Бұрынғы нөміріңізді сақтағыңыз келсе, оны көшіру мүмкіндігін тексеріңіз.

4. Провайдерлерді негізгі критерийлер бойынша бағалаңыз

   • Баға модельдерін (ай сайынғы төлем немесе пайдаланғаныңызға қарай төлем), мүмкіндіктерді, қолданба сапасын және қолдауды салыстырыңыз. Халықаралық қоңыраулар қажет бизнес үшін тарифтер мен есептеу дәлдігін салыстырыңыз — секундтық есеп қысқа қоңыраулардың құнын азайтуы мүмкін.
   • Әдеттегі жұмыс уақытында қоңырау сапасын тексеру үшін қысқа сынақ мерзімін немесе тегін жоспарды пайдаланыңыз.

5. Бағыттау мен пайдаланушы қолжетімділігін реттеңіз

   • Жұмыс уақытын, қоңырауды қайта бағыттауды және автоматты жауап берушіні орнатыңыз. Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерде мобильді немесе компьютер қолданбасына кіру деректері бар екеніне көз жеткізіңіз.
   • Мысал конфигурация: Негізгі желі -> IVR -> Сату немесе Қолдау -> Жұмыс уақытынан кейін кезекші қызметкерлердің мобильді нөміріне бағыттау.

6. Құралдарыңызбен интеграциялаңыз

   • Қоңырауларды тіркеу және қызметкерлерге қоңырау шалушы туралы контексті көрсету үшін CRM, қолдау қызметі немесе хабар алмасу құралдарын қосыңыз.
   • Арнайы автоматтандыру қажет болса, провайдердің API интерфейсін немесе Zapier коннекторын пайдаланыңыз.

7. Қызметкерлерді оқытып, нөмірлерді жариялаңыз

   • Командаңызды мобильді қолданбаны пайдалануға, дауыстық поштаны тексеруге және қоңырауды аудару тәртібіне үйретіңіз.
   • Виртуалды телефон нөмірін бизнеске арналған нөмір ретінде веб-сайтыңызға, бизнес каталогтарындағы парақшаларыңызға және маркетинг материалдарыңызға қосыңыз.

8. Бақылап, жетілдіріп отырыңыз

   • Бағыттауды, қызметкерлер санын және науқан тиімділігін жақсарту үшін қоңырау аналитикасын пайдаланыңыз. Қоңыраулар көлемі артса, жоспарларды өзгертіңіз.
   • Қоңырау сапасына қатысты мәселелер туындаса, желінің өткізу қабілетін тексеріп, кеңсе желілерінде дауыс трафигіне басымдық беріңіз.

Баламалар мен толықтырулар

• Дауыстық кездесулер де, қоңырау шалу да қажет болса, виртуалды телефон байланысы жүйесін клиенттермен бетпе-бет кездесуге арналған бейнеқоңырау платформаларымен біріктіріңіз. Нұсқалар үшін тегін онлайн бейнеқоңырау платформалары жөніндегі нұсқаулығымызды қараңыз.
• WiFi қоңырау қолданбаларына сүйенетін командалар үйлесімділік пен қоңырау сапасын қамтамасыз ету үшін үздік WiFi қоңырау қолданбалары тізімімізді қарастыра алады. Халықаралық шығыс қоңырауларын жиі шалатын болсаңыз, нұсқаларды халықаралық қоңырау карталарын салыстыру материалымыз арқылы салыстырыңыз.

Шығын мысалы

• Сценарий: Шағын агенттік ай сайын ішкі және халықаралық бағыттарға 1,500 минут шығыс қоңырау шалады.
  • A нұсқасы: Әр пайдаланушыға арналған, ішкі қоңыраулары шектеусіз виртуалды телефон жүйесінің ай сайынғы жоспары — провайдерге байланысты әр пайдаланушыға айына $20–$40 тұруы мүмкін.
  • B нұсқасы: Минуттық халықаралық тарифтері бар, пайдаланғаныңызға қарай төленетін виртуалды телефон байланысы қызметі — қоңырауларды бір қызметкер ғана өңдесе және көлем өзгеріп тұрса, арзанырақ болуы мүмкін.
• Жалпы соманы салыстырғанда SMS қолдайтын нөмірлер, жазбаларды сақтау және әр пайдаланушыға арналған қосымша мүмкіндіктер сияқты қосымша шығындарды ескеріңіз.

Іске қоспас бұрынғы соңғы тексерулер

• Әртүрлі желілерден (үйдегі WiFi, кеңседегі ethernet, мобильді деректер) кіріс және шығыс қоңырауларды тексеріңіз.
• Дауыстық пошта хабарландырулары мен транскрипцияның күтілгендей жұмыс істейтініне көз жеткізіңіз.
• Қоңырауларды жазу және автоматты хабарламаларға қатысты жергілікті ережелердің сақталуын қамтамасыз етіңіз.

Халықаралық қоңыраулар үшін Telvio қызметін неге қарастыру керек

Шетелдегі нақты телефон нөмірлеріне — тек қолданба ішінде емес, стационарлық және мобильді нөмірлерге — қоңырау шалу қажет болса, Telvio осы мақсатқа арнайы жасалған. Оның ерекшеліктері:

• Секундтық есеп — 1 минутқа дейін дөңгелектенбей, 47 секунд үшін төлейсіз. Қосылу ақысы да жоқ
• $0.02/мин бастапқы тарифтер — АҚШ, Ұлыбритания, Канада және 200+ басқа елге бәсекеге қабілетті тарифтермен қоңырау шалыңыз (барлық тарифтерді көру)
• Кредиттердің мерзімі бітпейді — $1.99, $4.99 немесе $9.99 пакетін сатып алып, оны қалаған уақытта, тіпті бірнеше айдан кейін де пайдаланыңыз
• Тіркелу қажет емес — қолданбаны жүктеп алып, кредит сатып, қоңырау шалыңыз. Аккаунт, телефон нөмірін растау және келісімшарт қажет емес
• 1 тегін минут — әр жаңа орнатылым қоңырау сапасын төлем жасамай тұрып тексеруге бір минут береді

Telvio қолданбасын тегін жүктеп алу →