Các hệ thống điện thoại VoIP tốt nhất

VoIP là gì? Giải thích chi tiết

VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol, tức giao thức truyền giọng nói qua Internet. Về cơ bản, một cuộc gọi VoIP chuyển giọng nói của bạn thành các gói dữ liệu số và gửi chúng qua mạng IP — thường là Internet công cộng hoặc mạng dữ liệu riêng — thay vì sử dụng mạng điện thoại chuyển mạch công cộng truyền thống (PSTN). Đầu nhận sẽ lắp ráp lại các gói dữ liệu đó và phát chúng dưới dạng âm thanh. Sự thay đổi đơn giản về phương thức truyền này mở ra nhiều hiệu quả và tính năng mà đường dây điện thoại truyền thống không thể đáp ứng.

Các thành phần kỹ thuật chính:

• Tín hiệu và điều khiển phiên thường sử dụng SIP (Session Initiation Protocol), dù vẫn có các giao thức khác.
• Bộ mã hóa âm thanh (chẳng hạn như G.711, G.729, Opus) nén giọng nói để cân bằng băng thông và chất lượng.
• Bảo mật có thể dựa vào TLS cho tín hiệu và SRTP để mã hóa phương tiện truyền thông.
• Chất lượng phụ thuộc vào độ trễ, jitter và mất gói dữ liệu; hãy giữ độ trễ khứ hồi dưới ~150 ms và tỷ lệ mất gói dưới 1% để cuộc trò chuyện ổn định.

Các loại hình triển khai VoIP:

• VoIP lưu trữ/đám mây (còn gọi là VoIP dưới dạng dịch vụ): nhà cung cấp lưu trữ hệ thống điều khiển cuộc gọi, thư thoại và các tính năng trên đám mây. Bạn trả phí thuê bao, còn nhà cung cấp quản lý phần cứng và các bản nâng cấp.
• IP PBX tại chỗ: bạn vận hành phần mềm hoặc thiết bị điều khiển cuộc gọi tại văn phòng. Bạn giữ quyền kiểm soát nhưng phải chịu chi phí bảo trì và phần cứng.
• Kết hợp: PBX tại chỗ cùng các dịch vụ đám mây để dự phòng hoặc cung cấp tính năng nâng cao.
• Ứng dụng VoIP di động: chạy trên điện thoại và máy tính bảng, cho phép bạn gọi đến các số điện thoại thực qua WiFi hoặc dữ liệu di động.

Các lựa chọn điện thoại cho dịch vụ VoIP gồm softphone (ứng dụng phần mềm) và điện thoại IP bàn chuyên dụng. Nhiều nhà cung cấp cho phép kết hợp: dùng softphone cho nhân viên làm việc từ xa và điện thoại vật lý cho lễ tân hoặc phòng họp.

Nếu bạn muốn so sánh trải nghiệm của các công cụ họp hoặc gọi điện miễn phí qua Internet với dịch vụ VoIP để gọi đến số điện thoại, hãy xem hướng dẫn về các nền tảng gọi video trực tuyến miễn phí của chúng tôi. Để biết cụ thể về cách quay số quốc tế, hãy xem hướng dẫn cách gọi quốc tế và các hướng dẫn về những cách gọi quốc tế miễn phí tốt nhất.

Lợi ích của VoIP đối với doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ có thể nhận được những lợi ích thiết thực khi chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP:

• Chi phí hàng tháng thấp hơn: Doanh nghiệp nhỏ thường xuyên cắt giảm được chi phí thoại. Dịch vụ điện thoại VoIP lưu trữ có thể có giá $10–$30 cho mỗi người dùng mỗi tháng, so với đường dây PRI truyền thống hoặc chi phí bảo trì PBX cũ. Với nhu cầu gọi quốc tế ít, các lựa chọn trả theo mức sử dụng có thể còn rẻ hơn.
• Cước quốc tế thấp hơn: Nhà cung cấp VoIP thường tính cước mỗi phút thấp hơn cho các cuộc gọi quốc tế. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho các nhóm làm việc xuyên biên giới.
• Tính di động và làm việc từ xa: Nhân viên sử dụng điện thoại VoIP hoặc ứng dụng trên máy tính xách tay và điện thoại thông minh. Bạn vẫn giữ một số điện thoại doanh nghiệp duy nhất dù mọi người làm việc ở đâu.
• Nhiều tính năng gọi điện mà không cần thêm phần cứng: Trả lời tự động, thư thoại qua email, ghi âm cuộc gọi, bấm để gọi, hàng đợi cuộc gọi và phân tích được tích hợp trong nhiều hệ thống điện thoại VoIP.
• Khả năng mở rộng: Nhanh chóng thêm hoặc xóa đường dây. Một doanh nghiệp siêu nhỏ có thể bắt đầu với một người dùng và mở rộng lên hàng chục người trong vài ngày.
• Phân tích cuộc gọi tốt hơn: Hệ thống VoIP cung cấp nhật ký cuộc gọi, thời gian chờ và báo cáo lưu lượng, giúp quản lý nhân sự và trải nghiệm khách hàng.

Ví dụ thực tế: Nếu một nhóm bán hàng nhỏ gồm năm người dùng trả $20/user/month cho hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ, hóa đơn viễn thông hàng tháng là $100. So sánh với mức $300–$500 cho các gói đường dây điện thoại cũ và chi phí PRI cộng với bảo trì — khoản tiết kiệm này có thể được dùng cho quảng cáo, nhân sự hoặc các công cụ phần mềm.

Lưu ý vận hành:

• Đảm bảo kết nối Internet ổn định và lập kế hoạch băng thông phù hợp.
• Khi có thể, hãy dùng Ethernet có dây cho điện thoại bàn; mạng không dây có thể gây jitter.
• Thiết lập bảo mật cơ bản: thay đổi mật khẩu mặc định trên thiết bị, sử dụng thông tin xác thực SIP mạnh và bật mã hóa nếu được hỗ trợ.

So sánh các nhà cung cấp dịch vụ VoIP hàng đầu

Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ gọi VoIP đòi hỏi bạn so sánh giá, tính năng, cước gọi quốc tế, khả năng tương thích phần cứng, độ tin cậy và hỗ trợ. Hãy cân nhắc các tiêu chí tập trung vào nhu cầu người mua sau:

• Mô hình tính giá: Bạn bị tính phí theo người dùng/tháng, theo phút hay kết hợp cả hai? Một số nhà cung cấp bao gồm gọi nội địa không giới hạn; những nhà cung cấp khác có cước quốc tế mỗi phút thấp.
• Cước quốc tế và cách tính phí: Kiểm tra bảng giá của nhà cung cấp đối với những quốc gia bạn thường gọi nhất. Hãy tìm hình thức tính phí theo giây và không có phí kết nối.
• Bộ tính năng: Xác minh các tính năng cần thiết (hàng đợi cuộc gọi, IVR, tích hợp CRM, ghi âm cuộc gọi) thay vì chấp nhận một danh sách dài các tùy chọn bạn sẽ không dùng.
• Hỗ trợ phần cứng và ứng dụng: Họ có hỗ trợ các điện thoại IP bạn muốn dùng không? Họ có ứng dụng di động và máy tính mạnh không?
• Mức dịch vụ và thời gian hoạt động: Hỏi về SLA (thỏa thuận mức dịch vụ) và khả năng dự phòng. Với dịch vụ điện thoại quan trọng, thời gian hoạt động 99.99% và dự phòng theo địa lý rất đáng quan tâm.
• Bảo mật và tuân thủ: Xác nhận hỗ trợ mã hóa, xác thực an toàn và mọi tiêu chuẩn tuân thủ ngành bạn cần (HIPAA, PCI).
• Hỗ trợ và triển khai ban đầu: Cân nhắc các nhà cung cấp có hỗ trợ chuyển số điện thoại, hướng dẫn triển khai ban đầu và hỗ trợ trực tiếp trong quá trình chuyển đổi.

Các loại nhà cung cấp cần so sánh:

• Nhà cung cấp đám mây lớn (RingCentral, 8x8, Vonage): Họ kết hợp nhiều tính năng với hạ tầng cấp doanh nghiệp. Các nhà cung cấp này mở rộng tốt và cung cấp nhiều tích hợp nền tảng.
• Nhà mạng SIP trunking: Nếu bạn vận hành IP PBX tại chỗ, các nhà mạng này cung cấp SIP trunk để kết nối hệ thống của bạn với PSTN với cước mỗi phút cạnh tranh.
• Ứng dụng VoIP tập trung vào di động: Các ứng dụng này ưu tiên gọi quốc tế giá thấp từ điện thoại thông minh và máy tính bảng. Chúng thường hoạt động mà không cần hợp đồng dài hạn và phù hợp với các nhóm di động hoặc mô hình triển khai kết hợp.

Hãy tìm các chương trình giảm giá VoIP và ưu đãi tín dụng trong quá trình mua dịch vụ. Nhiều nhà cung cấp đưa ra các chương trình giảm giá có thời hạn, gói tín dụng hoặc số phút dùng thử giới hạn. Một lần tìm kiếm đơn giản hoặc đàm phán trực tiếp với bộ phận bán hàng có thể giúp tiết kiệm đáng kể trong năm đầu tiên.

Khi đánh giá nhà cung cấp, hãy thực hiện các cuộc gọi thực tế. Gọi thử đến các quốc gia và mạng mà bạn thường gọi nhất để đánh giá chất lượng cuộc gọi và độ trễ. Đồng thời kiểm tra tốc độ phản hồi của bộ phận hỗ trợ trong giờ làm việc.

Lưu ý: Với nhu cầu gọi quốc tế đơn giản mà không cần PBX đầy đủ, ứng dụng VoIP di động cung cấp quyền truy cập trả theo mức sử dụng với chi phí hợp lý. Vì vậy, chúng hữu ích như một kênh bổ trợ cho nhân viên làm việc từ xa và nhân viên thường xuyên di chuyển.

Cách triển khai VoIP cho doanh nghiệp

Triển khai VoIP đòi hỏi lập kế hoạch về mạng, phần cứng và đào tạo người dùng. Hãy làm theo các bước thực tế sau để giảm rủi ro và đẩy nhanh quá trình áp dụng.

1. Xác định nhu cầu và chỉ số thành công

• Số người dùng và mức tăng trưởng dự kiến
• Số cuộc gọi đồng thời
• Các tính năng cần thiết (trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM)
• Mô hình gọi quốc tế và số lượng cần thiết

2. Đánh giá mức độ sẵn sàng của mạng

• Tính băng thông cho các cuộc gọi đồng thời: G.711 thường tiêu thụ ~80–100 kbps cho mỗi cuộc gọi đồng thời, bao gồm phần mào đầu; các codec nén như Opus hoặc G.729 sử dụng 20–40 kbps.
• Ví dụ: Nếu dự kiến có 10 cuộc gọi đồng thời và sử dụng G.711, hãy dành riêng khoảng ~1 Mbps băng thông tải lên và tải xuống cho thoại.
• Kiểm tra jitter và tỷ lệ mất gói hiện tại của mạng. Mục tiêu là tỷ lệ mất gói <1% và jitter thấp.
• Cấu hình QoS trên bộ định tuyến để ưu tiên lưu lượng SIP và RTP. Khi có thể, hãy dành riêng băng thông cho thoại.

3. Chọn nhà cung cấp và mô hình triển khai

• Để thiết lập tối thiểu và mở rộng nhanh, hãy chọn hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ (VoIP dưới dạng dịch vụ). Nhà cung cấp sẽ xử lý PBX, các bản nâng cấp và khả năng dự phòng.
• Để kiểm soát chặt chẽ hơn hoặc vì lý do quy định, hãy chọn IP PBX tại chỗ cùng nhà mạng SIP trunking.

4. Chọn thiết bị đầu cuối

• Các lựa chọn gồm softphone (ứng dụng trên máy tính/di động), điện thoại IP bàn hoặc bộ chuyển đổi điện thoại analog (ATA) cho thiết bị cầm tay cũ.
• Dùng kết nối Ethernet có dây cho các bàn làm việc quan trọng; sử dụng tai nghe chất lượng cao cho người dùng softphone.

5. Chiến lược số điện thoại và chuyển số

• Chuyển các số doanh nghiệp hiện tại để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng. Phối hợp với nhà cung cấp và dự kiến quá trình chuyển số sẽ mất vài ngày làm việc.
• Nếu cần, mua số địa phương cho các địa điểm từ xa hoặc văn phòng quốc tế.

6. Bảo mật và dự phòng

• Bắt buộc sử dụng thông tin xác thực SIP mạnh và thay đổi mật khẩu mặc định của thiết bị.
• Sử dụng TLS cho tín hiệu và SRTP cho phương tiện truyền thông nếu được hỗ trợ.
• Thiết lập định tuyến chuyển đổi dự phòng: nếu dịch vụ đám mây không thể truy cập, chuyển tiếp cuộc gọi đến số di động hoặc nhà cung cấp thứ hai.

7. Thử nghiệm và đào tạo

• Chạy thử với một nhóm người dùng đại diện. Theo dõi chất lượng cuộc gọi, mức sử dụng tính năng và các yêu cầu hỗ trợ.
• Cung cấp chương trình đào tạo ngắn theo vai trò: lễ tân cần hướng dẫn khác với nhân viên bán hàng làm việc từ xa.

8. Theo dõi và tối ưu hóa

• Theo dõi các chỉ số chất lượng cuộc gọi và phản hồi của người dùng. Điều chỉnh lựa chọn codec, phân bổ băng thông hoặc thêm thiết bị biên nếu cần.

Đối với các tổ chức muốn tìm hiểu về hình thức gọi trực tuyến miễn phí hoặc chi phí thấp trước khi cam kết sử dụng hệ thống VoIP trả phí, các hướng dẫn về gọi trực tuyến miễn phí và gọi WiFi của chúng tôi giải thích sự khác biệt giữa công cụ miễn phí và dịch vụ điện thoại VoIP trả phí. Nếu nhóm của bạn cần hướng dẫn cụ thể về quay số quốc tế, hãy xem hướng dẫn cách gọi quốc tế và bài tổng hợp những cách gọi quốc tế miễn phí tốt nhất.

Giải pháp VoIP tiết kiệm chi phí cho các quy mô doanh nghiệp khác nhau

Hãy chọn phương án VoIP phù hợp với số lượng nhân sự, ngân sách và mô hình gọi điện của bạn. Dưới đây là các lựa chọn thực tế, chú trọng đến chi phí theo quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhỏ (1–10 người dùng)

• Phù hợp nhất: Hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ với softphone và một vài điện thoại bàn.
• Ngân sách: $0–$25 cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với các gói đám mây, tùy thuộc vào tính năng và số phút bao gồm. Gọi quốc tế trả theo mức sử dụng có thể giảm chi phí cố định hàng tháng.
• Khuyến nghị: Bắt đầu với gói chi phí thấp hoặc ứng dụng VoIP di động cho các cuộc gọi quốc tế không thường xuyên. Nếu phần lớn cuộc gọi là nội địa, hãy chọn gói bao gồm gọi quốc gia không giới hạn để đơn giản hóa việc tính phí.

Ví dụ: Một công ty tư vấn gồm hai người có thể sử dụng gói lưu trữ $12/user/month và trả theo phút cho các cuộc gọi đến khách hàng ở nước ngoài không thường xuyên. Nếu số phút gọi ra nước ngoài lớn, hãy thêm gói quốc tế chi phí thấp hoặc dùng ứng dụng chuyên dụng cho các cuộc gọi quốc tế.

Doanh nghiệp vừa (10–100 người dùng)

• Phù hợp nhất: PBX đám mây lưu trữ hoặc mô hình kết hợp với SIP trunking để kiểm soát chi phí.
• Ngân sách: $15–$30 cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với các giải pháp lưu trữ đầy đủ tính năng. SIP trunking với PBX tại chỗ có thể giảm chi phí mỗi người dùng nhưng làm tăng yêu cầu bảo trì.
• Khuyến nghị: Đàm phán hợp đồng nhiều năm để được giảm giá theo số lượng và cân nhắc kết hợp softphone với điện thoại bàn. Sử dụng phân tích cuộc gọi để bố trí nhân sự cho bộ phận hỗ trợ và bán hàng hiệu quả.

Doanh nghiệp lớn (100+ người dùng)

• Phù hợp nhất: Nhà cung cấp UCaaS đám mây có phạm vi phủ sóng toàn cầu hoặc SIP trunking doanh nghiệp với cổng kết nối địa phương để tối ưu chi phí.
• Ngân sách: $20–$40+ cho mỗi người dùng mỗi tháng, tùy thuộc vào bảo mật, tuân thủ và các tích hợp nâng cao.
• Khuyến nghị: Ưu tiên khả năng dự phòng, phạm vi hoạt động toàn cầu và SLA cấp doanh nghiệp. Triển khai quản lý tập trung và tích hợp hệ thống điện thoại với các hệ thống doanh nghiệp như CRM và quản lý nhân lực.

Lựa chọn trả theo mức sử dụng và ưu tiên di động

• Với các nhóm có nhu cầu gọi không đều hoặc lưu lượng gọi ra quốc tế lớn, ứng dụng trả theo phút hoặc VoIP di động có chi phí biên thấp nhất.
• Mức cước ví dụ thay đổi tùy nhà cung cấp. Để minh họa, một số ứng dụng VoIP di động tính từ $0.02/min đến US và khoảng $0.08/min đến India. Hãy tìm hình thức tính phí theo giây và không có phí kết nối để tránh chi phí bất ngờ.
• Nếu bạn coi trọng việc thiết lập không cần tài khoản, tín dụng không hết hạn và một gói tín dụng khởi đầu nhỏ, hãy tìm các nhà cung cấp có những điều khoản linh hoạt này.

Mẹo kiểm soát chi phí:

• Dùng softphone cho nhân viên làm việc từ xa để giảm chi phí phần cứng.
• Theo dõi mô hình gọi quốc tế và chuyển sang số địa phương khi lưu lượng cuộc gọi đủ lớn để оправjustify việc này.
• Tìm các ưu đãi VoIP hoặc mức giá theo số lượng nếu bạn dự kiến có lưu lượng cuộc gọi cao.

Vì sao nên cân nhắc Telvio cho các cuộc gọi quốc tế

Nếu bạn cần gọi đến các số điện thoại thực ở nước ngoài — cả điện thoại bàn và di động, không chỉ gọi giữa các ứng dụng — Telvio được thiết kế riêng cho nhu cầu đó. Dưới đây là những điểm khác biệt:

• Tính phí theo giây — bạn trả tiền cho 47 giây, không bị làm tròn lên 1 phút. Không có phí kết nối
• Cước từ $0.02/min — gọi đến US, UK, Canada và hơn 200+ quốc gia khác với mức cước cạnh tranh (xem tất cả mức cước)
• Tín dụng không bao giờ hết hạn — mua gói $1.99, $4.99 hoặc $9.99 và sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn, kể cả nhiều tháng sau
• Không cần đăng ký — tải ứng dụng, mua tín dụng và gọi. Không cần tài khoản, không cần xác minh số điện thoại, không có hợp đồng
• 1 phút miễn phí — mỗi lượt cài đặt mới nhận được một phút để kiểm tra chất lượng cuộc gọi trước khi trả phí

Tải Telvio miễn phí →

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ điện thoại VoIP là gì?

Dịch vụ điện thoại VoIP cung cấp các cuộc gọi thoại qua Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Dịch vụ chuyển giọng nói thành các gói dữ liệu, gửi chúng qua mạng IP và lắp ráp lại tại điểm đích. Nhà cung cấp cung cấp dịch vụ lưu trữ, SIP trunk hoặc ứng dụng di động để gọi đến các số điện thoại thực.

Hệ thống điện thoại VoIP là gì?

Hệ thống điện thoại VoIP (thường được gọi là IP PBX hoặc PBX lưu trữ) quản lý định tuyến cuộc gọi, thư thoại, số máy lẻ và các tính năng như hội nghị và trả lời tự động. Bạn có thể triển khai hệ thống trên đám mây (lưu trữ) hoặc tại chỗ, đồng thời sử dụng điện thoại IP bàn, softphone hoặc ứng dụng di động làm thiết bị đầu cuối.

Dịch vụ gọi VoIP có đáng tin cậy để sử dụng cho doanh nghiệp không?

Có. Các dịch vụ gọi VoIP trưởng thành cung cấp độ tin cậy cao, dự phòng theo địa lý và SLA. Độ tin cậy phụ thuộc vào hạ tầng của nhà cung cấp và chất lượng mạng của bạn. Hãy triển khai QoS, băng thông đầy đủ và định tuyến chuyển đổi dự phòng để đảm bảo dịch vụ ổn định.

"VoIP dưới dạng dịch vụ" nghĩa là gì?

VoIP dưới dạng dịch vụ có nghĩa là nhà cung cấp lưu trữ và quản lý hệ thống điện thoại trên đám mây. Bạn đăng ký dịch vụ, không phải vận hành phần cứng PBX và nhận được các bản cập nhật, hỗ trợ cùng khả năng phục hồi từ nhà cung cấp. Mô hình này đẩy nhanh quá trình triển khai và đơn giản hóa việc quản lý.

VoIP là gì và được dùng để làm gì?

VoIP là công nghệ thực hiện cuộc gọi thoại qua các mạng IP. Doanh nghiệp sử dụng VoIP để gọi nội địa và quốc tế với chi phí hợp lý, liên lạc hợp nhất, trung tâm liên hệ, điện thoại cho nhân viên làm việc từ xa và tích hợp thoại với các ứng dụng doanh nghiệp.

Làm thế nào để chọn hệ thống điện thoại VoIP cho doanh nghiệp nhỏ?

Hãy đánh giá số lượng người dùng hiện tại và tương lai, số cuộc gọi đồng thời, các tính năng cần thiết và ngân sách. Với hầu hết doanh nghiệp nhỏ, hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ cùng softphone và một vài điện thoại bàn mang lại sự cân bằng tốt nhất giữa chi phí, tính năng và sự đơn giản. Hãy thử nghiệm với một nhóm nhỏ người dùng và xác minh chất lượng cuộc gọi cũng như tốc độ phản hồi của bộ phận hỗ trợ.

Để có thêm hướng dẫn về các công cụ gọi điện miễn phí hoặc thay thế và cách quản lý cụ thể tính năng gọi WiFi, hãy xem các hướng dẫn của chúng tôi: hướng dẫn gọi trực tuyến miễn phí và hướng dẫn gọi WiFi. Nếu gọi quốc tế là một yếu tố trong quyết định của bạn, các bài viết về cách gọi quốc tế và những cách gọi quốc tế miễn phí tốt nhất có thể giúp bạn chọn phương án phù hợp.

Đối với doanh nghiệp và cá nhân cần một cách đơn giản, chi phí thấp để gọi đến các số điện thoại thực trên toàn thế giới, Telvio cung cấp ứng dụng VoIP di động cho iPhone và Android với mức cước từ $0.02/min đến US và $0.08/min đến India, tính phí theo giây và không có phí kết nối. Telvio cung cấp các gói tín dụng linh hoạt và một phút dùng thử miễn phí khi cài đặt lần đầu, có thể bổ trợ cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp lưu trữ hoặc hoạt động như một giải pháp gọn nhẹ cho nhân viên thường xuyên di chuyển.